Alapvető esemény tervezési tippek a katasztrofális különleges esemény elkerüléséhez
De amikor az eseménytervezésről van szó, egy illetékes rendezvénymenedzser mindig arra törekszik, hogy mérsékelje Murphy törvényét azzal, hogy felismeri a dolgokat, hogy a dolgok lehullanak és ennek megfelelően tervezzenek.
Eseménykezelőként az Ön felelőssége, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ügyfél különleges eseménye simán és csak annyira kevés emberhúzással jár.
A valós világban nem lehet minden lehetséges lehetőséget lefedni, de legalábbis tudnia kell a kritikus események tervezésének hibáiról, amelyeket minden eseménykezelőnek el kell kerülnie.
Az elővigyázatosság elárasztva van, szóval szórakozzunk öt lényeges tippről, amelyek segítenek elkerülni a nem tervezett katasztrófát a következő tervezett eseményen.
- Rossz kommunikáció - ez talán a tapasztalatlan eseménytervezők által leggyakrabban elkövetett hiba, és ez egyáltalán nem kerülhető el. A rossz kommunikáció (mint a félreértés vagy a kommunikáció hiánya) katasztrófát okozhat. A rossz kommunikáció gyakran a részletek figyelmen kívül hagyásának eredménye, különösen az események ellenőrzési listáján. Rendkívül fontos, hogy hatékonyan kommunikáljon a belső eseménycsapatával és a beszállítóival. Miközben nem akarsz mindenkinek mikromanézni, tudnod kell, hogy ki csinálja, hogy mikor és mikor biztosítja, hogy mindenki tudja, mi számít róluk, és betartja a hozzárendelt ütemtervet.
- Szegény vagy hiányzó készenléti tervezés - jó esély van arra, hogy legalább néhány dolog rosszul jár az eseményedhez vezető napokban és órákban. Még ennél is rosszabb, bizonyos dolgok valószínűleg rosszul mennek a különleges esemény ideje alatt . Ez normális és várható. Egy professzionális eseménytervező előre gondolkodik, azonosítja, hogy mi lehet rossz, és van egy jó készenléti terv a helyén. Például, mi történik, ha a regisztrációs rendszer az esemény napján meghibásodott? Mi van, ha elfogy az élelmiszer, mert több ember jelenik meg? Mi van, ha a beszélgetőpartnere nem jelenik meg, vagy későn érkezik? Ha ezek közül a dolgok bármelyike bekövetkezett volna, képes lennél megbirkózni? Más szóval, volna egy B terv?
- Nem megfelelő közlekedés - teljesen biztos vagy benne, hogy a rendezvényszervezéshez és rendezvényekhez delegált küldemények és előadók megfelelőek? Ellenőrizze az események előtti hetekben, és az esemény napján, hogy az összes szállítási követelmény megfeleljen. Gondolkodnia kell a készenlétről. Mi történik, ha egy jármű meghibásodik az esemény reggelén? Van-e Önnek alternatív közlekedés?
- Az egyértelmű megjelölés hiánya - Semmi sem bosszantó a különleges eseményen résztvevők számára, mint zavarodni arról, hogy hol tartják a következő bemutatót. Kerülje ezt úgy, hogy megfelelő jelzéseket jelenít meg, amelyek könnyen olvashatók és érthetők. Jobb, ha túl akarsz menni, és túl sok jelzést kapsz, mint a veszéllyel rendelkezők elveszettsége, és folyamatosan kérdezősködnek.
- Nem megfelelő személyzet a kezében - különleges rendezvényének napján valószínűleg nagyszámú résztvevővel fog foglalkozni. Ne tévedj azzal a hibával, hogy csak egy vagy két egyénre támaszkodhatsz a küldöttek kérdéseivel vagy aggályairól. Győződjön meg arról, hogy a résztvevők jó létszámmal rendelkeznek, és mindenekelőtt gondoskodniuk kell arról, hogy az eseménytervező csapata és a szállítók által biztosított személyzet megfelelő módon alkalmazkodjon az eseményhez.
Amellett, hogy gondolkodni és tervezni előre, hogy mi lehet rossz, hogy biztosítsák a sima és sikeres esemény a legjobb politika mindig ellenőrizni és ellenőrizni.