Az e-mailek használata az üzleti életben
Az e-mail olyan népszerűvé vált, hogy egyes esetekben az emberek gyakrabban használják a telefont. Mivel az írásos szó annyira könnyen félreérthető, a megfelelő e-mail etikett megértése elengedhetetlen az üzleti környezetben.
Sajnos sokan nem értik, hogyan használják az e-maileket az előnyükre, és gyakran elszalasztják azokat az előnyöket, amelyeket az üzleti vállalkozás nyújt. A következő üzleti e-mail-etikett-szabályok segíthetnek az alkalmazottaiknak hatékony és hatékony e-mailek összeállításában.
01 - Csak tiszta és tömör e-mail küldése
02 - Mindig egy értelmes tárgysor használatát
Soha ne hagyja az e-mail tárgysorát üresen. Egy üres tárgysor az e-mailjét spamként jelöli meg, és soha nem érheti el célját. Az üres tárgysorokkal ellátott e-maileket gyakran figyelmen kívül hagyják, különösen, ha a beérkező címzett általában adott napokon sok e-mailt kap. Mindig olyan témacímet használjon, amely megfelelően tükrözi az e-mail tartalmát. Segítséget nyújt a címzetteknek az e-mailjeik hatékonyabb rendezésében, és ösztönözni fogja a gyorsabb választ az Ön e-mailjére.
03 - Kerülje az extravagánsan formázott e-maileket
Küldjön e-maileket professzionális formátumban. Kerülje a többszínű betűtípusokat és képeket a hátterek számára. Ezek az elrendezések elvonják az olvasót, vagy az üzenetet nehéz elolvasni. Az Ön által hozzáadott háttérképek felborulhatják az e-mailje fájlméretét. Ez kényszerítheti a lassú kapcsolatokkal rendelkező címzetteket, hogy aggodalmasan várják az üzenetet a letöltéshez. Az általad hozzáadott háttérképek felborulhatják az e-mailje fájlméretét. Ez kényszerítheti a lassú csatlakozású címzetteket, hogy aggodalmasan várják az üzenet letöltését.
Ha céged ragaszkodik ahhoz, hogy különleges e-mail íróeszközt használjon, hogy konzisztens megjelenést biztosítson, használja ki. A vállalati logó és az aláírási vonal professzionális képet nyújt az Ön e-mailjeire.
04 - Időben válaszoljon
Ne kérdezze meg az embereket, hogy időben válaszoljanak az e-mailjükre. Válaszolj azonnal, tiszta, tömör üzenettel. Ha több időre van szüksége, hogy megvizsgálja a választ, vagy több információt gyűjtsön, közölje az e-mail feladójával, ha válaszra vár.
05 - Használjon az Office-n kívüli válaszeszközöket
Ha távol leszel az irodától, és nem tudja elolvasni az e-mailjeidet, akkor használja az e-mail rendszeren kívüli eszközt, hogy automatikusan reagáljon bárkinek, aki megpróbál kapcsolatba lépni veled. Győződjön meg róla, hogy az automatikus válasz lehetővé teszi a feladónak, hogy tudja-e, hogy választ kap.
06 - Ne sírj farkasszemet magas prioritású zászlókkal
A legtöbb e-mail rendszer lehetővé teszi, hogy jelöljön ki egy e-mailt a "Nagy prioritás" vagy a "Rush" kategóriában. Ne tegye ezt az alapértelmezett e-mail zászlónak. Használja takarékosan, vagy a címzettek figyelmen kívül hagyják az elsőbbségi zászlót. Ha végre elküld egy valóban fontos e-mailt, akkor nem kapja meg a figyelmet, amit érdemel.
07 - Fontold meg, hogy a "Minden válasz" szükséges-e
Ne ösztönösen kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra minden olyan e-mailhez, amely több feladóval vagy címzettel rendelkezik. Tekintsük a témát, és döntsük el, ki kell olvasnia a választ. Folyamatosan mindenkire reagálva szükségtelenül hamarosan hírnévre tesz szert, mint "üzleti spammer", és az emberek elkezdhetik figyelmen kívül hagyni e-mailjeit.
08 - Külön üzleti és személyes e-mail fiókok
Hacsak nem vészhelyzet, ne használd az üzleti e-mailedet személyes levelezéshez. Még ha a saját vállalkozásod is, jó ötlet, hogy két különálló e-mail fiók van. Lehetővé teszi az e-mailek rangsorolását és a nem kapcsolódó személyes üzeneteket az üzleti hálózatból.
09 - Professzionális e-mail fiók nevek használata
Használja saját nevét bármely üzleti e-mail cím részeként. Például james.bucki@example.com vagy jbucki@example.com. Kerülje a beceneveket, fogantyúkat, monikert vagy homályos referenciákat. Ne használja például a soccer.mom@example.com vagy a baseball.nut@example.com szolgáltatást.
10 - Az e-mail a legjobb a válaszért?
Ne használja az e-mailt egyetlen kommunikációs eszközként. Nem minden üzenet megfelelő e-mail, és vannak olyan idők, amikor egy rövid telefonhívás vagy egy rövid irodai látogatás hatékonyabb módja lehet az üzenet közvetítésének. A telefonon való találkozás vagy beszélgetés emberi beavatkozást vezethet be az interakciókba, és ez mindent megtehet, ha megpróbál valamit megmagyarázni, vagy meg akarja győzni valakit, hogy tegyen lépéseket.
11 - Legyen érzékeny és hozzáférhető
Soha ne használjon e-mailt a kapcsolat vagy szerződés megszüntetésére. A professzionális üzleti levelezésben mindig tartalmazzon egy aláírási sort, amely alternatív megoldásokat kínál az Önnel való kapcsolatfelvételre. Például felveheti az irodai, fax- és mobiltelefonszámokat, valamint az irodai levelezési címét.
12 - Kerülje a masszív mellékletek e-mailezését
Soha nem tudhatod, hogy a címzett hogyan és hol fog hozzáférni e-mailjéhez. A mobileszközök elkezdhetik letölteni a fájlt, mielőtt megkérik a felhasználót a letöltés megerősítésére. Hosszú időt vehet igénybe és sávszélességet vehet igénybe, amelyet a címzettnek meg kell fizetnie. A mellékletek együttes mérete 50 MB alatt maradjon.
Ha nagy fájlt kell küldenie, először kérdezze meg a címzetteket, és kérdezze meg, hogyan szeretné megkapni a fájlt. A fájl elküldéséhez fájlátviteli szolgáltatást is használ.
13 - Gondolj, mielőtt elküldenéd ezt az e-mailt
Végül egy pillanatra, és fontolja meg, amit írt, mielőtt megnyomja a "Küldés" gombot. Ez valami, amit nem kellene elküldeni egy e-mailben? Személyes jellegű és nem alkalmas a cég e-mail rendszerének használatára? Írta az e-mailt, miközben dühös volt, és olyan részeket is tartalmazott, amelyeket később megbánhat? Ha igen, akkor nyomja meg a "törlés" gombot.