Hogyan készítsünk üzleti folytonossági tervet a kisvállalkozásoknak?
Olyan terv, amely előre nem látható események esetén akadályozza az üzleti zavarokat. Vagy, ha úgy tetszik, "... a szervezet üzleti ciklusának időben történő és rendezett újraindításának biztosítására alkalmazott eljárások révén, hogy képesek végrehajtani a terveket az időérzékeny üzleti vagy szolgáltatási műveletek minimális vagy nem megszakításával" ( Facility Management Journal).
Az üzletmenet-folytonossági terv célkitűzései a következők:
- A személyzet egészségének és biztonságának biztosítása
- Az üzlet termékeinek és / vagy szolgáltatásainak nyújtására vonatkozó képességének megszakításainak minimalizálása
- A pénzügyi veszteség minimalizálása
- A katasztrófa utáni meghatározott időben képes újrakezdeni a kritikus műveleteket
A jól átgondolt üzletmenet-folytonossági terv a különbségtételt jelenti a vállalkozás túlélése és kudarca között, ha katasztrófa szenved. Tűz, árvíz, merevlemez-meghibásodás vagy adatlopás - ezek közül bármelyik vagy mindegyik letörölheti üzleti tevékenységét. Az üzletmenet-folytonossági terv összeállításához szükséges idő segít abban, hogy vállalkozása a lehető legrövidebb időn belül képes legyen a műveletek folytatására.
Vállalati készenléti terv létrehozása:
1) Határozza meg, hogy a fő kockázatok milyenek a kisvállalkozások számára.
Adatlopás? Árvíz? Földrengés? Kifogásolva, hogy milyen típusú katasztrófák valószínűleg segítenek a folyamatosság tervének összpontosításában, és nem pazarolnak időt és pénzt arra, hogy felkészüljenek valamire, ami valószínűtlen.
Nincs értelme a földrengés helyreállításának megtervezésében, például ha az Ön vállalkozása nem található földrengés zónában. De ne felejtsük el a növekvő kockázatokat, amelyeket gyakran figyelmen kívül hagynak a kisvállalkozások, például a számítógépes támadások, a hacker tevékenység és a szabotázs.
2) Döntse el, mi lenne feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a kisvállalkozás újra elkezdhesse a működését, ha egy üzleti katasztrófa leállt, és lépéseket tesz annak biztosítása érdekében, hogy ezek az alapvető dolgok gyorsan hozzáférhetőek legyenek.
Ezek a lényegesek lehetnek a személyzet, az adatok, a berendezések, a pénzügyi juttatások és az infrastruktúra védelme.
Mely emberek kulcsszerepet játszanak a műveletekben? Milyen eszközökre van szüksége a kritikus termékeinek és / vagy szolgáltatásainak előállításához és szállításához? Lehet, hogy megállapodást köthet egy másik vállalkozással, amely rendelkezik a szükséges felszereléssel. Milyen készletek szükségesek? Előzetesen megtudja, ki lenne az alternatív szállítók vagy szállítmányozók, ha az Ön jelenlegi berendezése nem működik. Mennyi ideig működhetne a vállalkozásod, ha a bevételi forrása leállt? Hol szerezned a pénzt, hogy megtartsd?
2) Készítsen evakuálási tervet fizikai katasztrófa esetén.
Menjen át a személyzettel és tegye azt láthatóan az üzleti helyiségekben. Hogyan ismerik a személyzet az evakuálást? Mit kell tenniük, amikor értesítést kapnak egy evakuálástól? Milyen utak állnak rendelkezésre az épület (ek) ben? Hol találkoznak az emberek az épületen kívül? Ki a felelős azért, hogy ellenőrizze, hogy mindenki biztonságban van?
3) Hozzon létre egy kommunikációs ventilátor-rendszert.
Ha valami történt a te dolgodban, ki lenne felelős azért, hogy értesíti az ott dolgozó embereket? Győződjön meg róla, hogy a telefon- és e-mail címjegyzékek naprakészek, és hogy a másokkal való kapcsolatfelvételért felelős személyek nyomtatott listákat állítanak elő, mivel az összes technológia előbb-utóbb, és általában a leginkább kellemetlen időben megszűnik.
Döntse el továbbá, hogy ki lesz felelős a nyilvánossággal való kommunikációért és a (az üzleti weboldal frissítéséért, a közösségi médiában való közzétételért, sajtóközleményekért, az ablakok aláírásáért, a rádiós közleményekért stb.),
4) Győződjön meg róla, hogy a helyszíni vészhelyzeti készletek teljesek és naprakészek.
Ezek a munkahelyi elsősegélykészletek A St. John Mentőszolgálat ellenőrzőlistái pontosan megmutatják, hogy a különböző méretű vállalkozásoknak milyen elsődleges segélykészleteket kell tartalmaznia az alkalmazottak számának megfelelően. Attól függően, hogy milyen típusú katasztrófák léphetnek fel az Ön területén, érdemes lehet további felszerelést adni. Például egy gallon víz / fő / nap az egyik ajánlott készlet a listán a vészhelyzeti kellékek a kiskereskedelmi áruház.
5) Most lépéseket tesz az üzleti adatok védelme érdekében.
Üzleti adatai a legértékesebb értéket. Ha ellopták vagy megsemmisítették volna, képes lenne az üzleted gyorsan felkelni és újra futni, vagy akár egyáltalán folytatni?
A 3 lépés a sikeres adatmentéshez megmagyarázza, hogy miként tudhatja meg, hogy az üzleti adatai védettek és gyorsan elérhetőek lesznek. Az adatvédelem egyike annak a sok előnynek, amellyel üzleti tevékenységét a felhőalapú számítástechnikára váltja .
6) Biztosítsa, hogy vállalkozása megfelelő biztosítással jár.
A tűzbiztosítás az a típus, amely elgondolkodik, de a tűz nem feltétlenül az egyetlen lehetséges katasztrófa, amelyet a kisvállalkozás tapasztalhat. Az egyéb nyilvánvaló fizikai katasztrófák, például az árvíz vagy a szél károsodása mellett, tekintse meg például a lopásból eredő károkat. És akkor ott van a potenciális felelősségvállalási tényező, ha a kisvállalkozás olyan tevékenységekkel foglalkozik, amelyek esetleg perekhez folyamodhatnak.
A megfelelő biztosítási típus kiválasztása a kockázatok fedezésére és a jó, naprakész biztosítási fedezettel hosszú utat fog megtenni a kisvállalkozások újbóli elindításához és újraindulásához, ha katasztrófa szenved.
8) Ismerkedjen meg a szomszédokkal.
A környező vállalkozások tulajdonosainak kommunikációs vonalainak megnyitása valóban előnyös lehet az üzletmenet-folytonosság tervezésében. Tudassa velük, hogy mit szeretne tenni, és nézze meg, hogy be tudja vonni őket. Elképzelhető, hogy megoszthatja a folytonossági tervezéssel kapcsolatos egyes költségek költségeit, vagy a katasztrófa esetén segítséget nyújtani egymásnak. A koordinált vészhelyzeti tervek különösen fontosak a szomszédos térségekhez hasonló vállalkozások számára, például a szalagtermekben vagy a városi utcák mentén.
9) Ellenőrizze a helyi programokat és erőforrásokat.
Városa, városa vagy az üzleti életben részt vevő bizottságban előfordulhatnak készenléti tervek / katasztrófa-elhárítási tervek vagy olyan erőforrások rendelkezésre bocsátása, amelyek megkönnyítik Önnek a saját terve összeállítását. Például Ottawa városa tájékoztatást nyújt az ottawai vállalkozások számára a sürgősségi felkészültségről honlapján, és képzési workshopokat kínál a témában. Tekintse meg, mi van a városban, mielőtt saját üzleti katasztrófavédelmi tervét megírná.
10) Tegye össze mindent.
Ahogy a folytonossági terven dolgozik, tegye be az összes darabot nyomtatott formában. (A digitális másolatok szépek, de nem nagyon hasznosak, ha a készülék kialszik és / vagy digitális eszközöket nem lehet használni.) A háromgyűrűs kötőelem jól működik. Vegye fel a vállalkozás evakuálási tervét, kommunikációs tervét, a sürgősségi készletekre és biztosítási kötvényekre vonatkozó információkat, az adatvédelmi intézkedéseket és a működési lényegét, valamint részletezze minden olyan intézkedésről, amelyet megtartott, hogy újra megőrizze és újra működjön.
11) Kéznél kell tartani az üzleti készenléti tervedet.
Végül, de nem utolsósorban, gondoskodni kell róla, hogy a katasztrófa tervét könnyen hozzáférhető helyen tartsa, és győződjön meg róla, hogy mindenkinek, aki tudnia kell, hol van, tudja, hol van. Azt is meg kell rendelnie egy személyt és egy másodpercet, hogy megragadja az üzleti készenléti tervet a kiutat, ha az üzleti katasztrófa miatt szükség van a helyiségek távozására.
12) Használja az Ön üzleti weboldalát és a közösségi médiát
Az Ön üzleti weboldala és a közösségi médiaplatformok, mint a Facebook , a LinkedIn és a Twitter kiváló módja annak, hogy vészhelyzet esetén kommunikáljanak az ügyfelekkel és az üzleti partnerekkel. Ne hagyja, hogy az ügyfelek megkérdezzék, nyitottak-e vagy sem, amikor a katasztrófa sztrájkol - egy gyors post a Facebookon tarthatják naprakészen.
Az üzleti folytonosság tervezése kifizetődő
Könnyű letenni az üzletmenet-folytonossági tervezést. Mindig vannak azonnali "válságok", amelyek felkeltik a figyelmet. De mennyire fontosak valójában olyan eseményekhez képest, amelyek órákon, napokon vagy heteken keresztül leállítják üzletét? Az üzletmenet-folytonossági terv készítésének ideje óriási nyereséggel jár, ha katasztrófa szenved.