Számviteli hibák történnek időről időre, de sok közös számviteli hiba elkerülhető a megfelelő tervezés és előkészítés. Mindannyian tudjuk, hogy általában több időt vesz igénybe a hiba kijavítása, mint az első alkalommal történő helyes megoldás. Érdekes módon olcsóbb a projekt korai hibáinak azonosítása és kijavítása ahelyett, hogy később kijavítaná a problémát.
Ha hosszú távú projektként kezeli vállalkozását, akkor proaktívvá válik, ha tudatában van azoknak a gyakori hibáknak, amelyeket mások korán kijavítanak és korrigálnak, ami nem csak a cég időt, pénzt és fejfájást takarít meg, hanem versenyképes előnyöket kínál a piacon az egyszerűbb műveletek és a jobb vevői elégedettség érdekében. Az alábbiak a közös számviteli hibák, amelyeket minden CPA a kisvállalkozások számára jelentett.
01 - A számviteli eljárások nem teljesítése
Hasznos lépés a szabványosított űrlapok és ellenőrző listák kidolgozása a következetesség és pontosság biztosítása érdekében. Például meg szeretné dokumentálni az új gyártók létrehozásának folyamatát.
Szüksége lesz az eladó nevére, címére, telefonszámára és munkáltatói azonosító számára (EIN), többek között a bizonylatokra, az ajánlásokra vagy az aláírt szerződésekre. Ezután be kell írnia ezeket az információkat a számviteli szoftverébe, hogy feldolgozhassa a kifizetéseket.
Szükséged lesz arra, hogy eltarthassa a szükséges információkat az eladóktól, készítsen szabványosított űrlapot vagy ellenőrző listát annak biztosítására, hogy megkapja ezeket az információkat, majd dolgozzon ki egy írásos szabályzatot, amelyet alkalmazottai követhetnek.
02 - Munka nélküli költségvetés
Hozzon létre egy olyan költségkeretet, amely alapján megállapíthatja vállalkozásának működési eredményeit. A költségvetések nemcsak a túlköltekezés csökkentésére szolgálnak, hanem reális, írásos pénzügyi célok létrehozására is felhasználhatók. A költségvetéseknek mindig a valóságban kell megalapozódniuk, de minden bizonnyal felhasználhatja a költségvetését ésszerű pénzügyi célok megállapítására, függetlenül attól, hogy növeli-e a bevételeket, vagy csökkenti a működési költségeket.
03 - Adatbeviteli hibák létrehozása
Adathasználati hibák időről időre előfordulnak. Miközben nem tudja megakadályozni minden adatbeviteli hibát, megfelelő házirendet végezhet a különböző megbékélések időben történő végrehajtásával annak érdekében, hogy az adatbevitelek gyorsan észlelhetők és javíthatók legyenek.
Például havi banki egyeztetéseket, valamint követeléseket és fizetendő összeegyeztetéseket szeretne végrehajtani. Ön is futtathatja a költségkeret-tényleges eltéréseket a bevételek vagy kiadások osztályozásával kapcsolatos esetleges hibák azonosításához, illetve rendszeres időközönként futtathatja az ügyfélbevételeket vagy a szállítói fizetési jelentéseket annak érdekében, hogy minden bevétel és kifizetés ésszerű legyen.
A szokatlan tranzakciókat felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy adatbeviteli hibák ne történjenek, és hogy az ügyletek pontosak.
04 - A számviteli szoftverek biztonsági mentése elmulasztása
Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a vállalkozás számviteli szoftvereiről és egyéb adatairól. Számos kisvállalati számviteli szoftver program rendelkezik olyan funkcióval, amely lehetővé teszi a számviteli program automatikus biztonsági mentését.
Használd. Szintén időt kell hagynia a biztonsági másolatok ellenőrzésére, még akkor is, ha a biztonsági másolatot használja, hogy lássa, hogy a szokásos módon működik-e a vállalkozásával.
Néha a fájlok sérülnek; néha nem készítesz biztonsági másolatot az összes szükséges adatról. A gyors ellenőrzés azonosítja a biztonsági mentési folyamat problémáit, így biztosítva, hogy mindent megtesz, amire szüksége van, hogy folytassa működését az üzleti életben, ha szükség van rá.
05 - Túl sok embert csinálsz
Előnye lehet olyan adminisztratív feladatok kiszervezése , amelyek nem jelentenek értéket a vállalatnak.
Például az adókönyvelő valószínűleg jobban ismeri az adótörvényt, mint ön, ezért az adótervezés és az előkészítés kiszervezése a könyvelőhöz csökkenti az adókötelezettségét, növeli az adózási előírások betartását, és több időt hagy Önnek a jövedelemtermelő tevékenységek.
Számos kisvállalkozó nem akarja átruházni a felelősséget más képes szakemberekre, de a számviteli, jogi, informatikai és egyéb adminisztratív funkciók kiszervezése csökkentheti a hibákat és növelheti a jövedelmezőséget, ha az újonnan létrehozott időt bölcsen használja.
06 - A jövedelem és kiadások helyes kategorizálása elmulasztása
A shoebox számviteli módszer valószínűleg nem jó választás azoknak a kisvállalkozásoknak, amelyek évente több tranzakciót tartalmaznak. Minden pénzt, amely bejövő és kimenő üzletből, a megfelelő kategóriába kell besorolni.
Az üzleti tulajdonosok, akik a számviteli nyilvántartásuk tetején maradnak, nem hibáznak. Tudni fogják, hogy ki számlázott, mennyit, és hogy az ügyfél fizetett-e vagy sem.
Azt is meg fogja találni, hogy az év végi adóbevallás sokkal simább lesz, mint megpróbálja összeszerelni azokat a rekordokat, amelyekre szükséged van, hogy előkészítsd az üzleti adóbevallását közvetlenül a visszatérés előtt.