Miért veszi vállalati testület ülést jegyzőkönyvet?
Valójában több ok van a vállalati találkozók jegyzőkönyvének rögzítésére és rögzítésére.
Az első és legfontosabb oka annak, hogy jegyzőkönyvet kell tartanunk az ülésekről, hogy nyilvántartsunk arról, amit eldöntöttünk. A fedélzeti üléseken ülök, ahol senki sem emlékezhetne a vezetőség néhány hónappal ezelőtt hozott döntésére. Ha valamit írásban írsz a te dolgodért,
A cégbírósági jegyzőkönyv második oka a bizalmi és felelősségi célok. Az igazgatótanács tagjai bizalmi helyzetben vannak. Döntéseket hoznak a vállalati részvénytulajdonosok által befektetett pénzről, és képesnek kell lenniük arra, hogy bebizonyítsák, hogy a vállalat legjobb érdeke szerint és érdekellentétek nélkül jártak el. A testület üléseinek jegyzőkönyvei segítenek a testületnek bizonyítani, hogy jóhiszeműen jártak el, és hogy személyes felelősségüket elkerüljék.
A harmadik ok adózási szempontból. A társaság különálló jogalany az egyes részvényesek közül. Annak érdekében, hogy megtartja az elválasztást, a fórum találkozó jegyzőkönyvei rekordot adnak.
Ezek nélkül az IRS vagy az állami ügynökségek megtagadhatják az üzlet adózási státusát. Egy olyan vállalat, amely nem mutatja meg, hogy a tulajdonosoktól elválasztott egységként működik, nehéz adózási helyzetet teremthet.
Van egyensúly a vállalkozások számára, hogy törekedjenek arra, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a testületi tagok kötelességüket és védelmet élvezik, hosszú, céltalan testvértalálkozók ellen, amelyek időtartama alatt lemondanak.
Ezt a cikket egyensúlyban fogjuk tartani.
Most, hogy megvitattuk az okokat az igazgatósági ülések jegyzőkönyveinek figyelembe vételével, itt vannak hibák a vállalkozások, és néhány gondolat, hogyan kell kijavítani őket.
Nem a napirend létrehozása és terjesztése az értekezlet előtt
A vállalatok egy másik nagy hibája az igazgatósági üléseken nem állít fel napirendet az ülés előtt, és nem osztja meg a napirendet és a vonatkozó dokumentumokat az ülés előtt. A napirendnek tartalmaznia kell az egyes napirendi pontok meghatározott időtartamát. A konkrét napirendnek köszönhetően nemcsak az ülés rendezését teszi lehetővé zökkenőmentesen, hanem lehetővé teszi, hogy az igazgatótanács (és bárki később is elolvassa a jegyzőkönyvet) ismerje az egyes napirendek relatív fontosságát.
Ez nem azt jelenti, hogy valami nem juthat a napirendre, ha fontos és sürgős, de a tételeket szavazással lehet hozzáadni a napirendhez. És sürgősen ezt a vezetőket kell kezelni, nem pedig az igazgatótanácsot.
Az igazgatótanácsi ülés jegyzőkönyvének hiányzó fontos része
A fedélzeti ülések jegyzőkönyvének sablonja a következőket tartalmazza:
- A a találkozó dátumát, időpontját és helyét
- A nap kezdetének és befejezésének időpontja, valamint a napirendi pontokra meghatározott idő
- Milyen típusú tanácskozás - rendszeres, különleges vagy éves (minden állam kötelezi a vállalatokat, hogy évente találkozzanak)
- Aki jelen volt, megjegyezte az igazgatókat, a vendégeket és a személyzet tagjait, és a testület tagjai nem voltak jelen. Meg kell jegyezni, hogy bárki későn vagy korán elhagyja a nevét.
- Meghatározza, hogy jelen van-e a kvórum. A kvórumot általában a vállalati törvények írják elő minden szavazásra. A kvórum követelménye általában a tagok több mint fele. (A kilenc tagú testület esetében például öt tagnak kell jelen lenni a határozatképességhez).
- Ha az előadások a bizottságok vagy mások által történik, szerepeljen a bemutatók neve és címe.
A jegyzőkönyv túlságosan pontos
Valószínűleg a legnagyobb hibakártya, hogy részletes tájékoztatást igényel a megbeszélésekről (néha érvekről) és folyamatokról. Az értekezleteknek tükrözniük kell a döntések eredményeit, nem pedig, ki beszélt a vitában. Tegyük fel, hogy a fóruma egy új termékcsalád értékesítésére irányuló indítványt szavaz.
A megbeszélési jegyzőkönyvnek azt kell mondania: "Mozgás új fűszerkeverék hozzáadására, a mozgás kiküldésére és jóváhagyására, annyira és ettől eltérően." Ha a csoport megbeszélést folytatott, fel kell jegyeznie a beszélgetés hosszát, és összegeznie kell azt, de nem kell részletesen megismerkednie a vitával.
Percek, amelyek nem egyediek
A spektrum másik végén néhány perc nem eléggé specifikus ahhoz, hogy információt szolgáltasson, és megóvja a tagokat a bajból. Ha a döntés nem volt egyöntetű, akkor a felszólaló tagok elutasították a jegyzőkönyvet, amely tartózkodott (és tudomásul veszi, hogy a tartózkodás lehetséges összeférhetetlenség miatt történt).
Míg nem kell minden egyes megbeszélés ütését feljegyezni, vagy ki mondja meg. A jegyzőkönyvben elegendő információnak kell lennie ahhoz, hogy tükrözze a vita szellemét.
A testület ülései túl hosszúak
Senki nem szereti a hosszú találkozókat, de vannak módok arra, hogy lerövidítsék az ülést és a jegyzőkönyvet. Lehet, hogy meg szeretné menteni a fórumon való találkozási időt egy beleegyezési terv létrehozásával. Alapvetően ez a naptár olyan kérdések listája, amelyekről vita nélkül beszélhetünk. A lista tartalmazhat jegyzőkönyvet az előző megbeszélésről, pénzügyekről és a bizottságok vagy a vezérigazgatói jelentésekről.
A beleegyezési napirendet, valamint a jelentéseket és egyéb információkat a találkozó előtt el kell osztani, hogy a tagok megismerhessék őket. Ezután az ülésen az engedélyezési napirend része az ülés folyamatának. Bármely igazgatósági tag kérdéseket vagy aggályokat is felvethet a beleegyezési tervvel kapcsolatban, de ha nincsenek problémák, egyszerre megszavazhatja a teljes beleegyezési tervet.
A helytelen döntések típusa
A vállalati testület döntéseket hoz az általános politikáról. A napi döntéseket a vállalati vezetők végzik, ennek alapján. Néha a táblák felborulnak és megpróbálnak olyan döntéseket hozni, amelyek a legalkalmasabbak a vezetés számára.
A jegyzőkönyv nem fogadta el
A kongresszus gyűlöletében és csábításában csábító, hogy elfelejtsék jóváhagyni a jegyzőkönyvet. De fontos, hogy győződjön meg arról, hogy a jegyzőkönyv helyesen tükrözi a találkozó levélét és szellemét. A jegyzőkönyveket jóváhagyásukig "tervezetnek" tekintik.
A jegyzőkönyv jegyzőkönyvének nem tartása
Miután minden bajod van ahhoz, hogy jó perceket tartson a vállalatának, ne felejtsd el, hogy valahol biztonságos és hozzáférhető legyen a vállalati találkozó perced. Állítson be egy folyamatot a jegyzőkönyvben vagy a "felhőben" jelszóval védett fájlban lévő percek megőrzéséhez.
Elfelejtve elismeri a vállalati titkár szerepét
A vállalati jegyzőkönyvekhez kapcsolódó feladatok többsége a vállalat titkárának területe. Jó vállalati titkárság művészet, és ezek az egyének gyakran nem ismertek el eléggé. Rendszeresen mondja meg "köszönöm" ezt a személynek.
Nem magában foglalja ügyvédjét az igazgatótanács tanácsadójaként
A jelen cikkben szereplő információk nem adó- vagy jogi tanácsadók, és a szerző nem ügyvéd. Függetlenül attól, hogy a vállalat magán vagy nyilvános (nyilvánosan forgalomba hozott részvényekkel), akkor ügyvédjének tanácsot kell adnia a vállalati jegyzőkönyvek beviteléről és a fontosabb fórumi üléseken való részvételről annak érdekében, hogy megbizonyosodjon róla, hogy Ön és az Ön testülete védett.