Ez lényegében a konferenciát megelőző konferencia.
Azok számára, akik nem tervezhetnek gyakori találkozókat, az előcsatlakozási találkozó először kényelmetlenül vagy kényelmetlenül jelenhet meg, mert új kifejezéseket vagy nyelvet is tartalmazhat, például "eseménynapló" vagy "bankettrendi rend".
Mi lenne, ha az eseménytervezők elvárják a pre-con?
Az elő-con egy olyan találkozó, amelyet az eseményszolgáltatókkal és beszállítókkal tartanak, ahol az esemény vagy program ütemezése várható. Általában egy vagy két nappal a tényleges eseményt megelőzően tartják, és eltér az esemény napján bekövetkezett séta során.
Vannak, akik elődöntő találkozókat társíthatnak nagyobb konferenciák, egyezmények, kongresszusok és ösztönző programok tervezéséhez. Azonban gyakran előfordul, hogy szemináriumokon és egyéb különleges eseményeken előre megtartják a találkozót.
Mit várhat el egy előtti megbeszélés során?
Az előzetes megbeszélés lehetővé teszi az eseménytervező számára, hogy egy adott program végső logisztikáját áttekintse a programban résztvevő beszállítói menedzsment csapattal.
Jellemzően egy elő-con találkozó koordinálja és ütemezi a helyszín konferenciaszervezési menedzsere. Ő fogja meghívni a különböző területek vezetőit, akik részt vesznek a rendezvényen annak érdekében, hogy felülvizsgálják a logisztikát saját szerepükről egy eseményen.
Ez kiváló alkalom arra, hogy a találkozó vagy az eseménytervező kapcsolatot alakítson ki az érintettekkel.
Az előfeltétel során célszerű az eseménytervező kiemelni néhány esemény kulcsfontosságú célkitűzését, beleértve az eseményt rendező szervezetről, a rendezvényen közvetített kulcsfontosságú üzenetekről és fontos VIP-ről szóló fontos információkat.
A Pre-Con a megfelelő idő az esemény folytatásának ellenőrzésére
Az események folytatását események specifikációjaként is ismerik. Tartalmaz minden releváns információt egy programról vagy egy eseményről, beleértve a programról szóló részleteket is. Ezek az elemek magukban foglalhatják az alábbiak közül néhányat vagy mindegyiket: dátumok, időpontok, névjegyek, résztvevő profilok, sürgősségi kapcsolatok, élelmiszerek és italok, szállítás, szállítási információk, számlázás, audió / vizuális és egyéb speciális igények.
Minden egyes osztályvezető megvizsgálja az esemény megértését , beleértve a releváns részleteket és a tipikus működési eljárásokat. Megvizsgálják továbbá az eseményszerződés megértését és a banketten megrendezett megrendeléseken korábban megosztott információkat.
A találkozók és események tervezői ne feledkezzenek meg részletesen az esemény specifikációival kapcsolatban ebben az időben, például a személyzeti szintekről és a legfontosabb kapcsolattartó nevekről a tényleges esemény során az összes képviselt területről. Az előzetes megbeszélés legfontosabb elemei lehetnek az alábbiak áttekintése:
- Élelmiszerek és italok követelményei
- Vendég szobalistára vonatkozó követelmények (adott esetben)
- Konferencia és kiállítás kiállítás követelményei
- Tárgyalótermek és kiállítási területek követelményei (alaprajzok)
- Műszaki követelmények, például elektromos és távközlési
- Részletek a jelzőelhelyezésről
Ez az ideális időpont az utolsó pillanatban történő változtatáshoz. Bár nem mindig tetszik, a legtöbb szállító és szállító elvárható (és ésszerűtlen) változtatásokat vár. Természetesen, ha az előkészítés ütemezése egy olyan idő alatt történik, amikor a beállítás megtörténik, vegye fontolóra egy korai helyiség ellenőrzést annak érdekében, hogy minden rendben legyen.