Több évig az IRS kezelte a mobiltelefon-költségeket a vállalkozásoknak és a munkavállalóknak egy, a felsorolt ingatlanok kategóriájába tartozó részeként. Ez az eszközkategória magában foglalja azokat az eszközöket, amelyeket személyes és üzleti célokra is felhasználhat, így az IRS-nek részletesebb nyilvántartást kellett követnie a vállalkozások részéről, hogy a mobiltelefonok használatának különálló felhasználási költségeit külön használhassák ki.
A 2010-es Small Business Jobs Act előírása eltávolította a mobiltelefonokat a felsorolt ingatlanok kategóriájából.
A mobiltelefonok jótékony hatásúak
Bár az IRS eltávolította a mobiltelefonokat a felsorolt ingatlanok kategóriájából, az nem távolította el a mobiltelefon költségeit a juttatások kategóriájából. A legtöbb vállalkozásnak ezekben a napokban az alkalmazottaknak kell utazniuk, vagy akik vezetői pozícióban vannak mobiltelefonjukkal.
De mennyi a mobiltelefon használata személyes, és ez a személyes használat adóköteles előny a munkavállalónak? Az IRS azt mondja, hogy a munkaadó által biztosított mobiltelefon előnyös a munkavállaló számára, és a telefon értéke, beleértve a telefonköltségeket és a havi díjakat, a munkavállalónak adóköteles, hacsak nem bizonyítható, hogy a telefon elsősorban üzleti célokra. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
De az IRS azt is mondja, hogy "ha a munkáltató elsődlegesen mobiltelefonos munkavállalót biztosít üzleti okok miatt , a mobiltelefon üzleti és személyes használata általában nem alkalmazható a munkavállalóra.
Az IRS nem követeli meg az üzleti felhasználás nyilvántartását, hogy megkaphassa ezt az adómentes kezelést. "
A mobiltelefonok mint munkakörülmények jótékony hatásúak
Az IRS felhívja a mobiltelefonokat a "munkakörülmények nélküli juttatásra", vagyis "minden olyan vagyont vagy szolgáltatást, amelyet a munkáltató alkalmazottja részére nyújtanak, amennyiben a munkavállaló ilyen vagyont vagy szolgáltatásokat fizetett, az ilyen fizetés megengedett lenne levonás "mint rendes és szükséges üzleti költség.
A munkavállalók személyes használata, mint munkakörülmények, nem befolyásolja az üzleti tevékenységgel kapcsolatos mobiltelefon-költségek levonását, és nem is adóköteles a munkavállaló számára.
Először is létre kell hozni az elsődleges üzleti célt annak érdekében, hogy az üzleti tevékenységhez kapcsolódó költségeket levonhassák az üzletbe, és elkerülhető legyen, hogy a munkavállaló által adóztatott, a munkaadó által biztosított telefon személyes használatát megkönnyítse. A mobiltelefon nem üzleti célú felhasználása nem vonható le a vállalat üzleti költségéből.
Ha az alkalmazottaknak mobiltelefonokat kell üzleti célokra felhasználniuk, akkor a munkavállaló személyes használatát adóügyi szempontból az IRS által definiált de minimus juttatásként kezelik. Ez az IRS rendelkezés a 2009. december 31-e után alkalmazott munkaadó által biztosított mobiltelefonra vonatkozik.
Üzleti célok mobiltelefonokhoz
A "rendes és szükséges" meghatározását az IRS határozza meg, és a mobiltelefonokra különleges módon alkalmazható. Az IRS által az "üzleti célok" leírására használt példa a munkáltató azon kötelezettsége, hogy a munkavállalót nem üzleti órákban vegye fel. Az IRS azt mondja, hogy a mobiltelefon "morális vagy jó szándékú" célokra való felhasználása, új munkavállaló vonzása vagy egy munkavállaló számára további kártérítés nyújtása nem minősül "üzleti célnak", és nem zárja ki, hogy a mobiltelefon jöjjön el.
Tartsa a jó rekordokat a mobiltelefon használata
A mobiltelefonok a felsorolt ingatlanok kategóriájából való kivétele nem jelenti azt, hogy figyelmen kívül hagyhatja a mobiltelefonok személyes használatának jó nyilvántartását . Még mindig képesnek kell lennie bizonyítani, hogy a telefont elsősorban üzleti célokra használták.
Mi legyen a következő
Annak érdekében, hogy elkerülje az adóellenőrzési kérdéseket, és tartsa be az üzlethez kapcsolódó mobiltelefonok használatára vonatkozó törvényeket, beszélje meg a kérdést az adótanácsadóval. Néhány intézkedést megfontolhat:
- Korlátozza a mobiltelefonokat csak azoknak a munkavállalóknak, akik kötelesek megfelelően ellátni feladataikat, például külső értékesítési képviselőkkel, gyakran utazókkal és vezetőkkel.
- Az alkalmazottak mobiltelefon naplóit ellenőrizni kell az üzleti felhasználás ellenőrzésére. Ha ez nehézkes, keresse meg a mobiltelefon-naplók elérését a szolgáltatóján keresztül, így szükség esetén visszakeresheti őket.
- Kéri, hogy a cég által biztosított mobiltelefon-használók egy másik mobiltelefont használjanak személyes használatra.
További információ az IRS-ről a munkáltató által nyújtott mobiltelefonok adóeljárásáról.