Győződjön meg róla, hogy tiszteletben tartja az ügyfeleket és más hívókat
A Voicemail minden üzleti osztályú telefonrendszer szabványos részévé vált. Nem csak azt fogják tudni, hogyan hagyhatják el a professzionális hangpostaüzenetek pozitív üzenetet a vállalatánál, fontos a professzionális képedben is.
Minden alkalmazottnak, aki a telefonját a munkájuk részeként használja, tudnia kell, hogyan hagyhatja el a profi telefonüzeneteket. Íme néhány tipp az új vagy tapasztalatlan alkalmazottak számára, hogy elhagyják azokat a professzionális, udvarias telefonos üzeneteket, amelyeket visszaadnak.
01 - Gondolj először
02 - Bevezetés
Kezdje el minden hangposta üzenetet bevezetésével, így a címzett tudja, ki hívja azonnal. Tartalmaznia kell teljes nevét és cégnevét. Példa: "Ez Jane Doe, aki a Suzy Jones cégtől hívja a fiókját." Győződjön meg róla, hogy tudja megmondani a hívott személy nevét, nem akarja sértegetni őket, mielőtt még beszélne velük.
03 - Beszélj lassan
Beszéljen elég lassan, hogy az üzenet fogadó személy hallhassa minden szót. Nagyon frusztráló, ha meglátogat egy üzenetet, hogy megtalálja, hogy a másik személy túl gyorsan beszél, hogy érthető legyen. Győződjön meg róla, hogy visszahívási számot hagysz, kétszer megismételjük, hogy a személy megjegyezhesse.
04 - Beszéljen világosan
Beszéljen közvetlenül a telefon szájcsövébe világos és megfelelően modulált hangszínnel. Ne tartsa a telefont az arc és a váll között úgy, hogy a fúvókát a nyakába helyezze; ez rendben van miközben tárcsáz vagy amíg a telefon cseng a másik végén, de nem egyszer csatlakozik.
05 - Tartsa rövidnek
Nem kell minden részletet elhagynia a hangposta üzenetében . A legtöbb üzleti telefonrendszer egy vagy két perces időkorlátot tartalmaz az üzenetekhez a hívás befejezése előtt. Hagyja rövid ismertetését a hívás okairól, és zárja be a visszahívási kérelmet.
06 - Professzionális befejezés
Csakúgy, mint egy profi üzleti levél, végül adja meg a kapcsolattartási adatait. Ha a személy nem ismeri Önt, vagy esetleg gondot okoz Önnek, ismételje meg nevét és cégét, valamint a legjobb módja annak, hogy elérje Önt. Ha már van egy erős munkakapcsolatod, előfordulhat, hogy kihagyja a neved megismétlését, de még mindig biztos, hogy megadja nekik a legjobb számot, hogy visszahívhassa Önt, és milyen időpontokban lesz elérhető.
07 - Leütött hívás?
Ha úgy gondolja, hogy hangpostaüzenetét a hangposta rendszer leállította, mielőtt befejezné, próbálja újra a hívást, és indítsa el azt a személyt, aki úgy gondolja, hogy az előző üzenetet eldobta. Próbálja meg rövid ideig tartani; nem akarsz kártékonynak találni. Csak nevezze el újra a nevét, és hagyja el a számát, olyan üdvözlettel, mint például: "Csak azt akartam, hogy biztos legyél az üzenetem, úgy hangzott, mintha elvonnánk.
08 - Gyakorolj és teszteld magad
Ha bizonytalan vagy ideges az üzleti üzenetek elhagyásakor, e, ismerkedjen meg egy barátjával vagy kollégájával. Hagyj nekik egy minta hangposta üzenetet, és kérdezd meg őket a kritikától: Túl gyorsan beszélsz vagy különben nehéz megérteni? Talán érdemes egy hangpostára hagyni magad, hogy meghallgassa, hogyan hangzik.