Az új ügyfélbarát levél értékes része az új ügyfelek megszerzésének, különösen ha az Ön üzleti tevékenysége a személyes kapcsolatokra koncentrál. Az új vevői üdvözlő levél készítésének ideje néhány előnyökkel jár:
- Megmutatja ügyfeleinek, hogy értékeljük üzleti tevékenységüket
- Hivatalosan bemutatja cégét új ügyfeleknek
- Biztosítja az új ügyfeleket, hogy megfelelő döntést hoztak a vállalat megválasztásában
- Fontos kapcsolattartási információkat biztosít
Ez a lépésenkénti bemutató bemutatja Önt egy új ügyfél üdvözlő levél formátumban és az általa tartalmazott szakaszokban, így saját sablonként használhatja.
01 - Céges fejléc
Az új ügyfél üdvözlő levele nyomtatható a vállalati levélpapírra, vagy legalább tartalmazza az Ön elérhetőségi adatait.
A professzionális levélpapír a céges márkázással kiválóan alkalmas arra, hogy megerősítse márkáját az üdvözlő levelek és az összes ügyfélkommunikáció révén. Ha azonban nincs új levélpapírja az új ügyfélbarát levélhez, akkor a következőket kell tartalmaznia:
- Cégnév
- Visszaszállítási cím
- Telefonszám
- Email cím
Szívesen beírhatja a faxszámot, a vállalati webhelyet és az elérhető egyéb kapcsolattartási módszereket is.
02 - Dátum és címzett címe
Az új ügyfélbarát levél kezdetének tartalmaznia kell a levél és a címzett levelezési címének dátumát, mindegyik balra igazítva.
A címzett címsorának jellemzően a következőket kell tartalmaznia:
- Teljes név (előtaggal)
- Cím
- Vállalat
- Levelezési cím
03 - Köszöntő
Az új vevői üdvözlő levél ezen részében tipikusan üdvözli a címzett nevét, majd egy kettőspontot.
Akár üdvözölni szeretné a címzettet az ő keresztnevével (vagyis Jane-vel), vagy hivatalosan, előtaggal és vezetéknévvel (vagyis Kedves Ms. Doe), az ügyfélével való kapcsolatától függ.
04 - Üdvözlõ üzenet
Új üdvözlő levél nyitó mondata az üdvözlés után érkezik, és tartalmaznia kell egy üdvözlő üzenetet az ügyfélnek.
Íme egy példa egy új ügyfél üdvözlő levél nyitó mondatára:
"Az egész Smith Consulting munkatársa nevében szeretném megragadni az alkalmat, hogy új ügyfelet fogadjunk, és örömmel fogadjuk Önt."
05 - Bevezetés a Társaságba
Az új vevői üdvözlő levél testének tartalmaznia kell egy bevezetést a vállalatához, valamint meg kell ismételnie képességeit.
Íme egy példa a vállalat bevezetésére:
"A Smith Consulting-nál büszkék vagyunk arra, hogy ügyfeleinknek érzékeny, hozzáértő és kiváló szolgáltatást kínálnak ügyfeleink számára, amelyek üzleti tevékenységünk legfontosabb részét képezik, és fáradhatatlanul dolgozunk teljes elégedettségének garantálásáért, most és mindaddig, amíg Ön ügyfél .”
Ebben a részlegben Ön is be szeretne mutatkozni önmagára, és tájékoztatnia kell az ügyfelet arról, hogy milyen szerepet fog játszani a vállalatával folytatott ügyeiben.
Íme egy példa egy személyes bevezetésre:
"Örülök továbbá, hogy tájékoztathatom Önt arról, hogy én leszek az Ön elsődleges kapcsolattartója a cégnél, és arra buzdítom, hogy bármikor felvehesse a kapcsolatot veled a kérdéseivel, észrevételeivel és visszajelzéseivel kapcsolatban."
06 - Kapcsolatfelvételi adatok
Az új vevői üdvözlő levél egyik legfontosabb része az a szakasz, amely magában foglalja a különböző módokat, amelyekkel kapcsolatba léphet velük, egy helyen. Az üdvözlõ levél ezen részének világosan meg kell adnia, hogy mikor és mikor léphet kapcsolatba Önnel az ügyfél, ha kérdései vannak vagy más kérdések merülnek fel.
07 - Megerősítés
Az új vevői üdvözlő levél utolsó részének ismét köszönetet kell mondanom az ügyfelének az üzleti tevékenységéhez, majd erősítse meg, hogy örömmel fogadja őket ügyfélként, és készen áll arra, hogy megtegye a szükséges lépéseket annak biztosítására, hogy elégedettek legyenek.
Az ötlet az, hogy lezárja a levelet egy pozitív megjegyzésben, és hagyja üdvözölni, értékelni és fontosnak az új ügyfelet.
Íme egy példa az új ügyfél üdvözlő levél utolsó mondatára:
"Jane, köszönöm megint, hogy megbízta a Smith Consulting-t a legfontosabb üzleti igényeivel kapcsolatban.
08 - Zárás
Az új vásárlói üdvözlő levél zárása magában foglalja az áhítatot (őszintén, tisztelettel, tisztelettel, igazán stb.), Írásos aláírásával, nevével és címével.
Fontos, hogy mindig beillessze a tényleges aláírást, és ne egy számítógép által generált aláírást a levél személyre szabásához. Az aláírásnak meg kell neveznie az elismerést és a nevedet, így néhány helyet hagyhatsz rajta.