A munkáltatóknak minden évben jelentést kell küldeniük az alkalmazottaknak, akik bemutatják teljes béreiket és levonásaikat, így a munkavállalók bevonhatják az adóbevallásukra vonatkozó információkat. A jelentéseket a Társadalombiztosítási Igazgatóságnál is be kell nyújtani. Ez a jelentés egy W-2 forma.
Mielőtt felkészítené és elküldené a W-2 űrlapokat az alkalmazottaknak és a társadalombiztosítási igazgatásnak, kövesse ezeket a lépéseket annak érdekében, hogy minden rendben legyen.
01 - Győződjön meg róla, hogy helyesen osztályozták a munkavállalókat alkalmazottakként
A munkavállaló olyan munkavállaló, aki munkát végez munkáltató irányában. Általában véve mindenki, aki szolgáltatásokat végez egy szervezet számára, munkavállaló, ha a szervezet képes ellenőrizni, hogy mit fognak tenni és hogyan fogják megvalósítani.
Másrészt egy független vállalkozó olyan magánszemély vagy vállalkozás, amely egy másik személynek vagy üzletnek nyújt szolgáltatásokat. A független vállalkozó külön üzletág, és nem tekinthető munkavállalónak. Néhány példa a független vállalkozókra: tanácsadók, ügynökök vagy ügynökök. A független vállalkozók munkája gyakran véletlenszerű vagy nem alapvető fontosságú az üzleti életben; például egy tisztítási, bérszámfejtési vagy IT-szolgáltatást.
További információ a munkavállalók munkavállalóként vagy független vállalkozóként való besorolásáról , valamint segítséget kérhet egy foglalkoztatási ügyvédtől.
02 - Ellenőrizze az aktuális év elosztási és nyilvántartási dátumát
A W-2 folyamat két lépést tartalmaz. Az első lépés a W-2 formanyomtatványok elosztása az alkalmazottaknak. A második lépés az ilyen formanyomtatványok benyújtása a Szociális Biztonsági Igazgatósággal. (SSA)
A munkavállalóknak történő elosztás határideje és az SSA-val történő benyújtás határideje a következő év január 31-e. Ez egy új, korábbi határidő, amely az SSA bejelentését azért hozta létre, hogy elkerülje az adócsalás elkerülését. További információ a W-2 és 1099 határidőkről.
Győződjön meg róla, hogy január elején felajánlja az alkalmazottai számára a formanyomtatványokat, így időben felülvizsgálják őket, hogy megakadályozzák a hibákat.
03 - Ellenőrizze az alkalmazottak W-4 űrlapokat
A munkáltatóknak mindig W-4 formanyomtatványt kell benyújtaniuk az összes alkalmazott számára. A W-4 formanyomtatvány tartalmazza a munkavállaló szövetségi jövedelemadó-visszatartásának összegének megállapításához szükséges információkat, a családi állapotot, az eltartottak számát és minden további visszatartandó összeget.
A W-4 formanyomtatványt fel kell tölteni, és bármikor a munkavállaló változtatni szeretne. A munkavállalónak módosítania kell a W-4 formát, ha a munkavállaló személyes adatai (beleértve a családi állapotot és az eltartottak számát) megváltoznak, vagy megváltozik a munkavállaló címe. A munkavállaló bármikor megváltoztathatja a W-4 formanyomtatványt a forrás visszatartásának megváltoztatására .
Minden évvel az év vége előtt a munkáltatóknak fel kell kérniük az összes alkalmazottat, hogy vizsgálják felül a W-4 űrlapot, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a személyes adatok pontosak.
Annak biztosítása, hogy az alkalmazottak pontos és aktuális információkat kapjanak a W-4 formanyomtatványon, elősegítheti a W-2 űrlapok elkészítését és terjesztését.
04 - Gyűjtsük össze a W-2 űrlapok bérszámfejtési információit
Először is szüksége lesz néhány alapvető információra a vállalatnál az összes W-2 formában:
- Cégének munkáltatói azonosítószáma
- A vállalkozás neve, címe és irányítószáma
- És a cégének állami adóazonosító számát
Ezután össze kell gyűjtenie az egyes munkavállalókról szóló információkat, mind a személyes adatokat, mind a bérszámfejtési információkat:
- Alkalmazott neve és címe, társadalombiztosítási szám vagy egyéb adóazonosító szám
- Az alkalmazottnak fizetett összeg: teljes bérek, tippek és egyéb kompenzáció
- A szövetségi jövedelemadó visszatartott összege
- A társadalombiztosítási bérek (az adott év társadalombiztosítási maximumösszegig )
- Medicare bérek és tippek és a Medicare adó visszatartása, beleértve a Medicare adót a magas jövedelmű alkalmazottak számára.
- A fizetett munkavállalói tippek kifizetése
- Fizetett ellátási ellátások és egyéb juttatások, amelyeket a munkavállaló adóköteles
- Minden olyan állam esetében, ahol a munkavállaló dolgozott, a fizetett állami béreket és tippeket, valamint az állami jövedelemadót visszatartotta
- Helyben fizetett helyi bérek és tippek, valamint a helyi jövedelemadó visszatartása.
05 - Review W-2 feldolgozás - Hogyan hozható létre a W-2?
Ha céged új a bérszámfejtésnél, vagy ha a bérszámfejtés helyzete a közelmúltban megváltozott, célszerű áttekinteni az év végi jelentések felkutatását, kitöltését és terjesztését. A W-2 formanyomtatványokat az irodai áruházból, a CPA-ból, az adózási vagy számviteli szoftverből vagy az IRS-ből kaphatja.
Megjegyzés: A W-2 űrlapokat nem töltheti le az IRS-ből vagy máshol az interneten. A W-2 formanyomtatvány A másolatát a vörös színű festék színének egyikében találja, és nem duplikálható. Be kell töltenie az A példány IRS-formáját a Társadalombiztonsági igazgatással (ez a másolat, amelyet a február végén tart fenn és állít be a társadalombiztosítással).
Íme néhány lehetőség a W-2 formák készítésére:
- Számviteli szoftver használata . Ha csak néhány alkalmazottja van, és számviteli szoftvert használ, előfordulhat, hogy megvásárolhatja a W-2 formanyomtatványok W-2 formátumú űrlapok készítését a szoftver használatával.
- Adóelőkészítő szoftver használata. Ha a közös adóelőkészítő szoftvereket használja, akár online, akár asztali verzióban, és megvásárolta a szoftver üzleti verzióját, ellenőrizze, hogy a W-2 feldolgozás része-e. Shirley Elmblad, Útmutató a pénzügyi szoftverhez, tartalmaz egy cikket az adózási szoftverek áttekintéseiről
- A megvásárolt W-2 formák használata . A legfontosabb irodaellátó vállalatoknak vannak előzetesen nyomtatott W-2 formanyomtatványai CD-n keresztül történő felhasználásra, amely lehetővé teszi az ilyen formák kézzel történő bevitelét és nyomtatását a nyomtatóra.
Bármelyik módszer, amelyet a W-2 formanyomtatványok kitöltéséhez és nyomtatásához használ, szintén tartalmaznia kell a W-3 átviteli formákat .
06 - Döntse el, hogyan lehet elosztani a W-2 űrlapokat az alkalmazottaknak
Miután létrehozta a W-2 űrlapokat, a következő döntés az, hogyan osztja azokat az alkalmazottaknak. Ne feledje, hogy a W-2 formanyomtatványok alkalmazottaknak történő elosztásának határideje az adóév utáni év január 31-e. Például azoknak a munkáltatóknak, akiknek a 2016-os W-2 adóév terjesztésére volt szükségük 2017. január 31-ig, terjeszteniük kell azokat.
Két lehetősége van a nyomtatott W-2 űrlapok alkalmazására: küldje el őket, vagy személyesen terjessze őket. Ha egy alkalmazott személyesen veszi fel W-2 formáját, akkor kérheti, hogy a munkavállaló aláírja az űrlapot, hogy elkerülje a kérdést arról, hogy ez történt-e.
07 - Ellenőrizze a hibákat, mielőtt elküldené a W-2 űrlapokat az alkalmazottaknak
A problémák minimalizálása és a W-2 űrlapok újbóli elküldéséhez ellenőrizze a W-2 űrlapokat hibák esetén, ezzel az ellenőrző listával. A gyakori W-2 hibák közé tartozik a rossz év űrlapjának használata, az információk beillesztése, az információ helytelen mezőbe helyezése és a társadalombiztosítás visszatartásának legfeljebb maximális leállítása.
08 - A W-2 formanyomtatványok duplikátumra vonatkozó kérelmeinek kezelése
Az alkalmazottak gyakran elveszítik vagy elveszítik a W-2 formanyomtatványokat, és eljuthatnak a bérszámfejtési osztályukhoz, kérve a W-2 űrlap másolatát. Mielőtt elosztaná a W-2 űrlapokat, fontolja meg, hogyan kezeli ezeket a kéréseket:
- Ha kinyomtatta a formanyomtatványokat, egyszerűen kinyomtathatja a W-2 űrlapot, és megadhatja, vagy elküldheti azt a munkavállalónak.
- Ha az űrlapot külső bérszámfejtési szolgáltatás készítette, akkor felszámolhatja az űrlap nyomtatásának és levelezésének költségeit. Előfordulhat, hogy az alkalmazottaknak egy első duplikált űrlapot vagy egy másodpercet kell fizetnie egy év alatt (ez történik!).
Bármi legyen is az Ön döntése, jó ötlet a kettős formákra vonatkozó irányelvek közzététele az alkalmazottak számára. A duplikált űrlapok díja extrémnek tűnhet, de csökkentheti az elveszett űrlapok számát, amellyel foglalkoznia kell.
09 - W-2 és W-3 űrlapok beillesztése a társadalombiztosítási igazgatáshoz
Miután eldöntötte, hogyan készítheti el a W-2 űrlapokat, és ezeket az űrlapokat az alkalmazottaknak eljuttatja (az adóév utáni év január 31-éig), a következő döntésben meg kell határoznia, hogyan kell ezeket az űrlapokat a Social Security Administration (SSA) .
Minden W-2 formanyomtatványt a Társadalombiztosítási Hivatalnál kell benyújtani, valamint egy W-3 továbbító űrlapot . Két lehetőség a következő űrlapok benyújtására:
- Onlinean töltheti le a Social Security webhely Business Services Online részében. Először regisztrálnia kell, majd töltse ki a megfelelő űrlapokat online. Ha a BSO-val online fájlt tölt be, akkor nem kell a W-3 űrlapokat beillesztenie.
- A W-2 formanyomtatványokat a W-3 formanyomtatványon is elküldheti a Szociális Biztonsági Igazgatóságnak.
További információ a W-3 űrlap elkészítéséről .
10 - Ellenőrizze a W-2 űrlapok elosztásának állami szabályait
Amikor egy munkavállaló W-2 űrlapját kitölti, az űrlap egy részét (1. példány) úgy jelölik ki, hogy beadják azt az államot, ahol a munkavállaló működik. Ha a munkavállaló több államban dolgozik, akkor minden egyes államnak be kell nyújtania a W-2 űrlap másolatát.
Minden államnak eltérő követelményei vannak a W-2 formanyomtatványok és az átadási formák benyújtására. Ellenőrizze államának adóhatóságával vagy állami bevételi osztályával, hogy megtudja, hogy az állam követelményei.
UPDATE: Sok állam megfelel az új korábbi január 31-i határidőnek a W-2-ek és az SSA bejelentéséhez.
További információ az állami bérszámfejtésekről.