Az elővigyázatosság előveszett. Mielőtt elküldené a W-2 űrlapokat a munkavállalóknak, és elküldi ezeket az űrlapokat a Társadalombiztonsági Hivatalnál (a W-3 továbbítási űrlap mellett), ellenőrizze ezeket a gyakori hibákat a problémák elkerülése érdekében.
A W-2 űrlapok későbbi benyújtása
A 2016-os adóévtől kezdődően a W-2 formanyomtatványok (és 1099 formanyomtatvány) bejelentési határideje január 31-ig tart. A 2017 W-2 formanyomtatványokat a munkavállalóknak legkésőbb január 31-ig kell benyújtaniuk a Társadalombiztosítási Hivatalnak , 2018.
Vannak szankciók késedelmes benyújtásra. Olvassa el a W-2 és 1099 új határidőket.
A rossz év W-2 űrlapjának használata
Használja a W-2 formanyomtatványt az évre, amelyre a jövedelem adóköteles volt, nem az év, amikor az űrlapot benyújtotta. Például a 2015-ös alkalmazotti bérek esetében használja a 2016 W-2 űrlapot ; ezt az űrlapot a munkavállalók kapják és 2017-ben benyújtják a Szociális Biztonsági Igazgatósághoz.
Hiányzik a bejelentési határidők. A W-2 formanyomtatványokat legkésőbb január végéig be kell nyújtania a munkavállalóknak, és legkésőbb február végéig be kell nyújtania ezeket az űrlapokat a társadalombiztosítási igazgatáshoz. A határidők évente változnak, attól függően, hogy a dátum a naptár dátumára esik-e. Ha a határidő hétvégén vagy ünnepnapon van, a dátum a következő munkanapra kerül. Itt vannak az év végi bérszámfejtési napokra vonatkozó pontos határidők .
Nem a jóváhagyott W-2 űrlap használatával
Nem töltheti le a W-2 űrlapot, másolja és használja azt.
A piros A-on különleges tinta. Meg kell kapnia a jóváhagyott űrlapokat egy irodai szolgáltató cégtől, az IRS-től vagy egy szoftvercégtől. Tudjon meg többet arról, hol kaphat jóváhagyott W-2 űrlapokat.
A társadalombiztosítás visszatartásának leállítása
A társadalombiztosítási forrás visszatartását minden évben a társadalombiztosítási adóköteles béreknél le kell állítani.
(Ez a legnagyobb változás a legtöbb év során, hogy tükrözze az életköltséget.) Bár ez nem kifejezetten W-2 hiba, gyakori, és Önt túlságosan jelentheti a társadalombiztosítási béreket egy alkalmazottnak. Ezt követően vissza kell adni a felesleget a munkavállalónak, és ki kell javítania a W-2 és a 941 -es formanyomtatványt , a negyedéves bér- és adóbevallásokat minden olyan negyedévben, amely tükrözi a felesleget. Ha például a munkavállaló szeptemberben elérte a társadalombiztosítási forrás visszatartását, akkor a harmadik negyedévben módosítania kell a 941-es nyomtatványt.
W-2 űrlapok küldése az IRS-hez
A társadalombiztosítási formanyomtatványokat január végéig be kell nyújtani a munkavállalóknak, és február végéig be kell nyújtani a társadalombiztosítási hatósághoz , valamint a W-3 továbbítási űrlapot, amely az összes W-2-ből származó információt felhalmozza.
Ha nem kap egy IRS-lemondást az E-flingre
A 250 vagy több W-2 formanyomtatványt benyújtó munkáltatóknak engedélyt kell kapniuk, ha nem kívánják az e-fájlt. Tudjon meg többet arról, hogy hogyan lehet mentesülni a W-2 formanyomtatványok elektronikus úton történő benyújtásáról (PDF).
Ezek a gyakori hibák a W-2 formában
A W-2 formátumok leggyakoribb formázási hibái:
- Ha nem tartalmazza a tizedesjegyet és a centet a mennyiségekre
- Ha nem használ fekete tintát (a tételek túl világosak)
- A bejegyzés túl nagy vagy túl kicsi. Az IRS azt javasolja, hogy 12 pt-t használj. Courier típusú betűtípus W-2s nyomtatásához.
- Téves formátumú alkalmazott neve. A munkavállaló első és középső kezdődik az első mezőbe, a munkavállaló neve a második mezőbe kerül, és bármely utótag (például "Jr.") a harmadik mezőbe kerül.
A pénzügyi szoftver használatával elkerülheti a W-2-formanyomtatványok hibáinak sokaságát, különösen a hibák formáját, és a szoftver figyelmezteti Önt, amikor eléri a társadalombiztosítás maximális bérösszegét. Nézze meg ezt a cikket Rosemary Peavler, a Business Finance vezetője, a 2012-es számviteli szoftverekről , és olyan programokra összpontosítva, amelyek tartalmazzák a bérszámfejtési funkciókat.
W-2 formanyomtatvány javítása
A munkavállalóknak minden év január végéig (az előző naptári évhez) W-2 formanyomtatványt kell benyújtaniuk, de ezeket a formanyomtatványokat csak február végéig kell benyújtani a Szociális Biztonsági Igazgatósághoz (SSA). Ez a késleltetés időt biztosít a hibák kijavítására.
Ha a SSA-vel történő archiválás előtt kijavíthatja a hibát, csak javítsa ki és küldje be a korrigált űrlapot.
Ha az SSA-val benyújtott hiba után megtalálja a hibát, be kell nyújtania a javított W-2-t egy W-3c javított továbbító űrlap mellett).
További részletek a W-2 űrlapon elvégzett módosításokról, miután elküldte a Társadalombiztonsági Adminisztrációnak.