10 tipp a sikeres belső vállalati eseményekhez
Ha azzal a feladattal volt megbízva, hogy cégének évente dolgozó üdülési pártot tervezzen, kövesse néhány alapvető iránymutatást, hogy a lehető legtöbbet hozza ki különleges eseményéből, és segíthet a költségek csökkentésében anélkül, hogy befolyásolná a minőségét. Az üdülési party megközelítésének és végrehajtásának legjobb módját alaposan megvizsgálva olyan élményt hozhat létre, amely nem csak a vállalati morál javítását szolgálja, hanem növeli az alkalmazottak elégedettségét és megtartását az egész fórumon.
Fontos, hogy kezdődjenek az alapokkal - milyen téma legyen a pártnak, hova kell történnie, hány ember jön, mikor történjen meg, és milyen ételeket és italokat szolgálnak fel az alkalom alatt - mielőtt áttérnének a speciális tervezésre és végül az események végrehajtását.
01 - Az ünnepi társasági esemény alapelemei
Természetesen, mint bármely más eseményhez vagy projekthez, létre kell hoznia egy projekttervet, amely meghatározza a munkavállalói szabadságra vonatkozó esemény részleteit. A téma, a helyszín, az idő, a dátum, a vendégek száma, az étel- és italválaszték, a dekoráció és az esemény napirendjét mindenképpen figyelembe kell venni, mielőtt elkezdené végrehajtani az eseményt.
Minden jó pártnak szüksége van ezekre az alapvető elemekre, hogy sikeresek legyenek, de nem mindent kell kőbe tenni, mielőtt elkezdené végrehajtani az igényeinek kielégítését (például egy helyszín biztosítása, egy vendéglátó lefoglalása vagy egy naptártervezés).
Bár ezeknek a döntéseknek a megközelítése sokféleképpen lehetséges, és a magasabb szintű elképzelések, mint például a téma és az időzítés döntése gyakran a vállalat vezetői közé tartozik, az eseménygyártó helyett, akkor a legjobb, ha egy csapattal dolgozik, hogy eldönthesse, mely adatok felelnek meg a konkrét vállalat.
02 - Válassza ki a leghatékonyabb időt a rendezvény megtartására
Sajnálatos módon nem mindenkinek lesz lehetősége arra, hogy részt vegyen az eseményen, mert valaki vissza kell maradnia, és válaszolnia kell az ügyfélhívásokra és kérdésekre. De egy ebédidő esemény lehetővé teszi a szervezet számára, hogy ellenőrizze a költségeket, és csökkenti a munkavállalók személyes időtartamára és kötelezettségeire vonatkozó kötelezettségeket.
Nyilvánvaló, hogy ha a szervezet nem szervez egy ebédprogramot, akkor esti rendezvényt rendeznek, amely lehetővé teszi, hogy több alkalmazott vegyen részt, de gyakran magasabb költségekkel jár, attól függően, hogy a rendezvény adott este melyik estjén tartózkodik.
Szóval hogyan érheti el a legnagyobb bumm ? Míg egyesek azt gondolják, hogy a péntek a legjobb nap, amikor az eseményt tartják, mivel a legtöbb munkavállaló a hétvégén lesz, a péntek a hét legnépszerűbb napja az éttermekben és más helyszíneken - a legdrágább idő. Néhány szervezet szeretné megvizsgálni vasárnap este, úgy tűnik, hogy a következő legjobb lehetőség lehet hétfő este.
03 - Nézzünk egy párt kiszolgálását az Off-Season-ban
Október eleje és január vége remek alkalom arra, hogy éves elismerő pártot tartsanak, mivel a helyszínen kívüli helyszínek javítása, a vendéglátás költségeinek megtakarítása, valamint a party-csomagok alkalmával a szezonon kívüli alkalmakkor jobb ajánlatok érhetők el.
Az egyik hátránya annak, hogy egy éves ünnepség ünneplése helyett évente felértékelődő pártot hozzanak létre, hogy a munkavállalók talán nem emlékeznek erre hagyományra, hanem karácsonyi vagy újévi pártokra. Szeretné feltétlenül felépíteni az eseményt, ha nem hagyományos ünnepi party.
04 - Válasszon egy csapatot, amely segít végrehajtani az eseményt
A megfelelő csapatméret kiválasztása és a legjobb csapattagok kiválasztása elengedhetetlen ahhoz, hogy az esemény sikeres legyen, amennyire csak lehet. Végül azonban nem a bizottság nagysága, hanem a hozzá dolgozó személyek minősége határozza meg az eseménytervező csapat kaliberét.
Az egyének kisebb csoportja valószínûsíthetõbbé és költséghatékonyabbá teszi a tervezést, ám sok szervezet magában foglalja az egyének nagy bizottságát, hogy több munkatárs hangja legyen képviselve a tervezési és végrehajtási fázisokban. Azonban az ilyen események tervezésének időtartama elhúzhatja az érintettek mindennapos termelékenységét, ezért érdemes megfontolni egy olyan kisebb egyéni csoport létrehozását, aki felhatalmazást kap arra, hogy döntést hozzon a nagyobb csoport számára.
Válassza ki azokat a személyeket, akik képesek pozitívan befolyásolni más alkalmazottakat, és használják a feladatot jutalmazóként vagy ösztönzőként a kiválasztott személyek számára. A szervezet rendezvénytervezőjének az emberi erőforrásokkal, illetve a marketinggel rendelkező felhatalmazott vezetővel kell dolgoznia - a terv jóváhagyására felhatalmazottnak -, hogy segítsen ezeknek a döntéseknek a vezetésében és kiválasztani a csapat legjobb tagjait.
05 - Hozzon létre egy költséghatékony Holiday Party menüt
A bevont ételek gyakran költséghatékonyabbak, mint a büfék, és sokkal elegánsabban bemutathatók, mint mindenki a sorban állni és szolgálni magukat.
Természetesen a menünek meg kell erősítenie a rendezvény témáját, és meg kell próbálnia olyan elemeket kiválasztani, amelyek magukban foglalják az esemény színeit vagy márkáját, de ez nem jelenti azt, hogy drága üdülési dekorációs ágyakat és egyéb anyagokat kellene bérelni.
A szerény elemek vagy friss gyümölcsök kiválasztása a középpontok számára, az alkoholfogyasztás korlátozása és a szokásos üdülési díszek és az élelmiszerek árképzési lehetőségeinek helyszíneivel való ellátás mind kiváló módot jelentenek a költségek csökkentésére, miközben a munkavállalóknak jó élményt nyújtanak.
06 - Döntés az alkoholfogyasztási szintekről és határértékekről
Mégis, a legtöbb munkavállaló nem akar részt venni olyan társasági eseményen, amely nem tartalmaz valamilyen alkoholtartalmú italt. Emiatt szűkíteni szeretné az alkoholt, vagy akár olcsó aláírású koktélokat is létrehozna a költségek csökkentése és a mérgezési szint csökkentése érdekében.
Azt is fontolóra veheti, hogy korlátozza a választást csak a borra, korán zárja be a bárt, és csak étkezés közben kínáljon italokat, hogy tovább csökkentsék a költségeket, és korlátozzák az alkalmazottak alkoholtartalmát, miközben a céget képviselik a rendezvényen.
07 - Emlékeztesse a megfelelő etikett alkalmazottait
Az ünnepi párton elkerülendő etikettörténeti hibák közé tartozik a túlzott ivás, étkezés, beszélgetés vagy panaszkodás elkerülése, túl korai érkezés vagy túl későn való elhagyás, helytelen viselet viselése és túlzott vendégek bevonása - mindez nem csak a mások tapasztalatait érintheti az eseményen hanem a vállalati költségek is.
Annak ellenére, hogy egy éves vállalati ünnepi párt célja, hogy összehozza a csapatot, és csökkenti a munkahelyen gyakran megtalálható gátlókat, emlékeztesse vendégeit, hogy még akkor is képviselik a vállalatot, ha részt vesznek a munka utáni eseményen, és ezért várhatóan viselkednek alkalmas a munkahelyre.
08 - Tekintsünk egy ajándékcserére
Általában sok szervezet ténylegesen tartalmaz egy ajándékcserét az alkalmazottak között a nyaralói pártokban. Ha azonban a szervezet nagyobb, akkor talán ez a legjobb a szervezeti szinten, nem pedig az összes munkavállaló esetében, pedig az ilyen mértékű szervezés nehézségekbe ütközhet, különösen, ha nem ismeri bizonyos részlegeket és alkalmazottaikat.
Ha azonban van ajándékcsere, akkor lehet, hogy a legjobb, ha a házigazda vagy a szervező pénzügyi támogatást kér az ajándékért - talán 10 dollárért -, hogy elkerülje az ajándékozás árával kapcsolatos problémákat.
Ezen túlmenően egy "fehér elefánt" vagy hasonló típusú all-inclusive ajándékcsere létrehozása, ahol a vállalat minden tagja egyedi szinten részt vehet, segíthet megakadályozni a szervezeti rémálmokat vagy eseményeket, amelyekben egy vendég nem kap ajándékot, mert egy másik elfelejtette hogy hozzon egyet.
09 - Vegye fontolóra, ha az adománygyűjtés megfelelő az Ön rendezvényén
Az élelmiszer, a ruházati cikkek és a játékhajtások sok szervezet kultúrájának részét képezik, míg egyesek ösztönzik a készpénz adományozását, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a vállalat egészére kiterjedő munkavállalói felértékelő fél a megfelelő helyszín egy adománygyűjtési lehetőséghez.
Bár nagyon hasznos, hogy egy bizonyos okot társítsunk a nyaraló fél számára, hasznos lehet, ha a szervezet csak olyan noncash ajándékokat és természetbeni adományokat támogat, amelyek a támogatott jótékonyság javát szolgálhatják. Így mindenkinek megvan a lehetősége arra, hogy egy olyan ajándékot kínáljon, amely megfelel a saját személyes költségvetésének.
10 - Értékelje az ügyféllel kapcsolatos szponzorálást
Vannak, akik azt gondolhatják, hogy a szponzorok beszerzése remek módja annak, hogy ellensúlyozzák éves üdülési partik költségeit; az eseményrendezők és ügyfeleik azonban arra törekednek, hogy a szabadságért felelős párt céljaira összpontosítsanak, nem pedig a kiszervezett eladók költségeit.
A munkavállalók gyakran úgy érzik, hogy a különleges események költségeit a munkáltató működési költségvetéséből kell fedezni. Ha a szervezet nem engedheti meg magának, hogy befogadói rendezvényt biztosítson alkalmazottainak, vagy ha az üzleti tervnek semmilyen okból nem része, akkor a munkáltatónak nem szabad a bevételen kívüli bevételt fedezni, hogy fedezze a költségeket a szponzorálással.