A donor fájlok megszerzése a sorrendben
Mikor tudod, mikor jön ez az idő, akkor mit csinálsz? Számos nonprofit szakember megadta ezeket a válaszokat, amikor megkértem, hogy fejezzék be ezt a mondatot: "Tudtam, hogy itt az ideje, hogy új donorkezelő rendszert kapjunk ..."
- A mi, akit nem tudtunk, az adatokat nem tudta felmutatni a szükséges módon.
- A kutya megette a névjegykártyámat.
- Szerettem volna tudni a dolgom az adományozóimról, és abszurd idõt vett igénybe, hogy megtalálja a választ.
- Az utolsó "rendszer" a fejükben maradt.
- Az egyetlen személy, aki nyomot hagyott a rendszer használatáról (régi Access adatbázis) visszavonul.
- Egy önkéntes számítógép összeomlott, és mindent elvesztettünk.
Ezek az okok igazolják a nonprofitjait?
Azonban úgy dönt, hogy új rendszerre van szüksége, az az egyszerű rész. Van egy zavaró információ világ a versengő rendszerekről, és nem könnyű összerakni.
A válaszok megtalálása érdekében a nonprofit technológiák "fogyasztói jelentései" felé fordultak. Az Idealware olyan nonprofit szervezet, amely segít más nonprofit szervezeteknek az intelligens szoftverek döntéseit az elfogulatlan kutatások elvégzésével, majd könnyen érthető jelentésekbe, cikkekbe és képzésbe fordítva.
Berry Andrea, az Idealware partnerségének és tanulásának igazgatója javasolja ezeket a lépéseket egy új donorkezelő rendszer kiválasztására.
Kitaláld, ha tényleg szüksége van egy új rendszerre.
Berry azt mondja, hogy elkezdi értékelni, hogy miért nem tetszik a rendszered. A probléma lehet, hogy nem az, amit gondolsz, és nem könnyű átváltani a szoftvert. Időre, erőfeszítésre és pénzre van szükség.
Berry azt mondta: "Nincs ezüstös golyórendszer, ezért győződjön meg róla, hogy a jelenlegi rendszered valóban nem megfelelő.
Például, csak annyit kell tennie, hogy többet tudjon meg a rendszerről, mintsem teljesen átálljon egy teljesen új rendszerre. "
T ake az idő, hogy meghatározza, mi a valóságban. Lehet, hogy az egyik a következők közül?
- Több edzésre van szüksége. Talán a jelenlegi rendszer olyan funkciókkal rendelkezik, amelyeket nem ért vagy tudsz használni. Kérdezze meg eladóját, hogy van-e képzési lehetőség, például videók vagy online erőforrások, amelyekhez hozzáférhet.
- Több támogatásra van szüksége. Melyek a támogatási lehetőségek a jelenlegi rendszerhez? Van-e elérhető és megfizethető támogatás? Megértette-e az eladó a problémáit, és segíteni próbál, vagy beszélnek veled? Van megoldás az adott problémára?
- Nem érted a jelenlegi rendszer összes képességeit. Tényleg tudja biztosan, hogy nem csinálja, amit akar? Van-e elérhető dokumentáció? Egyes gyártók keményen dolgoznak azért, hogy több segítséget nyújtsanak, például videókat, fórumokat, ahol kérdéseket tehet fel, és az irodalom nem technikusoknak írt.
- A rendszer túl gyenge vagy túl erős. A rendszer méretezése a folyamathoz és a költségvetés fontos lépés.
- A rendszer túl drága. Több funkciót fizet, mint amire szükséged van? Berry azt mondja: "Ha beszélsz egy eladóval, ne feledje, hogy ez egy értékesítés ... a természet az, hogy" up-eladni ". Az Ön igényeinek megértése segít a "fényes tárgy szindróma" elvonásában. "
- A rendszer elavult. Talán a rendszerben hiányoznak az új funkciók. Ne feledje, hogy rendszeresen frissíteni kell, akár automatikusan, akár saját maga vagy az eladója. Csak tartsd észben, hogy a rendszered frissítve marad.
- Az eladó már nem támogatja a rendszerét. Berry azt mondja, ez nem gyakori, de történni, különösen akkor, ha egy kisebb márkát egy nagyobbik vásárol.
Az Idealware egy munkafüzetet, egy Fogyasztói Útmutatót nyújt az alacsony költségű donorkezelő rendszerekhez, amelyek segítenek Önnek ezen önértékelési folyamaton keresztül.
Az érdekeltek csoportjának azonosítása.
Úgy döntöttél, hogy váltasz. Mi jön most?
Berry azt mondta: "Amit mindig látunk, a fejlesztési igazgató úgy dönt, hogy új rendszert kap, de nem konzultál a marketing osztályral, vagy az ügyvezető igazgatóval, vagy az önkéntes koordinátorral , akik mindannyian használják a rendszert."
Jó ötlet, hogy konzultálj mindenkivel, aki használni fogja a rendszert. Ha olyan brainstorming funkciók vannak, amire szükséged van, hagyd, hogy mindenki mondjon valamit. Győződjön meg róla, hogy mindenki, aki használni fogja a rendszert, vagy amelyet érintenek a rendszer. Valaki a nagy ajándékok osztályon kell feltétlenül jelen, mint egy magánszemély, aki vezeti az adománygyűjtő erőfeszítéseket.
Ismerje meg jelenlegi folyamatait.
Adjon részletes listát adománygyűjtési folyamatairól, szabványosítsa őket, és értékelje mindazt, amit az adatbázisainkkal végez. Kérdezze meg szervezetét:
- Miért tesszük így?
- Folytatni kell a dolgokat ilyen módon?
Berry azt mondta: "A szabványosítás rugalmasságot biztosít a rendszer kiválasztásában ... a kevésbé költséges rendszerek nem engedik meg a nagy rugalmasságot, így a kevesebb" furcsa ", annál jobb.
A befektetés előtt szüntesse meg az elbocsátókat. Hányszor írsz be például egy címet? Ne vigye végig a hihetetlen taktikákat, amelyek az évek során elterjedtek, és inkább arra koncentráljanak, amire a szervezeteteknek szüksége van.
Például meg szeretné állítani a telefonszámok bevitelének szabványát. Felveszi a számokat (555)555-5555 vagy 555-555-5555? Ezek mind alapvető fontosságúak a gondolkodáshoz.
A funkciók elsőbbségének kiemelése .
Mindenkit hozzanak össze, akik használni fogják a rendszert, vagy akik kapnak jelentést. Brainstorm mindent, amit csak akarsz, majd rendeld ezeket a tulajdonságokat. Határozza meg, mit kell feltétlenül szüksége, amely nélkül a rendszer használhatatlan. Ha ez először megakadályozza, hogy olyan komplexitásba kerüljön, amely roncsadhatja a költségvetését.
A Berry háromszintű listát javasol:
- Mire van szüksége, vagy pedig a rendszer használhatatlan?
- Mi lenne kedves, ha nem foglalkozik üzletekkel?
- Mit akarsz, ha a pénz nem lenne opció?
A népszerű funkciók gyakran a következők:
- Adományozói elkötelezettség nyomon követése
- Egyéni mezők és jegyzetek
- Adományozók termesztése
- Ütemezési lehetőségek
- Jelentések a népszerű trendekről
- Tagságkezelés
Bónusz: Vessen egy pillantást a Salsa CRM-ének útmutatójára, hogy meghatározza a szervezetének megfelelő funkcióit.
Tedd a kutatásodat.
Az Idealware használata. Megtették a szükséges kutatást. Az Idealware jelentései szűkítették a területet, kivették azokat a rendszereket, amelyek dedikált donorkezelő rendszerek, majd kivették a top tíz rendszert, és ellátták a szolgáltatások listáját.
Nézze meg a fogyasztói útmutatót az alacsony költségű donorkezelő rendszerekhez.
A jelentés használatával készítsen három vagy négy életképes rendszert.
Ütemezze be a szállítók bemutatóit.
Egyes forgalmazók eljutnak hozzád, vagy elmehetsz hozzájuk. De sok demót sugároznak online egy webmegosztó eszköz segítségével. Néha letöltheti a próbaverziót is.
Ügyeljen arra, hogy valódi példákat használjon, hogy megnézze, hogy az egyes rendszerek hogyan fognak megfelelni az Ön igényeinek. Nagyszerű segítség az Idealware Hat Tippje a Vendor Demo navigáláshoz.
Rendelje a rendszereket az Ön kívánságlistájához - a képzelet és a fő szükségletek, valamint a magas költségek és a megfizethető - és válassza ki a megfelelő rendszert az Ön számára.
Előfordulhat, hogy az új rendszerét online hitelkártyával vásárolhatja meg, de a nagyobb rendszereknek szerződéssel kell rendelkezniük, amelyet feldolgozni és aláírni.
Berry azt mondja: "Néha elkezdheti az új rendszer használatát azonnal, míg más rendszereket testreszabni kell.A DonorPerfect Online jól ismert a rendszer testre szabása előtt, míg más rendszerek, mint például a GiftWorks, könnyen kezelhetők Néhány rendszernek szüksége lesz egy tanácsadóra, hogy felállhasson. "
Ne feledje, hogy a CRM-t használja az adományozói kapcsolatok leginkább javításához, de még azt is felhasználhatja, hogy növelje az adománygyűjtési stratégiáit.
Dan Quirk a Salsa Labs marketingigazgatója, a növekedésorientált nonprofitok kiemelt pénzgyűjtő szoftvercége. Dan marketingre fókuszában a tartalomkészítés, a konverzióoptimalizálás és a modern marketingtechnika segíti őt a nonprofit fejlesztési csapatok digitális adománygyűjtési gyakorlatokkal.