A Chicagói Különleges Események Polgármesteri Hivatala és az Illinois Restaurant Association együttműködnek ezen éves élelmiszerfesztivál megtervezésében és végrehajtásában.
Közösségi Élelmiszerfesztivál tervezése
Függetlenül attól, hogy egy nagy élelmiszerfesztivál, mint például a Chicagó ízlése, vagy egy kisebb verziója ugyanazoknak a tervezési fesztiváloknak, jelentős felelősséget jelent a helyi önkormányzatok és a városi rendezvénytervezők számára. A Chicagó íze nagyszerű esettanulmányként szolgál bármely közösség számára egy hasonló programot figyelembe véve. A közösségi élelmiszerfesztivál elsődleges funkcionális területei a következők:
- Művelet
- Élelmiszer-eladók
- Programozás
- Szponzori
- Marketing / Public Relations
- Könyvelés / Szerződéskezelés
Minden területre mélyebben ásunk, de először érzünk egy ilyen esemény idővonalát és általános menedzselését a Chicagói Íz tényleges tervezésével.
Közösségi Élelmiszer Fesztivál tervezési idővonal
Azok számára, akik először találkoznak ilyen típusú eseményekkel, vagy egy meglévő fesztiválra való kiterjesztést fontolóra veszik, fontos, hogy legalább egy évvel kezdjenek tervezni az esemény előtt.
Egy kézzelfogható példa szerint a Polgármesteri Hivatal Különleges Események a következő durva ütemtervet követi minden év Chicago Ízében:
- 12 hónap : Határozza meg a fesztivál térképének helyét, dátumát és durva vázlatát. A városi ügynökségek bevonása minden lépésbe
- 9 hónap : Frissítse a fesztivál térképét és kezdje el a funkcionális terület RFP-ket
- 6 Hónap : A gyártók, a szponzorok, a programozás és a beszállítók megerősítése
- 4 hónap : Végezze el a szórakoztatást és erősítse újra a funkcionális területet
- 3 hónap : Fesztivál marketing anyagok készítése
- 1 hét : műveletek kezelése betöltése
- 1 nap : kezelje a beszállók betöltését
- Esemény következtetése : A műveletek betöltése
- 1 héttel később : Tartsa be az összejövetelt és ajánlásokat tesz
Általános közösségi fesztivál menedzsment
A kormány ügynökségeként a Polgármesteri Hivatal Különleges Eseményekért felel a Chicagó ízléséért, valamint a Chicagói tóparti, szomszédsági fesztiválok és egyéb területek hosszú eseményekről. Az ízlés egyedülálló Chicago-ban, mert ez egy ingyenes esemény, de a Taste bevétele az irodában működő egyéb események többségéért fizet.
Az 1980-as évekből származó élelmiszerfesztivál-menedzsment tapasztalattal a legtöbb polgármesteri hivatal különleges rendezvényei és az Illinois Restaurant Association funkcionális csapata nagy tapasztalattal rendelkezik a saját területükön. Ez lehetővé teszi, hogy a Chicagó ízlésének vezérigazgatója összpontosítson az érintett felek tervezési és végrehajtási erőfeszítéseire, és tartsa az eseményt a pályán.
Az iroda tagjai mellett az ügyvezető igazgató legalább 20 különböző városi irodával és ügynökséggel dolgozik, többek között (de nem kizárólag) az alábbiakra:
- Rendőr állomás
- Tűzoltóosztag
- Egészségügyi Minisztérium
- Utcák és csatornázások
- Park körzet
- Vészhelyzeti menedzsment kommunikációs iroda
A Polgármesteri Hivatal Különleges Eseményeinek egyik fontos funkcionális területe a könyvelés / szerződés kezelése. Kormányzati eseményként nagyon strukturált beszerzési folyamat, és minden megállapodásnak követnie kell a városi irányelveket.
Az eseménytervezés idővonalával és általános eseménykezeléssel biztosítható, hogy most megnézzük az esemény elsődleges funkcionális területeit.
A chicagói ízlés történetének bemutatásával és a tervezéssel és a kivitelezéssel kapcsolatos esettanulmányként való felhasználás céljából készen állunk egy kicsit mélyebbre ásni az esemény mindegyik elsődleges funkcionális területére.
Művelet
A műveleti terület felelős a helyszín előkészítéséért, a színpad és a gyártásért, az eseménytámogatásért, a biztonságért stb.
A műveletek sok előzetes eseményt igényelnek, és a műveleti csapat szorosan kötődik az esemény térkép elrendezéséhez.
Nagyon nagy különbség van az összes városi ügynökség bevonásához a folyamat elején, a chicagói ízlés műveleti vezetője szerint. A műveleti csapat az alábbi folyamatokat kezeli:
- Esemény előtti betöltés (beállítás)
- Műveletek az esemény során
- Esemény utáni betöltés (lebontás)
Ezek közé tartoznak az utcai lezárások, az építési sátrak, a villástargoncák üzemeltetői, ácsok, villanyszerelők, karbantartó berendezések és személyzet, a biztonság, a beszállítói teherautók logisztikája, a vezetői pótkocsik stb. Tekintsd meg, hogy a műveleti csapata hogyan fog kezelni magukat és mit fognak kötni az eseményhez. Milyen más ügynökségekkel dolgozik a csapata? Lépjen kapcsolatba velük a lehető leghamarabb.
Éttermek / szállítók
Tekintettel az ételfesztiválok összetettségére és méretére, mint például a Chicago Ízléje, az Illinois Restaurant Association élen jár az éves rendezvényen részt vevő élelmiszer-forgalmazók irányításában. A 2015-ös Chicago Ízére a rendezvény 60+ élelmiszergyártóval, köztük 19 új étteremmel állt kapcsolatban, amelyek Chicago számos elkülönült környékét képviselték. Természetesen Chicagóban bizonyos elemek mindig megtalálhatóak az eseményen kiválasztott élelmiszergyártóknál, beleértve a pizzákat, a bordákat, a fagylaltot és a sajttorta. A közösségi étel-fesztivál valószínűleg hagyományos ételeket is tartalmaz.
Ez egy áhított helyszín, amelyet éttermeként választanak ki, amely részt vesz ezen a különleges élelmiszerfesztiválon, és a kritériumok megkövetelik, hogy a résztvevők olyan helyi éttermek legyenek, amelyek tükrözik Chicago környékét. Ezenkívül képesnek kell lenniük arra, hogy kezeljék a kötetet, és teljesen tiszta állapotban legyenek a városban. A résztvevő éttermek a következő tanfolyamokon és csekkeken vesznek részt:
- Töltse ki az Illinois Étterem Szövetség nyári fesztivál higiéniai tanúsítványt
- A Chicago Közegészségügyi Minisztérium naponta háromszor meglátogatja a fülkéket
- Kezelje a leltár áramlását a fülkék és a hűtőkocsi között
Amikor a közösségi eseményedre gondolsz, fontoljátok meg, milyen kritériumokat követelhetsz az élelmiszergyártók részvételével és hányan szeretnél. Az első év nehéz lehet, de minden évben sikerrel valószínű, hogy egyre több hajlandó résztvevő van.
Programozás
Chicago ízlése általános közösségi esemény. Ez azt jelenti, hogy míg az "élelmiszer" az, ami felhívja a tömegeket, ez a másik tevékenység, amely az embereket ott tartja. Az elmúlt évek során a programozócsoport a következő elemek közül az alábbiakat tartalmazza:
- Ingyenes koncertek több szakaszban (nemzeti és helyi szórakoztatók)
- Fõzõ bemutató pavilon a csúcsszakemberek és a szakácskönyvek szerzõivel
- Családi falu, beleértve a gyermek színpadot
- Környezetvédelmi sátor a "zöld" oktatáshoz
- Sportpavilon fitness-tippekkel
- Nemzetközi pavilon (vásárlás)
- 2 mérföldes séta
- Élelmiszer-szállítók
- Budweiser Clydesdales és dalmát társai
- Vidám túrák
- Tűzijáték program
- Megnyitó ünnepség
Fontolja meg, milyen más programokat és tevékenységeket szeretne bevonni az élelmiszerfesztiválba.
Szponzori
A Chicagói Íz több kategóriát is magába foglal a szponzoráláshoz , ami a finanszírozás és a természetbeni támogatás egyik fő forrása. A vállalati marketingesek és vállalati rendezvénytervezők általában olyan közösségbeli eseményeken vesznek részt, mint a Taste, hogy erősítsék márkájukat és erősítsék meg az expozíciót.
A vendéglátás olyan elem, amelyet a szponzorok egy része tartalmaz a csomagjaikban, lehetővé téve a szponzorok számára, hogy kedvező hozzáférést biztosítsanak egyes ülésekhez és privát sátrakhoz, hogy saját kliens eseményeket biztosítsanak.
A Taste szponzora a következőket tartalmazza:
- Celluláris kommunikáció
- Élelmiszerbolt lánc
- Italgyártó cégek
- Kiskereskedelmi üzletek és bankok
- Légitársaság és szállodák
- Média
- Az autógyártók
- Élelmiszer-szállítók
- Éttermek
- Fitnesz és egészségügyi szervezetek
- Városliget és Közlekedés
Fontolja meg, hogy a helyi vállalati szponzorok mennyire érdekelhetik a közösségi esemény finanszírozását, és fontolják meg, milyen típusú csomagokat és juttatásokat biztosítana ezeknek a szponzoroknak.
Marketing / Public Relations
A Chicago-i ízlésen dolgozó marketingesek irigylésre méltó helyzetben vannak, mert ez az eseménytípus, amely automatikusan felhívja a média figyelmét Chicagóban és másutt. Még jobb, a média szponzorai is segítenek elősegíteni az ízt. Ez azt jelenti, hogy a Polgármesteri Hivatala különleges eseményeknek nem kell túl sokat költenie a hagyományos hirdetési formákra a szó elterjesztése és az esemény elősegítése érdekében .
A marketingesek elősegítik az eseményt azáltal, hogy dedikált sajtóközleményeket írnak az esemény minden területére, megtartva az esemény honlapját és elkészítik az eseti prospektust. Ezek az elemek szorosan együtt kell működniük az összes többi funkcionális területen az ütemezés dokumentálása és a tartalom megváltoztatása során.
Kezdetben nehéz lehet a közösségi élelmiszerfesztiválok számára, hogy olyan nagy és jól ismert eseményekhez jussanak, mint például a Chicagó ízlése. De fontolja meg, hogy milyen médiatartókkal lehet elérni a szabad sajtót, és elkezdheti megtervezni azokat a marketinganyagokat, amelyeket a marketing csapat úgy kezel, mint egy weboldalt, szórólapokat és brosúrákat.