Ha azonban az eseménytervezés kritikus fontosságú, ha azt szeretné, hogy az esemény zökkenőmentesen menjen véghez, minden erőfeszítés eredményét is szeretné.
Ezért a szervezetnek "fogadó bizottságot" kell felvennie.
Mi a fogadó bizottság?
A "fogadó bizottság" különbözik a hagyományos eseménytervezési bizottságtól. Azok a személyek helyett, akik aktívan terveznek, ütemeznek vagy felállítanak a napi vagy az esti eseményekhez, a fogadó bizottság olyan hálózatot használó csapat, amely biztosítja, hogy az esemény találat. Egyes fogadó bizottság tagjai választhatnak:
- Bátorítsd barátait, családtagjait vagy kollégáit jegyek vásárlására
- Gyűjtsön aukciós elemeket a helyi vállalkozásoktól
- Adjon vendorcsatlakozást ajtó díjakhoz vagy rendezvényszervezéshez
Természetesen számtalan lehetőség van arra, hogy a fogadó bizottság a jótékonysági eseményeket jobban, mint valaha . Gondolj a fogadó bizottságra, mint a párt tényleges fogadója; valaki, aki meghívja a legjobb vendégeket, tudja, kinek hívja az ételt vagy a dekorációt, és kapcsolatot létesíthet azokkal az emberekkel, akik az eseményt teljes sikert hozták.
Mivel egy fogadóbizottság növelheti egy eseményen kapott pénzösszegeket, vagy több médiafigyelmet kaphat, létfontosságú a megfelelő egyének megtalálása és toborzása.
Ki válasszon a fogadó bizottságnak?
Egy valóban hasznos fogadó bizottság nem tartalmaz fizetett marketingeket vagy eseménytervezőket. Ehelyett a meglévő csapatának, az adományozói bázisnak vagy az önkénteseknek a kapcsolatokkal és a hajlandósághoz való hozzáállásukkal nagymértékben részt kell vállalniuk.
A fogadó bizottság csak néhány embertől több tucatig terjedhet.
Minél több ember vesz részt a bizottságban, annál nagyobb hatást gyakorolhatnak együttesen az eseményed sikerére.
A fogadó bizottság tagjait szinte bárhonnan megtalálhatja, többek között:
- Egy szervezet tagja vagy elnöke
- Önkéntesek, akik nagymértékben részt vesznek a közösségben
- A donor, aki kapcsolatot létesít a helyi vállalkozásokkal
- A donor vagy a testület tagja, aki kiterjedt kapcsolatot tart fenn az ideális donor demográfiai helyzetében
- Az önkéntesek, akik ismerik az eladókat vagy a helyszíntulajdonosokat
- Helyi vagy nemzeti hírességek, akik gyakran támogatják ügyét
Ha találsz olyan személyeket, akikhez szeretne csatlakozni a fogadó bizottsághoz; itt az ideje felvenni őket.
Hogyan fogadhatunk be fogadó bizottságot?
Keressen és kapcsolódjon olyan egyénekhez, akik kiváló fogadó bizottsági tagokat alkotnának. Mindazonáltal ne csak kérdezzen valakit, hogy legyen egy fogadó bizottság. A formális meghívás a legjobb bizottsági tagok felvétele.
A fogadó bizottság meghívására fontos az alábbiak beillesztése:
- Teljes információ az eseményről és szervezetéről (dátum és hely)
- Információ az esemény céljáról (adománygyűjtés egy adott ok miatt)
- Példák arról, hogy a fogadó bizottság tagja hogyan járulhat hozzá
- A válaszadás vagy kapcsolat a csapattal
- Egy "fejlett" köszönetet mondtál neked arról, hogy izgatottan meghívod őket
- Az Ön nevét / elérhetőségét és elérhetőségét
Győződjön meg róla, hogy a potenciális tagok tudják, hogy részvételük elismert és elismert, és jelentős hatással lehet a csatlakozással.
Ha kíváncsi, hogyan kell elkészíteni a fogadó bizottság meghívólevélét, rengeteg példa van a nonprofit webhelyeken. Ha könnyen használható sablont keres, másolja ki és illessze be az alábbi sablont, és tegye be az információkat a zárójelbe.
[Dátum]
Kedves [Név beszúrása]:
Írok, hogy tájékoztasson egy olyan izgalmas eseményről, amelyet a [Szervezetünk neve] tervez [hónap] -ra a [Hely beszúrása] -ben.
A [Szervezet] [Hónap + Évben (ha eltér az aktuális)], [Event Name] -et [City] -hoz hozza, hogy növelje az [ok / társadalmi probléma / problémája a szervezet címét] program / kezdeményezés / erőfeszítéseit].
[Adjon hozzá releváns információt az eseményről / célról / téma].
Az eseményt a [Város] -ben tartja az [Esemény Helyszín (ha van)] a [dátum és idő] pontban.
[First Name], szeretnénk a segítséget, hogy ezt az eseményt - és mások is tetszenek - sikeres legyen. Ha szeretnél részt venni ebben az eseményben, valamint a jövőbeli eseményeknél, akkor nagyon hálás lennénk, ha elfogadnánk ezt a hivatalos meghívást, hogy a fogadó bizottságunk részévé váljon.
Van néhány egyszerű módja annak, hogy részt vegyen:
- Ossza meg nevét vagy szervezetének nevét a fogadó bizottságunk tagjaként
- Hívja meg munkatársait, barátait és szomszédait, hogy vásároljanak [asztalt / jegyet] a rendezvényünkről
- Csatlakozz hozzánk az eseményért
- [Speciális kérés beillesztése a személy állása, kapcsolata alapján.]
Szeretnénk is, ha megfontolnád a saját asztalodat, és meghívnád barátaidat és kollégáidat egy szórakoztató estére. A nagylelkű támogatás segíteni fog nekünk az [ok] szó terjesztésében és valóban hatással.
A [Szervezet] tagja a [Beillesztési idõ] beillesztésével kapcsolatba lép velünk, hogy megvitassuk fogadóbizottságunk részleteit, és megvitassuk a részvételét, ha érdekelné.
Bízunk benne, hogy veled együtt dolgozni, hogy sikeres legyen az [Esemény neve] és a jövőbeli események! Köszönjük nagylelkű megfontolását és támogatását.
Tisztelettel,
[A neved]
[Helyzet a szervezetben]
[Szervezet neve]
[Elérhetőség]
Miután felvetted a fogadó bizottságodat
Miután meghívta a kiválasztott bizottság tagjait, kapni fog néhány átvételi levelet vagy hívást. Azonban, mielőtt belekezdenél a rendezvény részleteibe, vagy mit szeretnél, tegyél össze egy rövid találkozót a bizottsággal. Anélkül, hogy bármit kérne tőlük, hagyja őket:
- Ismerkedjen meg egymással
- Beszéljétek meg, hogy miként vesznek részt a szervezetében
- Tekintse át anyagairól vagy bemutatóiról az ügyét / munkáját
- Brainstorm ötleteket arról, hogy hogyan szeretne hozzájárulni hozzá
Innen tudhatja velük az adománygyűjtési célokat, és azt, hogy szeretné őket együtt látni (névjegyek meghívása vagy aukciós tárgyak elérése). Alkatrészekké is oszthatók, ha nagy csoportja van
Természetesen nem egyedül a fogadó bizottság feladata, hogy megtervezze és végrehajtsa az eseményt. A fogadó bizottságnak önkéntesekkel vagy rendezvénybizottsággal kell együttműködnie a jegyek értékesítésével kapcsolatban, ügyeljen arra, hogy új esemény szponzorálást igényeljenek, az aukciós termékek bőségesek, és hogy az éjszaka lesz a találatot a résztvevőknek.
Felismerve a fogadó bizottság erőfeszítéseit
Amikor az esemény véget ért, a fogadó bizottság tagjai legyenek az elsőek, akiket köszönetet mondanak mind az eseményen, mind az azt követő írásos köszönettel . Minél többet vesznek részt a fogadó bizottságban, annál inkább hajlandóak lesznek a fogadó országban a jövőben.
Keresse meg a szervezetén vagy közösségén belül a személyeket, amelyek segíthetnek a következő esemény befogadásában. Hatalmas különbséget tehettek az Ön által felemelt pénz mennyisége és a támogatott programok között.