Az üzleti osztály telefonrendszerei itt tíz vagy annál több embert foglalkoztató irodákra vonatkoznak.
Milyen funkciókra lesz szükséged
Azok a funkciók, amelyek értéket jelentenek az Ön vállalkozásának, és összekapcsolják vállalkozását a világgal, növelni fogják a telefonrendszer teljes költségét.
A telefonrendszer értékesítője megpróbálja eladni az összes harangot és sípot (ez a munkájuk), de meg kell néznie minden egyes funkciót, és eldöntheti, hogy hozzáadott-e az üzletéhez vagy pénzt takarít meg.
Alapvető funkciók
Az alábbiakban néhány, az üzleti telefonrendszerben elérhető gyakoribb jellemző található. Minden egyes márka más, ezért kérje az eladótól a lehetőségek teljes listáját.
Az automatikus ügyintéző rendszerint egy recepciós helyét veszi át, ha a hívók számára lehetőséget ad a hívás elindítására (pl. "Nyomja meg a 3-at, hogy beszéljen valakivel a Sales-ban"). Azt is lehetővé teheti, hogy a hívók közvetlenül tárcsázzák a párt kiterjesztését.
- A konferencia funkciók lehetővé teszik, hogy két vagy több bővítmény csatlakozzon a beszélgetéshez. Általában az alapértelmezett kettő. Ha kettőnél többre van szüksége, kérdezze meg, hogy a résztvevők maximális száma. Egyes rendszerek csak belső bővítményeket engedélyeznek. Ha külső konferenciahívást igényel, kérdezd meg is erről.
- Az Automated Directory lehetővé teszi a hívók számára, hogy felkeressék a munkavállaló kiterjesztését azáltal, hogy beírják a nevük első néhány betűjét.
- A hangposta lehetővé teszi, hogy az üzenetet hagyják az alkalmazottak számára, amelyek nem érhetők el, vagy a telefonon. Egyes rendszerek képesek hangpostaüzeneteket továbbítani a munkavállaló e-mailjeire, és lehetővé teszik, hogy különálló, harmadik féltől származó hangpostaeszközök csatlakozzanak a készülékhez. Az árazástól függően ez megtakaríthat pénzt.
- A Hívás tartás lehetőséget ad arra, hogy a hívást tartsuk be, miközben a felhasználó más ügyekben vesz részt. Általában a rendszerhez tartozik.
- A hívásátirányítás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy átmenetileg továbbítsa az összes hívást egy másik mellékállomáshoz vagy a hangpostához.
- A gyorstárcsázás a gyakran használt telefonszámokat menti és lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy vagy két gombnyomással tárcsázza. Ez egy hasznos időmegtakarító a gyakran hívott számoknak.
- Az újratárcsázás lehetővé teszi az utoljára hívott szám újrahívását egy gombnyomással.
- A személyhívás lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy nyilvános címzési rendszeren beszéljen, hogy felhívja a munkavállalót, vagy adjon bejelentést.
- A Zenék a Holdon megadják a hívóinak, hogy hallgassanak valamit, miközben tartanak. Lehet, hogy zenét vagy előre rögzített üzeneteket hirdet a cégednek.
- A Back Up Power áramellátási áram esetén 10-60 perc alternatív áramforrást biztosít.
Fejlett funkciók
A fejlett funkciók jelentős költségekkel járnak a teljes rendszer számára, és folyamatos költségekkel járnak a rendszer élettartama alatt. Ezt azonban ellensúlyozhatja a csökkentett ügyfélszolgálat és az időtakarékos előnyök.
- A távoli helymeghatározási funkció egyszerű kapcsolatokat biztosít az off-site alkalmazottak vagy kis távoli irodák egyszerű tárcsázásával.
- A Find Me / Follow Me lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy telefonjukat egy másik telefonra, mobiltelefonra, otthoni telefonra, titkárra stb.
- A számítógépes telefon-integráció (CTI) lehetővé teszi a telefonrendszer számára, hogy kölcsönhatásba lépjen egy számítógépes rendszerrel. A példák közé tartozik a felhasználó azon képessége, hogy a telefonszámra kattintva megjelenik a képernyőn, és a telefonrendszer automatikusan tárcsázza a számot (rossz számok csökkentése és időt takarít meg); vagy az ügyfél telefonszámának átvitelét a számítógéphez, amikor felhívják annak érdekében, hogy felemelje az ügyfél számláját és megjelenítse azt a képernyőn a munkavállalónak, mielőtt válaszol a telefonra. Ez a lehetőség nagyon drága.
Milyen nagy a rendszernek
A következő kérdésre kell válaszolnia, hogy hol akarsz a telefonokon. Az alábbi lista azonosítja azokat a gyakori helyeket, amelyeken egy telefon mellékét kívánja megtalálni:
- Recepciós
- Minden iroda
- Fax
- Hitelkártya terminálok, adat portok
- Konferenciaterem
- Üzlet / raktár emelet
- Nyilvános terek (várótermek, folyosók, bejárati utak stb.)
Ezután meg kell határoznia, hogy hány egyidejű telefonhívás fog bejutni az irodába. A bejövő és kimenő hívások összege adott pillanatban a vonalak (vagy törzsek) száma, amelyekre szüksége lesz.
A közös konfigurációk 3, 8, 12, 16, 24 vagy 48 sor. A nagyobb rendszerek bővítőhelyekkel rendelkeznek, így később további vonalakat is felvehetnek. Ne feledje, hogy figyelembe veszi a jövőbeni növekedést (25% nem ritka). Fontos: ha ezt alábecsüli, akkor a hívók forgalmas jelzést kapnak, ha minden vonalat használnak.
Telefonrendszer kereskedő keresése
A kereskedő megtalálása nem nehéz. Először a "Telefonkészülékek és kellékek" weboldalra kereshet, hogy megtalálja a legközelebbi kereskedőt.
Az üzleti és irodatechnikai kiállítások is jó kiindulópontok. Nem csak akkor tud majd találkozni az értékesítéssel és az emberek támogatásával, de lehet, hogy kipróbálhatja a rendszert is.
Végül a legjobb módja az, hogy megkérdezzük. Kérdezze meg az embereket, akiknek van egy irodája. A szolgáltatás minőségét és a szolgáltatás színvonalát is megkaphatja.
A teljes költség kiszámítása
A rendszer összköltsége a következő összetevőkből áll:
- Az alapegység / rendszer az az egység, amely az egész telefonos infrastruktúrát vezérli. A költség attól függ, hogy hány funkció van, mennyi telefonkészüléket tud kezelni, és a telefonszolgáltatótól érkező vonalak száma.
A kézibeszélők / íróasztalok az asztalra vagy a falhoz rögzített egységek. Számos különböző stílusban, képességben és árban érkeznek. Az árak 70 és 1000 dollár között mozoghatnak. A példák közé tartoznak a következők: Alap (legolcsóbb), Középszintű, Executive / High-End, recepciós készletek (legdrágább) és konferenciatermek egységek. Egyéb lehetőségek közé tartozik a kihangosító fejhallgatók és a vezeték nélküli kapcsolatok. A legtöbb mobilegység saját tulajdonú, és csak a gyártó bázis rendszerével dolgozik. Ha meglévő telefonrendszert cserél, az összes új mobilkészülék (ha márkát vált) költségét a következő magasabb modellre frissítheti az egyetlen megfizethető megoldás.
- A vezetékek a szervezet véredényei, és nem szabad marginalizálódni. Ha irodát építesz, telepítsen további vezetékeket és tartályokat minden olyan területen, ahol úgy gondolja, hogy szüksége lehet a telefonra a jövőben. A költség a költségek egy töredéke lesz, ha később vissza kell mennie, és lyukakat kell fúrni a mennyezeten és a falakon. Ha egy meglévő vezetékkel rendelkező épületbe telepíti, kérje a kereskedőt, hogy ellenőrizze a vezetékeket a kompatibilitás érdekében, mielőtt aláírná a szerződést.
- A telepítés és a kezdeti konfiguráció lesz a projekt leginkább időigényes része. A telefonrendszerek nem működnek közvetlenül a dobozban, és valószínűleg telepíteni kell, és először egy képzett technikusnak kell konfigurálnia. Annak érdekében, hogy a lehető leggyorsabban fel tudjon lépni és futni, győződjön meg róla, hogy ez szerepel a szerződésben. További lehetőségek, amelyek tárgyalhatók, a karbantartás, a jövőbeni módosítások és a képzés az alkalmazottak számára.
A végső határozat meghozatala
A végső döntés a vállán nyugszik. A telefonrendszerek értékesítői agresszívek lehetnek, de ne felejtsétek el, hogy Ön "az ügyfél", és Ön felelős. Annak érdekében, hogy a lehető legjobb árat megkapja a kívánt rendszerhez, adja át igényeit több vállalatnak, és ajánlatot tegyen a projektre. Győződjön meg róla, hogy kap egy részletes javaslatot, amely lefedi a fent felsorolt területeket.
Nem fogsz visszaadni az alma-almás összehasonlítást, ezért kérdezze meg, hogy a szolgáltatások költségét külön-külön (vagy részletesen, ha azok egy csomagot tartalmaznak) feltüntetik. Ez lehetővé teszi, hogy meghatározzuk, mi okozza az árkülönbségeket. Ha még mindig nem biztos abban, hogy egy egyértelmű vezető, kérjen egy demót egy meglévő ügyfél webhelyén. Végül hasonlítsa össze a javaslatokat, és válassza ki az igényeit kielégítő megoldást, lehetővé teszi a növekedést, és ami a legfontosabb, a leginkább kényelmesen érezze magát.