A szervezet kulcsfontosságú a sikeres konferencián
A konferenciatervezés különbözik a többi eseménytervezéstől, és további lépéseket tartalmaz.
A konferenciák általában olyan nagy léptékű események, amelyek általában egy évig vagy annál többet terveznek. Tennivalók között szerepelhet a helyszín kiválasztása, a szállodai szobák foglalása, az online regisztrálás beállítása, a hangszórók biztosítása, vendéglátóipari lakosztályok szervezése, kiállítási csarnok befogadása, megbeszélések ütemezése, élelmiszerek és italok kezelése és így tovább. A sikeres konferencia tervezési útmutató elkészítése minden sikeres konferencia tervező számára kötelező.
A következő lépések segítenek előkészíteni egy konferencia tervezési útmutatót, amely a konferencia tervezésének terveként szolgál. Testre szabhatja és módosíthatja az útmutatót a tervezett esemény alapján, és tartsa kézben. Felkészült és megfelelően felhasználva hamarosan a legértékesebb konferenciatervező eszközévé válik.
Kezdje az alapokat
A konferencia tervezési útmutatójának első részében fel kell tüntetni a konferencia alapjait:
- Esemény dátum és idő
- Esemény helyszíne (ha ismert)
- Esemény célja
Bele kell tartalmaznia minden más ismert elemet, például alternatív dátumokat vagy a résztvevők számát.
Mi a terv?
Mielőtt belekezdenél a konferencia különböző elemei tervezésébe, meg kell tudnod találni, hogy melyek azok a különböző elemek, és melyek azok az események átfogó rendszere.
Vedd ki a tollat és a padot, vagy ülj le a számítógép előtt, és írj le mindent, ami eszébe jut. Ne aggódjon, ha a dolgokat a fontossági sorrendben vagy bármilyen időrendi sorrendben felsorolja. Ez később jön. Mostantól kezdve lényegében egy nagyon hosszú, mégis egyszerűbb verziót készítesz a teendők listáján, amelyet különálló különálló összetevőkre kell bontani, amelyeket a tervezési folyamat során egyedileg kell kezelni.
Ez a rész felsorolhatja az alábbiak egyikét:
- Helyszínválasztás
- Hotel kiválasztása
- Találkozó hely
- Vendéglátó-lakosztályok
- Konferencia kiállítótermek és fülkék
- Megnyitó ünnepség
- Hangszóró / kiállítói regisztráció
- A résztvevő regisztrációja
- Az utazás megszervezése
- Résztvevők jelvényei
- Rendezvényprogram
- Étel és ital
- Audiovizuális
- Helyszíni személyzet
Vegyen egy kis időt a listák összeállításában, hogy ne hagyja figyelmen kívül mindent, és tegyen hozzá valamit, ami később felmerül. Ne feledje el a felsorolt felelősségi körök; a cél itt mindenre gondolni, így hatékonyan tervezheti és kezelheti az egyes elemeket.
Válasszon helyet
Miután meghatározták, hogy mikor tartják a konferenciát, és megértsék az esemény teljes körét, a következő lépés a helyszín kiválasztása.
A konferencia méretétől függően lehetőség van arra, hogy kiválasszon egy helyszínt az összes konferencia igényeire, a kiállítótermekről a tárgyalótermekbe, a banketttermekbe és a szállodai szobákba. Ha a konferencia túl nagy ahhoz, hogy egy helyen tartózkodhasson, keressen egy olyan helyszínt, amely külsõ szállodák vagy vendéglátóhelyek közelében található, így a konferencia résztvevõinek nem kell túl messzire utazniuk ahhoz, hogy egy konferencia-eseménytõl a másikig közlekedjenek.
Gondolj a résztvevők regisztrálására
Hogyan fognak regisztrálni a résztvevők erre a konferenciára? Hogyan kapnak regisztrációs visszaigazolást? Hogyan fognak létrehozni és terjeszteni a névcímkéket a konferencián? A konferencia-tervezési útmutató tartalmazza az összes ilyen kérdésre adott válaszokat, és a konferencia-regisztráció folyamán frissíteni kell.
Ha egy esemény várhatóan nagy tömegeket von be, akkor az online konferencia-nyilvántartási rendszer az út.
A rendszer feldolgozhatja a fizetéseket , nyomon követheti a regisztrálást, megszervezheti a vonatkozó információkat és segítséget nyújthat jelentések készítésében.
Kiállító és konferencia kiállítótermek
A kiállítási területek közös jellemzője a konferenciákon, amelyek lehetőséget nyújtanak a szponzorok és a gyártók számára, hogy kiadják a teret a termékeik és szolgáltatásaik népszerűsítésére. Ez a lehetőség arra is, hogy a konferenciabeszerző bevételeket hozzon létre, ha a kiállítási funkciót hatékonyan támogatja és jól fogadja. A konferencia méretétől függően a kiállítók és a kiállító csarnokok kezeléséhez további időre és erőforrásokra van szükség, így ennek megfelelően tervezik.
Mint már említettük, az online konferencia-nyilvántartási rendszerek a regisztrálások legmegfelelőbb módja a nyilvántartások nyomon követése, így ha nagy számú kiállítást vársz, akkor vegye figyelembe a kiállítói regisztrációt a részvételi regisztrációs rendszerbe. A kiállítóknak továbbá a következőkre lesz szükségük:
- Kiállító jelvények
- A konferencia kiállítótermének térképe a felsorolt standszámokkal
- Kiállítási standok készítése és lebontása
- Kiállítási standok
- A helyszíni értékesítők listája elérhető a kiállítás kölcsönzéséhez és szolgáltatásaihoz
A konferencia tervezőjeként Ön felelős lesz a biztonság igénybevételéért, hogy biztosítsa a kiállítási csarnokban található anyagok biztonságát.
Tervezze meg a konferencia részleteit
A nagyobb felelősségi körök, mint például a konferenciahelyszín kiválasztása és a résztvevők regisztrációja révén, áthelyezheti a hangsúlyt a konferencia részleteinek tervezésére. Mint bármely rendezvény eseményének megtervezése, a szervezet kiemelkedő fontosságú a részletekre való figyelem mellett.
Most itt az ideje, hogy kihúzza azt a hosszú tálalási listát, amelyet a konferencia tervezési folyamat kezdetén összeállítottak. Nézze át a listát, és szükség szerint módosítsa vagy kiegészítse a legújabb feladatokat és felelősségeket. Ezután helyezze el ezeket a tételeket időrendi sorrendben, olyan elemekkel kezdődően, amelyeket előre vagy később kell kitölteni. Például:
- A hotelszobák könyve
- A rezervátum kiállítóteret biztosít
- Kutatási online konferencia-nyilvántartási rendszerek
- Tervezzenek konferenciát marketing tervet
Kezdje az elején, és onnan menjen. Minden olyan részletre, amelyet ügyelni kell, mellékeljen egy nyomon követést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szerződéseket aláírják és fogadják. Amint a konferencia időpontja közeledik, cselekvési tételei rövid távú feladatokat fognak magukban foglalni, mint például:
- Válasszon színsémát és dekorációt
- Vegyél virágdíszeket
- Válasszon menüpontot
- Rendelje meg a repülőtéri közlekedést hangszórók vagy VIP-k számára
Tekintse meg a konferencia tervezési útmutatóját, mint a go-to kézikönyvét mindazért, amit a konferencia tervezése tartalmaz, függetlenül attól, hogy mennyire kicsi. Ez az útmutató hamar felbecsülhetetlen értékű eszközré válik, amely nem csak szervezett és ütemezett, hanem megnyugtatja az idegeket, ahogy közeledik a nagy dátum, és megkérdezed, hogy elfelejtettél valamit.