Válaszolj telefonodat a megfelelő üzleti telefonos üdvözléssel.
Például, amikor a telefonra válaszol valamit, például: "Cypress Technologies." Susan beszélt, hogyan segíthetek? " Ez nem csak azt jelenti, hogy a hívó tudta, hogy eljutottak az üzletbe, de felvette a felelősséget arra, hogy megválaszolja a kérdést, és időt takarít meg olyan feltáró kérdésekben, mint például: "Ez Cypress Technologies?", És tétlen csevegés.
Gondolj és prioritásként beszéljen.
Most vagy a későbbiekben a hívás legjobb kezelése? Számos telefonhívás a vállalkozások számára olyan gyors lekérdezések, amelyek könnyen megválaszolhatók, például: "Milyen késő van nyitva?" De mások bonyolultabb és időigényesebb válaszokat vonnak maguk után. Ha ez a helyzet, mondja meg a hívót, és kérdezze meg, mikor lenne kényelmes visszahívni, hogy megvitassák.
Használja a Parafrasztálás és összegzés lehetőséget, hogy a telefonhívásokat nyomon kövesse.
Ha beszélsz valakivel a telefonon, aki úgy tűnik, hogy beszélni szeretne, vagy kóborol a pontról, mondjon valamit: "Tehát azt hallom, hogy mondja ..." vagy "Tehát a legfontosabb pontok ..." vagy "A (összefoglalja a beszámolót) egy tisztességes összefoglaló arról, amit mondott?" Nehéz beszélgetni valakivel, aki nem hajlandó beszélgetni.
Zárja be az egyes hívásokat a cselekvés összegzésével, amit Ön és a hívó megegyeztek
Bár ez a legtöbb esetben csak másodpercig tart, sok időt takaríthat meg, elkerülve a hibákat és a kettős ellenőrzést. Például egy olyan beszélgetés után, amely során megbeszélt egy ügyféllel , akkor azt mondja: "Jó.
Találkozom veled az irodájában, holnap reggel 10 órakor, és együtt megyünk át a mintákon. "
Tartsunk egy üzenőfalat a telefonok között, hogy a hívás közben megadhassuk a részleteket.
Ez nem csak a jó időkezelést jelent abban az időben, és segít a figyelem középpontjába állítani a hívást, de később segítséget nyújt az időkezeléshez, ha egy adott beszélgetés részleteit meg kell találnia és / vagy felül kell vizsgálnia.
Adja meg ügyfeleinek és ügyfeleinek az e-mail lehetőséget
Sokan e-mailt kapnak, hogy kapcsolatba lépjenek Önnel, nem pedig telefonálással, ha tudják, mi az e-mail címe. Győződjön meg róla, hogy cégének e-mail címe kiemelkedik a névjegykártyádon és a webhelyén, ha van ilyen. Ha rendelkezik e-mail címével, küldjön e-mailt a jelenlegi ügyfeleinek és ügyfeleinek, említve az e-mail opciót, és ismertesse a kommunikáció javításának módját.
A technológia használatával kezelheti a telefonra adott időt
Legalábbis üzletének rendelkeznie kell üzenetrögzítővel és hangpostával. Állítsd be ezeket a megfelelő üzleti szkriptekkel, és használd őket, hogy válaszoljanak a telefonra, amikor az irodából vagy valami folyamatosan dolgozzanak. Ezután ütemezzen egy időt, hogy naponta válaszoljon ezekre a telefonos üzenetekre. Az időgazdálkodás szempontjából értékes időt érhet el a telefonhívások csoportosításával.
Ha otthon alapú üzleti tevékenységet végez, kap egy külön üzleti telefon vagy vonalat
Szüksége van egy második "csak üzleti" telefonra a saját "csak üzleti" üzenetrögzítővel és / vagy hangpostával. Nem csak ez a professzionálisabb, de megtakarít az időbe telik az üzenetek áthúzásához és annak meghatározásához, hogy melyik üzleti kapcsolatban áll egymással.
Mindig a legjobb, ha egy személyre válaszol a telefon
Ha a gépet felveszi, vagy rosszabb, akkor az automatikus interaktív hangreagálási (IVR) rendszer valóságos kikapcsol, ami üzleti költséget jelent, amikor az emberek nem zavarják az üzenetek elhagyását vagy visszahívást. Ha a bejövő telefonhívások fogadása túl sok időt vesz igénybe a nap folyamán, vegye fontolóra egy recepciós vagy egy professzionális üzenetrögzítő szolgáltatás igénybevételére, hogy válaszoljon a telefonra. Az a költség, hogy valaki más megteszi, többet ellensúlyozhat a termelékenység növekedése és a jobb értékesítés .
Tarts egy írásos parancsfájlt a gyakran feltett kérdésekről, amelyeket a telefonod küldött.
Ez időt és időt takarít meg Önnek és munkatársainak, ha nem kell választ keresniük, vagy arra, hogy miként válaszoljon egy adott kérésre, mikor válaszol a telefonra.
Telefon tippek összefoglalása
Ne feledje, a telefonnak üzleti eszköznek kell lennie, nem pedig egy tolakodó időzítőnek, amely szabályozza a munkanapját. A bejövő telefonhívások kezelése ezen időkezelési tippek alapján jobb időtartamot, jobb termelékenységet és telefon visszahelyezését teszi lehetővé a megfelelő helyen - ezáltal segít a vállalkozás futtatásában ahelyett, hogy elindítaná.