Szerencsére az eseménytervezők számára számos eszköz áll rendelkezésre az esemény regisztrációhoz . A választások közé tartoznak az egyszerű platformok, amelyek az eseményregisztráció alapjait és a fejlettebbeket kínálják, és többfunkciós alkalmazásokat kínálnak. Egyes esemény regisztrációs programok feldolgozzák az események kifizetését. Néhány automatikus visszatérítést is nyújt, ha törli a regisztrációt. Más csomag regisztráló névcímkét hoz létre. Az eseményregisztrációs eszközök lehetővé teszik a konferencia vagy a vállalati weboldalon való integrációt, valamint csatlakozhatnak a közösségi média platformokhoz .
Sajnos, annyi lehetőséget kínál, hogy az esemény regisztrációs eszköze kiválasztása az Ön vállalkozásának számára legyőzhetetlen lehet. Az alábbiakban egyszerűen követheted az útmutatót az eseményrekordolási eszközök kiválasztásához, amelyek a legjobban szolgálják az eseménytervezést.
A regisztrációs szoftver kiválasztása: Hol kezdjem?
Az esemény regisztrációs eszközök kiválasztásakor a legjobb, ha elkezdi meghatározni igényeit és igényeit.
Gondold át regisztrációs prioritásait és az eseménytervezést. Kérdezze meg magának ezeket a kérdéseket:
- Az Ön igényei egyszerűek, és csak a regisztrációk és a kifizetések feldolgozását igénylik?
- Több eseményt kínál a fő eseményen, amely további regisztrálást igényel?
- Szüksége van szállodai foglalásokra vagy utazási lehetőségek kezelésére?
- Támogatsz egy konferencia honlapot?
- Megadja a névcímkéket, összehangolja az audiovizuális követelményeket, vagy fogadja a speciális kihúzási munkákat?
- Egynél több eseményt kezel egyszerre?
- Rendezvénye egy éves előfordulás vagy egyszeri esemény?
Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek megtalálni az Önnek leginkább megfelelő eseményregisztrációs szoftvert.
Esemény regisztrációs eszközök
Az eseményregisztrációs szoftverek sokféle választási lehetősége miatt könnyű elkapni a figyelemre méltó funkciókat és a legújabb eszközöket, függetlenül attól, hogy a rendezvényen dolgoznak, vagy egyáltalán használják-e őket. Ne csábítson a legfrissebb és a legnagyobb. Ehelyett készítsen listát azokról a funkciókról, amelyeket jelenleg alkalmaz az esemény regisztrációs folyamatban, és hozzáadja azokat, amelyeket szeretne bevonni a folyamat egyszerűsítéséhez. Egyes elérhető szolgáltatások a következők:
- Esemény Online Regisztráció
- Esemény Helyszíni regisztráció
- A résztvevő csoportos regisztrálása
- Résztvevő önellenőrzés
- Eseményfizetés feldolgozása
- A résztvevők kezelése és jelentései
- Attendee Badge létrehozása és kezelése
- Regisztráció az egyéni munkamenetekhez
- Formák fejlesztése
- Szállodai szoba menedzsment
- Marketing menedzsment
- Közösségi média
- Felmérések és esemény visszajelzés
Nem minden esemény regisztrációs eszköze költséges
Számos eseményregisztrációs eszköz szabványos funkciókat kínál elfogadható áron, amelyek jól alkalmazhatók egyszerű események kezelésére.
Ezek a programok magukban foglalják az alapregisztrációs űrlapokat, amelyek kapcsolódhatnak az Ön weboldalához. Regisztrációs adatokat gyűjthetnek, beleértve a hitelkártya adatait is, a hitelkártyás fizetések nyilvántartásához és feldolgozásához. Ezenkívül a résztvevők regisztrációs listái összeállíthatók vagy exportálhatók. A tervezett események típusától és az események gyakoriságától függően ezek az egyszerű eszközök jól illeszkedhetnek azáltal, hogy pontosan megadják, amire szüksége van, anélkül, hogy mindenféle extra funkcióval leragasztanák őket, amelyek nem használhatók.
A sokoldalú esemény regisztrációs eszközei extra képességeket kínálnak
Ha rendezvénytervezési munkáért nagy konferenciákat tervezel, az események regisztrálására szolgáló eszközök, amelyek további funkciókat kínálnak az alapokon túlmenően, lehetnek mindazok, amire szüksége van. A megoldások közé tartoznak azok, amelyek feldolgozzák az esemény regisztrálását, és kombinálják ezt a funkciót, képesek nyomon követni és jelenteni egy nagyobb, összetettebb esemény különböző részleteit.
Ha az esemény résztvevői regisztrálnak a konferencia számára, majd feliratkoznak az adott munkamenet adott műhelyeire, vannak olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik a funkciót.
Bizonyos szoftverek lehetővé teszik, hogy az egyik szervezetből több résztvevőt dolgozzanak fel egy fizetési forrással, és különböző árstruktúrákat kínálnak csoportos kedvezmények vagy korai regisztrációs díjak alapján. Ha személyre szabott jelentésekre van szüksége, akkor keresse meg az eseményregisztráció csomagot, amely automatikusan generál jelentéseket a részvételi listák összeállításával az egyes műhelyek vagy más kiválasztott paraméterek alapján. A konferenciák tipikusan nyomtatott nametagokat igényelnek, így ezt a "kötelező" listát kell megadnunk ahhoz, hogy ezek automatikusan létrehozhatók legyenek az esemény regisztrációs folyamat részeként, és keressük a testreszabást annak tükrözése érdekében, hogy a résztvevő regisztrálva van-e a hét teljes napján vagy csak egy adott napot.
A regisztráció integrálásához szükséges eszközök
Számos eseményt végző esemény tervező számára a regisztrációs adatok meglévő adatbázishoz történő integrálása kritikus feladat lehet a szervezet számára. Tekintse meg a regisztrálók adatbázisába való felvételének jelenlegi módszereit, és azonosítsa a fejlesztési területeket. Fontos, hogy különféle módon gondolkodjunk el, és ez az információ integrálható a meglévő információkkal, például az önként jelentkezőkkel vagy az adományozással. A legtöbb eseményregisztrációs alkalmazás lehetővé teszi az adatok kézi exportálását. Azonban ez a módszer időigényes, mivel kézzel kell újra importálnia az adatokat az adatbázisba. Fedezze fel azokat a csomagokat, amelyek nem csak az esemény regisztrációját igénylik, hanem támogatják az Ön alkotóelemzési igényeit is.
Vegyen meg egy tesztmeghajtást, mielőtt megvásárolná
Miután szűkítette az eseményregisztrációs szoftverek kiválasztását, állapítsa meg, hogy ingyenes próbaidőszakot kínál-e. Ez lehetőséget ad arra, hogy ne csak tesztelje ki a funkciókat, hanem hogy ellenőrizze, hogy rendelkezik-e a szükséges funkcióval, és ha jól illeszkedik az eseményhez. Ez egyben lehetőség arra is, hogy megtapasztalják az ügyfélszolgálat szintjét, amikor válaszolnak a kérdéseire, vagy dolgoznak a probléma megoldásában.