Jellemzők keresni az online bérszámfejtési szoftver
Nem csoda, hogy sok kisvállalkozás fordul ezekhez a feladatokhoz.
De melyik bérszámfejtési szolgáltatás a legjobb?
Melyek a bérszámfejtési szolgáltatások?
Kétfajta bérszámfejtési szolgáltatás létezik: online szolgáltatások és (jobb kifejezés hiányában) személyes szolgáltatások. Az online szolgáltatások lehetnek alkalmazások vagy online alapúak. A személyes szolgáltatások egy magánszemély tulajdonában állnak, aki online fizetést végezhet, vagy aki helyi lehet.
Az értékelési folyamat ugyanúgy működik mindkét bérszámfejtési szolgáltatás esetében. De ez a cikk az online szolgáltatásokra fog összpontosítani. Íme néhány olyan szolgáltatás, amelyet figyelembe kell venni:
Mennyibe kerül egy online bérszámfejtési szolgáltatás?
Az első dolog, amit a cégtulajdonosok kérnek, amikor egy bérszámfejtési szolgáltatást keres, "mennyibe kerül?" Bár a költségek fontosak, más tényezők ugyanilyen fontosak.
Tekintsük a szolgáltatás költségét most és a jövőbe. Ha csak egy vagy két alkalmazottja van egy nagyon kicsi vállalkozásnak, csökkentheti költségeit egy skálázható szolgáltatással, amelyben csak néhány alkalmazott költsége minimális, és növekszik az alkalmazottak és a szolgáltatások hozzáadásakor.
A legtöbb bérszámfejtési szolgáltatásnál megnéztem, a költség havi, így bármikor megváltoztathatod. A legtöbbet az alkalmazottak létszámára alapozták. Egyesek 1099-es opciót kínálnak a beszállítók, a szállítók vagy a szabadúszók számára. (A cikk végén talál egy rövid listát a költségekkel együtt.)
A költségek két szintre esnek egyes szolgáltatások esetében: olyan alapszolgáltatás, amely csak kiszámítja és kiadja a fizetéseket, esetleg egy W-2 szolgáltatással és egy teljes körű szolgáltatást nyújtó lehetőséggel, amely szintén a bérszámfejtések és adóbevallások letétbe helyezését és kifizetését is magában foglalja 941-es nyomtatvány (a negyedéves bérszámfejtési adatlap).
Mi legyen a teljes körű bérszámfejtési szolgáltatás?
- Beállítás, Képzés és Irányítópult. A rendszert könnyű beállítani. Önnek rendelkeznie kell egy irányítópulttal, amellyel átvezetheti a folyamatokat, és lehetővé teheti, hogy ellenőrizze az olyan tevékenységeket, mint a bejegyzés és a fizetés betétek. A képzésnek egyszerűnek kell lennie, jó videókkal, hogy segítsenek a különböző folyamatokon keresztül dolgozni. Milyen bérezési tudásszintet feltételeznek? A legtöbb vállalkozónak kevés ismerete van, ezért a szolgáltatásnak alapos ismereteket kell biztosítania a bérszámfejtési feltételekről, a fizetésekről és a befizetésekről.
- Paychecks . Mindegyik rendszer lehetővé teszi az egyes munkavállalók számára az információk bevitelét, beleértve a W-4 formanyomtatványt a szövetségi jövedelemadók visszatartására és a fizetések elkészítéséhez szükséges egyéb információkra. A rendszereknek lehetővé kell tenniük a nyomtatott csekkek írását, vagy a letétek közvetlen letétbe helyezését (a legjobb mód). Ellenőrizze bankja igényeivel.
- W-2 formák. A szolgáltatásnak biztosítania kell Önt A W-2 formanyomtatványokat , az éves alkalmazotti bérezési és adózási információkat tartalmazó formanyomtatványt, amelyet januárban kell megadnia a munkavállalóknak. A teljes szolgáltatási opciónak ezt a formanyomtatványt is be kell nyújtania a társadalombiztosítási adminisztrációval a megfelelő időben.
- Fájl- és betétdíjas adók. Ez talán a legfontosabb szolgáltatás. Nagy felelősséget jelent, ha valaki fájlt fizet és fizet ezen adóknak. A teljes körű szolgáltatást nyújtó rendszernek minden releváns bérszámfejtési és foglalkoztatási adó dokumentációt kell benyújtania. Fizetniük kell az Ön nevében a megfelelő szövetségi, állami és helyi szabályozó ügynökségekkel. A formanyomtatványoknak tartalmazniuk kell a 941-es formátumot - Negyedéves bér és adóbevallás, valamint a szövetségi és állami munkanélküli-adózási űrlapokat
A szolgáltatásnak nyomon kell követnie az állami és a helyi bérszámfejtési adókat is, ami óriási segítséget jelenthet abban az esetben, ha alkalmazottai különböző városokban és államokban dolgoznak.
Milyen egyéb jellemzőket várhatsz?
Adógarancia. A szolgáltatásnak garantálnia kell, hogy az adózási formanyomtatványok minden határidő előtt elküldésre kerülnek, és hogy a kifizetések időben kerülnek végrehajtásra, így nem számolnak be bírságokkal vagy büntetésekkel . A szolgáltatásnak bele kell fizetnie a késedelmes benyújtásért vagy fizetésért járó pénzbírságokért vagy büntetésekért. Ha nem teszik ezt a garanciát, ne használja őket.
Mobil elérhetõség. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy hozzáférjen az irányítópulthoz, és változtatásokat hajtson végre, adatokat küldjön a számítógépéről, mobiltelefonjáról vagy táblagépéről, vagy akár információkat is hívhat.
Munkavállalói önkiszolgáló. Néhány ilyen szolgáltatásnak van egy irányítópultja, amellyel az alkalmazottak bejelentkezhetnek, és információkat kaphatnak az évenkénti fizetésekről.
Lehet, hogy képesek lesznek megváltoztatni a W-4 információkat online.
Integráció a számviteli rendszerrel. Ha a bérszámfejtési szolgáltatása integrálódik a számviteli rendszerébe , időt és pénzt takarít meg. Az Intuit Payroll csak a QuickBooks Online szolgáltatással kerül eladásra, így ez jó lehetőség lehet az Ön számára, ha már rendelkezik QBO-val. A Patriot szoftver olyan könyvelési rendszert tartalmaz, amelyet hozzáadhat a bérszámfejtési szolgáltatásához.
További fontos kérdések
Támogatás és szerviz. Ez nagyon fontos. A dolgok történnek, és a bérszámfejtéseket meghatározott időpontokban kell végrehajtani. Tudnia kell, hogy a szolgáltatás elérhető és hasznos.
A legmagasabb szintű szolgáltatás a telefonhívás. Milyen órák vannak a help desk-ben?
A második legmagasabb szint a chat. Milyen órák vannak?
A harmadik szint az e-mail. Milyen gyorsan reagál a szolgáltatás az e-mailekre?
A próbaidőszak alatt vagy az első 30 napban, győződjön meg arról, hogy több alkalommal kapcsolatba lépett a nyújtott támogatás értékelésével.
Frissítéseket. A bérszámfejtési szabályok és az adókulcsok mindig változóak. Ahogy értékeli a rendszereket, kérdezze meg, hogyan frissítik a szoftvert, és miként kommunikálnak ezekkel a frissítésekkel.
Biztonság. Mennyire biztonságos a rendszerük? Talán a felhőben van (valószínűleg)? Milyen gyakran készítenek biztonsági másolatot?
További kiegészítő szolgáltatások
1099 Szerviz. Néhány ilyen rendszer rendelkezik kiegészítővel (többletköltségekkel), amely lehetővé teszi a szerződéses munkavállalók, az értékesítők és a szabadúszók fizetését, és számukra 1099-MISC formanyomtatványokat ad ki (hasonló a W-2 formanyomtatványokhoz). A szolgáltatásnak szintén 1099-MISC formanyomtatványokat kell benyújtania az IRS-hez.
Tartalék visszatöltés . Ha nem munkavállalókat fizet, előfordulhat, hogy a kifizetésekből vissza kell vonni a visszatartást. Ha rendelkezik az 1099-es szolgáltatással, akkor a szolgáltatásnak képesnek kell lennie arra, hogy ezt tegye, és jelentéseket készítsen.
Hol ellenőrizze a lehetséges szolgáltatásokat
Ha szűkítette a választását egy pár szolgáltatásra, nézze meg őket. Ellenőrizze az online minősítéseket, de nem számít túl sokat tőlük. Egy jobb hely a csekk elfogadásához a Better Business Bureau . Tekintse meg, hogy milyen panaszokat nyújtottak be e vállalkozás ellen és hogyan oldottak meg.
Milyen fizetési szolgáltatásokat kell figyelembe venni?
Számos bérszámfejtési szolgáltatást találsz, ha online keres. Itt csak néhányan kezdheti el a keresést. Kiválasztottuk a teljes körű szolgáltatást.
Teljes körű szolgálati béreket tartok. Ez a szolgáltatás a QuickBooks Online kiegészítője. Az árképzés attól függ, hogy a QBO melyik verzióját kívánja és milyen szintű bérszámfejtési szolgáltatásokra van szüksége. Az árazás havi.
Patriot Payroll szoftver. Teljes munkaidőben foglalkoztatott bérszámfejtési rendszerük egy alkalmazottal 25 dollárról indul, az alkalmazottak számának növekedésével.
Paychex. Rendszerük az alkalmazottak számán alapul. Az árazási információk kiadása előtt szükség van egy potenciális ügyfél írásos ajánlatára.
Gusto: Áraink 39 dollár havi alapár, plusz 6 dollár havonta személyenként (feltételezzük, hogy az egy személyre fizetett összeg).
Az ADP- nek három szintje van, köztük a HR. Nincs árazás.
Hogyan kell kipróbálni egy bérszámfejtési rendszert?
Egy utolsó kérdés: a probléma, hogy kipróbálják ezeket a rendszereket, hogy megkövetelik, hogy "menjen élni", és nem tud kiadni kifizetések többször. Patriot és Gusto demo verziókkal próbálkozhat. Az ADP-nek két szabad hónapja van a bérszámfejtése, de ez azt jelenti, hogy elkötelezte magát arra, hogy két hónapot fut a rendszerével.