Válassza ki a témát és a helyet
Ez a lépés azt a két változót jelenti, amelyet a közönség minden más előtt meg akar tudni.
A találkozó "ahol és miért" azonnal hatással lesz arra, hogy ki lesz meghívva, és hogy részt vesz-e.
A választott helyszín hatással van az általános találkozóra, és befolyásolja az ember döntéseit, amelyeket az esemény megtervezésénél meg kell tennie.
Azonosítsa a résztvevőket
A koncentrált és produktív találkozó futtatásának nagy része elkerüli a zavarokat, és ez azt jelenti, hogy korlátozzák a meghívókat a legfontosabb döntéshozóknak. A vállalati kultúrában van egy tendencia, hogy az összes kapcsolt felet bevonja a kommunikációba, de növelheti a termelést azáltal, hogy kiküszöböli azokat a társakat, akik lassíthatják a haladást a jelentéktelen vitákkal. Ahelyett, hogy meghívná a nem szavazó résztvevőket, ösztönözze a kulcsfontosságú résztvevőket, hogy beszéljenek alárendeltjeikkel, mielőtt találkoznak.
Ajánlat három időpontot és időt
Legyen óvatos, hogy érdeklődjön az egyes résztvevők elérhetőségéről. Könnyű megnyitni a "Pandora dobozát" a kérdésekben, amikor egy kölcsönösen előnyös dátumot ütemezünk a találkozóhoz.
Ennek egyik módja az, hogy adjunk néhány dátumot és időpontot, majd kérdezzük meg mindegyik személyt, hogy melyik működik legjobban. Ha szerencsés vagy, akkor az egyik időpont mindenkinek megfelel. Ha nem, ne féljen kérdezni a kilátástalanokat, ha tudják igazítani a naptárukat a többség befogadására.
Útvonal létrehozása
Rendkívül fontos, hogy legyen egy ütemterv arról, hogy mely témák kerülnek megvitatásra, és ki fogja vezetni az ülés minden egyes szegmensét.
A tervezőknek esetleg tanácsot kell kérniük a felső vezetők részéről, hogy pontos útvonaltervet készítsenek. Miután elkészült az első tervezet, azt jóváhagyásra meg kell küldeni a csoportnak.
Beszélje meg a bemutató igényeit
Rengeteg különböző módja van arra, hogy ötleteket mutasson be a csoportnak, és minden tervezett előadónak saját preferenciája lesz. A PowerPoint funkciók, az internet-hozzáférés és a fehér tábla csak néhány komponens, amire szükség lehet. Légy proaktív ezen részletek megkeresésében, és kövesse nyomon az igazgatás néhány nappal az ülés előtt.
Étkeztetés
A kisebb összejövetelekhez szükséges élelmiszerek megrendelésének kulcsa a menü funkcionális. Nem szeretné, hogy a vendéglátás zavarja az üzleti tevékenység bármely aspektusát, ezért elkerülje a túlzottan formális ételeket, ha lehetséges. Ha egy lefoglalt ebédet kérnek, próbáljon meg egy szomszédos helyiséget foglalni az étkezéshez, hogy a résztvevők a lehető leghamarabb visszatérhessenek a megbeszéléshez.
Küldje el a részleteket
Körülbelül hét nappal az esemény megkezdése előtt az útvonal és a részletek végleges példányát el kell küldeni minden résztvevőnek. Ez magában foglalja mindazt, amit a nap folyamán megrendeltek. Szintén tartalmazzon utasításokat, parkolóinformációkat, szobaszámokat és vészhelyzeti kapcsolatokat.
Ha ügyintézőkkel dolgozik, másolja át az adminisztratív asszisztenseiket az e-mailre is.
Találkozó nap
Az ülés tervezőjeként az Ön feladata, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az esemény sikeresen elindult. Természetesen érdemes előre megérkezni a helyszínen, hogy ellenőrizze a szobát, és találkozzon a vendéglátó és az A / V koordinátorokkal. A helytől függően érdemes feltüntetni a jelzőtáblákat is , hogy mindenki megtalálja a helyiséget.
És ott van - nyolc viszonylag egyszerű lépés a sikeres kis találkozó tervezéséhez.
Az egyes lépések végrehajtása nyilvánvalóan időt és szorgalmat igényel a maga részéről, de a terveknek a résztvevők felé történő kommunikálása félig a csata. Minél több ember tudja, mit várhat a találkozóról, annál jobban felkészülnek arra, hogy leálljanak az üzletbe.