A vállalati nyilvántartások azok a nyilvántartások, amelyeket egy amerikai vállalatnak meg kell tartania annak érdekében, hogy megmutassák, hogy a Belső Bevételi Szolgálat és az állam székhelye szerinti állam törvényei szerint működik (amely üzleti vállalkozásként alakult).
Miért szükséges a vállalati rekordok?
Vállalati feljegyzésekre van szükség annak igazolására, hogy a vállalat megfelelően működik a Belső Bevételi Szolgálat által megkövetelt módon, annak igazolására, hogy a vállalat különálló egység, és a vállalati pajzs felelősségének fenntartása.
Mi a Corporate Records Book?
Egyes vállalatoknak van egy vállalati nyilvántartásuk "könyve", amely magában foglalja az összes szükséges dokumentumot. Más esetekben a vállalati nyilvántartásokat interneten vagy egy irattári szekrényben tárolják. A nyilvántartásoknak egy helyen kell lenniük, és rendelkezésre kell állniuk, ha az Internal Revenue Service ellenőrzi a vállalatát.
A vállalati rekordokat "a felhőben" is megőrizheti, de ezek a nyilvántartások tartalmazhatnak bizalmas információkat és szabadalmaztatott folyamatokat, ezért győződjön meg róla, hogy a kiszolgáló biztonságos. Susan Ward, a Small Business-Canada szakértő nagyszerű cikket tartalmaz a dokumentumkezelésről , amely segíthet ebben a projektben.
Hogyan készülnek a vállalati rekordok? Ki tartja a vállalati rekordokat?
A vállalati nyilvántartásokat a vállalat igazgatósága hozza létre. A testület olyan dokumentumokat hoz létre, mint a társaság alapító okiratai és éves jelentései. Az igazgatótanács ugyancsak létrehoz és szerkeszt olyan dokumentumokat, mint például indítványok és jegyzőkönyvek a testület ülései során.
A vállalati titkár általában az összes vállalati nyilvántartás megőrzésére szolgál. Természetesen minden nyilvántartást alá kell írni, és a meghozott intézkedéseknek dokumentációval kell rendelkezniük. Ha a vállalat részvényekből áll, akkor a vállalati titkár (általában az adott személy hivatala) nyomon követi az állományi nyilvántartásokat.
A testületi titkár minden egyes fórumon találkozik, és megjegyzi , hogy mely testületi tagok vannak jelen és hiányoznak.
Az igazgatótanácsi határozatok nyilvántartása
A testületi testületek jóváhagyják az általános politikákat és határozatokat (döntéseket), és nem vesznek részt a vállalkozás napi döntéshozatalában. A vállalati testület egyik legfontosabb tevékenysége, hogy határozatokat hozzon. A határozatok alapvetően dokumentumok, amelyek rögzítik a döntéseket. Vállalati állásfoglalások sok helyen megoldhatók, többek között:
- A vállalat jelentős tranzakcióinak nyilvántartása
- A szerződések jóváhagyása
- Ingatlanok eladásának vagy megvásárlásának nyilvántartása (földterület és épületek)
- Nagyszámú alkalmazott felvétele vagy elbocsátása
- Új piacra vagy új helyszínre bővül
Mindezeket a döntéseket és még sok mindent rögzíteni kell.
Milyen egyéb rekordokat kell tartalmaznia?
- Az Ön Alapító okirata és a jelen dokumentumot módosító cikkek. Ezek a cikkek az Ön államához vannak csatolva, de még mindig szüksége van egy példányra az eredeti és minden változásról.
- Vállalati szabályzat . A szabályzat az irányító elvek a társasági igazgatóság munkájára irányul. A szabályzat magában foglalja a vállalati tisztségviselőket , az éves megbeszélésről szóló információkat és azt, hogy az igazgatótanács hogyan határozza meg a politikát és a szavazatokat.
- Az összes részvényes és igazgató találkozó jegyzőkönyve, beleértve az éves rendes ülést is
- Éves jelentések
- Tőzsdei nyilvántartás az állományi tranzakciók nyomon követésére és az állomány tulajdonjogának ellenőrzésére
- Vállalati üzleti és adóügyi határozatok
- Fogadási és kinevezési döntések
- Rendező összeférhetetlenségi határozatok
- Megoldások a vállalat által nyújtott és általa nyújtott kölcsönökre
- A munkavállalói juttatásokra és nyugdíjazási tervekre vonatkozó határozatok
- Stock osztalék felbontása
Kövesse az állami törvényeket az igazgatóság megalakításában és a nyilvántartások vezetésében
Ahogy létrehozod a vállalatodat, ellenőriznie kell az államot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy követi az állami iránymutatásokat a vállalat szervezéséhez és működtetéséhez. Valamennyi állam rendelkezik a vállalatokra vonatkozó külön szabályozással. További információért forduljon az államtitkárához vagy az ügyvédjéhez.