Ha vállalkozásának elszámoltatható terve van, bizonyos üzleti költségek megtérítése nem adóköteles a munkavállaló számára. Ha az üzleti megtérítési terv nem felel meg az IRS követelményeinek egy elszámoltatható terv, ezek a visszatérítések adóköteles a munkavállaló, és visszatartja a szövetségi jövedelemadók és a bérszámfejtési kell tenni ezeket a kifizetéseket.
Emellett a munkáltatónak be kell jelentenie ezeket a kifizetéseket a munkavállaló W -2 formájára .
Az elszámolható tervek magukban foglalhatják a különböző munkavállalói költségek megtérítését, többek között:
- Az alkalmazottak utazási költségei , beleértve az étkezést és a szórakozást,
- Szerszámok és felszerelések vásárlása , és
- Munkavállalói otthoni irodai költségek.
Az elszámoltatható tervnek tartalmaznia kell egy olyan eljárást is, amely előírja a munkavállalók számára, hogy visszatérítsék a túlzott visszatérítést (a megengedhető összegeket meghaladó összegeket) a munkáltatónak. Ha egy munkáltató létrehoz egy elszámoltatható tervet és fenntartja azt, akkor a munkavállalói utazási költségeket nem kell adóköteles jövedelemként kezelni.
Megengedhető tervkövetelmények
Annak érdekében, hogy az IRS "elszámoltatható tervének" tekinthető, a megállapodásnak tartalmaznia kell az alábbiak mindegyikét:
- A költségeknek üzleti kapcsolattal kell rendelkezniük; azaz a munkavállalóként történő munkavégzés során fizettek vagy felmerültek.
- A munkavállalónak ésszerű időn belül kellően figyelembe kell vennie a munkáltatónak ezeket a költségeket. Meg kell követelnie az alkalmazottaktól, hogy részletesen tájékoztassák Önt ezekről a költségekről, ideértve a dátumot, az időt, a helyet, az összeget és az üzleti célt.
- Önnek meg kell követelnie a munkavállalótól, hogy a körülményektől függően ésszerű és meghatározott időtartamon belül visszaküldje a túlzott megtérítést
Ha mindhárom követelmény nem teljesül, a tervet az IRS határozza meg, hogy ne legyen elszámoltatható, és az Ön vállalkozása által megtérített minden költség a munkavállalónak adóköteles.
Túlzott megtérítések
A túlzott megtérítés a megtérítés meghaladja a megengedett összeget. Ha a munkavállaló ésszerű időn belül nem viszi vissza a túlzott megtérítést, akkor ezek a többletösszegek a munkavállalót terhelik. A leggyakoribb körülmény az lenne, ha egy munkavállalót előre fizet, mielőtt elutazik egy útra, és az utazás során felmerülő költségei alacsonyabbak, mint az előlegezett összeg.
A többlet visszatérítések visszaküldésének ésszerű időtartamát az IRS határozza meg, például:
- A ráfordítás időpontjától számított 30 napon belül kapott előleg
- A munkavállaló a kiadások kifizetését vagy felmerülését követő 60 napon belül megfelelő költségelszámolást nyújt.
- A munkavállaló a kifizetés vagy felmerülés után 120 napon belül visszaküldi a felesleges megtérítést.
- A munkavállaló nyilatkozatot kap (legalább negyedévente), amely a fennálló tartozások megtérítését vagy megfelelő elszámolását kéri, és a munkavállaló a nyilatkozat kézhezvételétől számított 120 napon belül teljesíti.
Elszámoltatható terv benyújtása az IRS-hez
Nem, nincs szükség írásbeli terv benyújtására az IRS-hez. De képesnek kell lennie arra, hogy bebizonyítsa, hogy meghatározták a munkavállalói költségtérítésre vonatkozó igényeit. Szükséged lesz valamire írásban, hogy megmutasd az IRS-nek, hogy megérted, hogy egy elszámoltatható terv, és hogy a vállalkozásodat a követelményeknek megfelelően kezeli.
Először is ezeket a követelményeket írásba kell foglalnia, a munkavállalói irányelvek és eljárások kézikönyvének részeként .
Másodszor, meg kell dokumentálnia az alkalmazottakkal kapcsolatos valamennyi tranzakciót a költségek megtérítése érdekében, nyilvántartást vezetve annak kimutatására, hogy az elszámoltatható terv minden követelményét betartották.
Az elszámoltatható terv befolyásolja az üzleti adókat
Az, hogy ezek a költségek egy elszámoltatható terven belül esnek-e ki, nem befolyásolja közvetlenül a költségeket az üzleti adóbevalláson. De még mindig meg kell adnia a megfelelő dokumentációt annak igazolására, hogy ezek a költségek üzleti vonatkozásúak voltak.
Az utazási költségtérítések esetében például levonhatja a költségeket a megfelelő sorban az üzleti adóbevalláson. Például étkezés és szórakoztatás költségei esetén használja a C- jegyzet 24b vonalát (az egyéni vállalkozók vagy az egytagú LLC-k esetében).