Az esemény- és találkozótervezők várhatóan hozzájárulnak a hivatalos meghívó levelekhez és anyagokhoz az ülésekhez, ösztönző utakhoz és egyéb programokhoz, amelyeket megszerveznek. Ez nem feltétlenül túl nagy feladatnak tűnik, de fontos, hogy kövessünk bizonyos lépéseket a megfelelő meghívási etikett követése érdekében, és elkerüljük a fontos adatok hiányát a vendégek számára.
Itt van, hogyan:
Hozzon létre egy eseményt. A hivatalos meghívó levelek és anyagok megírása előtt a tervezőknek gondoskodniuk kell arról, hogy a program számára vonzó téma legyen. Az alábbi kérdések segítenek a brainstorming folyamat megkezdésében: ez egy oktatási konferencia, szeminárium vagy ösztönző út? Hol tartják? Mi az egyedülálló az adott rendeltetési hely vagy helyszín tekintetében? Mi az esemény durva ütemezése? Mik a program mögött álló célok? Miért szeretne részt venni egy résztvevő? Ezek a kérdések segítenek egy nagyszerű eseménytéma létrehozásában.
Hozzon létre elektronikus meghívót. Számos hivatalos meghívólevelet és anyagot a nagy események számára most átkerültek az online regisztrációs rendszerekbe az RSVP folyamata során rögzített fontos eseménylogisztika nagysága miatt: nevek helyesírása, elérhetőségi adatok, táplálkozási követelmények, fogyatékossághoz való hozzáférés, szállítási igények, a program részletei, a tevékenységekre vonatkozó információk és így tovább. Megjegyzés: A kevésbé bonyolult események egyetlen weboldalt vagy grafikus tervképet használhatnak e-mailben, hogy közvetítsék az esemény részleteit és az RSVP-kapcsolatokat.
Hozzon létre egy nyomtatott meghívót. A program vagy esemény természetétől függően a meghívási etikett arra utalhat, hogy hivatalos meghívóleveleket és jegyzeteket kell írni, hogy ismerősei tudják, hogy tényleg értékeljük jelenlétüket. Ez különbözik az események anyagaitól; ehelyett egy egyszerű meghívó kártyát vegyen figyelembe, amely értékes információkat nyújt a vendégnek, beleértve a vendéglátóhelyet és címét, az esemény témáját, dátumát és / vagy időpontjait, valamint egy RSVP-kapcsolatot.
Formális események meghívása. Az elektronikus meghívó részeként körvonalazni kell a program és az esemény magas szintű tájékoztatását. Például, ha ez ösztönző út vagy többnapos konferencia, akkor a következőket szeretnéd tartalmazni: a rendeltetési hely, a fő szállodai / konferencia helyszín, a fő téma, a hangszórók (beleértve a biót is), az ütemezést, a tevékenységeket, a logisztikát és a részleteket a regisztrációról. A meghívó levelek és anyagok biztosítják a vendégek számára, hogy részt vegyenek, és mindig tartalmazzon cselekvésre irányuló felhívást.
A meghívó etikett a cél / helyszín áttekintésével kezdődik. A hivatalos meghívó levelek és anyagok írásakor mindig a legbiztonságosabb feltételezni, hogy senki sem volt ott a helyszínen, ahol a programot fogadja. Ez azt jelenti, hogy röviden össze kell írnia a rendeltetési helyet és / vagy szállodát / létesítményét / helyszínét, ahol a programot tartják. Ha többnapos rendezvényt tervez, tartsa meg ezt az információt a lehető legmagasabb szinten, de győződjön meg róla, hogy elegendő információ áll rendelkezésre ahhoz, hogy a vendégnek egyedülálló betekintést nyújtsanak a helyhez, és miért kell befektetniük idejüket velük.
A meghívás etikettje megköveteli az események ütemezését. Ha egy több napos rendezvényt tervez, például egy ösztönző programot, akkor a meghívóknak olyan részleteket kell tartalmazniuk, amennyire csak lehetséges, hogy a vendégek megfelelő időben megtervezhessék az idejüket. Ez azt jelenti, hogy a meghívónak azonosítania kell az érkezési módokat és időpontokat, amikor várhatóan részt vesz, az üzleti találkozókra és tevékenységekre (és a tevékenységek választására), az étkezésekre és az indulással kapcsolatos információkra.
A meghívó etiketthez tevékenységleírásokra van szükség. A hivatalos meghívó levelek és anyagok írásakor adjon áttekintést a különböző tevékenységekről, amelyek segítenek a vendégeknek abban, hogy jobban meghatározzák, mi felel meg az érdekeiknek. Az Ön golfprogramja 1/2 napos vagy teljes napi rendezvény? Mi az a "folyóparti" osztály úszó? Mi az a magasság, ahová az eseményt rendezed, és milyen magasra emelkedik a hegyi kerékpározási program? Mennyi idő telik el egy festészeti osztályban és mit fognak tanulni?
A meghívás etikettje a logisztikával kapcsolatos információkat igényel. Ismételten, feltéve, hogy egy többnapos programot rendezel meg, a vendégeknek rendelkezniük kell a következő elemek adataival:
- Repülési foglalások
- Esemény regisztráció
- Helyfoglalás
- Reptéri transzferek
- Kötelező viselet
- Időjárás
- Bejelentkezési eljárások
- Nem visszatérítendő tételek
- Fogadó személyzet kapcsolatai
Fejleszteni kell a végső esemény napirendjét. Ez eltérően fog megjelenni, mint a kezdeti meghívó anyagok, de meg kell adni a meghívott vendégeknek érkezéskor vagy közvetlenül az esemény megkezdése előtt. Tartalmaznia kell egy órát-órát (célszerű kombinálni a órákat) áttekintést arról, hogy mikor és hol. Ha egyidejűleg több ütemezett oktatópályát is rendez, akkor célszerű körvonalazni azokat a számokat a csoportokban, hogy a résztvevők tudják, hogy mely témák vannak ütemezve, mikor és hol.
Hozzon létre egy esemény üdvözlő levelet. Számos tervező küzd azzal, hogy milyen információkat kell vagy nem tartalmazhatnak üdvözlő levélben. A legjobb tanács az, hogy az üdvözlő üzenet egyszerű legyen, és hagyja, hogy a vendégek tudják, hogy üdvözlik és értékelik őket. A meghívás etikettje azt sugallja, hogy a levelet az esemény hivatalos állomásának alá kell írnia.
Az egyik leginkább figyelmen kívül hagyott esemény meghívó elem az indulási értesítés. Az üdvözlő levél és minden érkezési ajándék részeként fontos részletezni a vendégek elhagyásának részleteit.
Menükártyák létrehozása. Akár reggelit, ebédet, akár vacsorát terveznek, a vendégek mindig örömmel látják a menülapokat, amelyek körvonalazza a menüpontokat minden étkezés során. Ad nekik valamit, hogy beszéljenek mikor találkoznak az asztalukkal másokkal, és lehetővé teszik a várakozó munkatársak számára, hogy gyorsan hozzájussanak a vendégek menüihez, és segítik a menetrend betartását. Megjegyzés: Ha egy különleges meglepetést tervez az étkezés során, például egy tematikus desszert egy különleges szórakoztatásra, akkor hasznos, ha ezeket a tételeket a menü kártyájáról tartja, hogy javítsa a speciális effektust.
Hozzon létre elismerési ajándék kártyákat. Akár egy érkezési ajándék vagy egy párna ajándék, minden értékelési ajándéknak ajándékutalvány kártyájával kell rendelkeznie. Ez a lehetőség a "köszönöm" üzeneteinek megerősítésére és a vendégek különleges érzésére. Hasznos lehet olyan szavak és üzenetek bevonása, amelyek tükrözik az esemény témáját.
Hozzon létre egyedi érkezési értesítéseket.
Az indulás előtti napon értesítéseket küld a vendégszobákra, amelyek emlékeztetik őket, amikor elindulnak, beleértve a járatszámot és az indulási időt. Lehetőséget nyújt a logisztikai ütemezés során figyelmen kívül hagyott utolsó perc hibák kijavítására.
tippek:
- Győződjön meg róla, hogy van egy nagy grafikus és egy online regisztrációs folyamat. A mai napig kihívás az, hogy számos különböző online rendezvény regisztrációs rendszer létezik, de sok testreszabásra vagy a harmadik féltől származó rendszerek használatára még egy meghívásos alapon egy kicsit drága. Ezért sok tervező még mindig saját otthoni eszközökkel és erőforrásokra támaszkodik.
- Találj magadnak egy remek írószert. Bár a szervezetek egyre inkább az elektronikus kommunikációs formák használatába lépnek, ez még mindig nem helyettesíti a nyomtatott meghívók és eseményanyagok hatását. Keresse meg az írószert, amely dicsérni fogja az esemény témáját, és megváltoztathatja a papír és a méret stílusát, hogy nagyobb érdeklődést és drámát hozzon létre. A vendégek észre fogják venni az erőfeszítéseket.
- Hozzon létre egy sablont, és tüntesse fel onnan. A tervezőknek létre kell hozniuk sablon meghívó leveleket és anyagokat, és egyszerűen frissíteniük kell az új eseményeket a korábbi programok és események sablonjairól. Természetesen új írószereket, grafikákat, szövegeket stb. Kell kiválasztani és használni, ezért mindig szükség van bizonyos mértékű testreszabásra.