A megszervezés sokkal többet jelent, mint egyszerű papírokat kijavítani és az asztaloddal szembeni rendetlenséget megsemmisíteni. A szervezet magában foglalja a rendszerek és eljárások megteremtését a vállalkozás különböző részei számára; ez képes arra, hogy segítsen neked produktívabbá és jövedelmezőbbé válni. Az alábbi ötletek magukban foglalják azokat a legjobb módszereket, amelyekkel a kisvállalkozásodban szerveződhetsz. Próbáljon csak egyet a lassú és tartós javításhoz, vagy készítsen tervet arra, hogy ebben az évben minden hónapban új szervezeti folyamatot építsen be vállalkozásába.
01 - A papírok és dokumentumok ellenőrzése
Most, hogy jobb ötlete van a dokumentumok típusával kapcsolatban, itt az ideje létrehozni - vagy javítani - az irodai bejelentési rendszerét. Susan Ward hasznos útmutatót készített egy olyan dokumentumkezelő rendszer létrehozásáért , amely segíthet a papírfolyamat létrehozásában és finomhangolásában, valamint szervezésében.
Ha eldöntöd, hogy el kell kezdeni a papíralapú irodába való költözést ( először olvassa el ezeket az előnyöket és hátrányokat ), akkor elkezdheti beolvasásait és digitalizálhatja bevételeit, online számlázási és pénzforgalmi szolgáltatásokat használva, mint a FreshBooks, egy digitális aláírási programba, például a DocuSign , és a Cloud segítségével adatmentést és archiválást használ. Ha az év során rendeznek névjegykártyákat, jó ötlet lehet befektetni egy üzleti kártyaolvasóba, hogy azonnal digitalizálhassa az elérhetőségi adatokat, és eldobhatja a papírkártyákat.
02 - Használja a jobb termelékenységi eszközöket
- Kapcsolatkezelés. Az ügyfelek nyomon követése érdekében, hogy emlékezzenek a hálózatba bekapcsolódó emberekre, minden kisvállalkozónak szüksége van egy rendszerre a kapcsolattartási adatok kezelésére. Kiválaszthatja az átfogó ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszert, például a Salesforce-ot, vagy kisebb méretű menedzsmenthez beállíthatja meglévő kapcsolattartói alkalmazását az Ön vállalkozásának működtetéséhez.
- Találkozók és kommunikáció. Függetlenül attól, hogy személyes találkozókat, telefonon vagy videocsevegő szolgáltatásokat szervez, van egy módja annak, hogy a folyamat szerveződjön. Használhatsz egy olyan szolgáltatást, mint a Do, hogy szervezeteidet szervezd meg - előtt, közben és után.
- Könyvelés és könyvelés. Szervezze és egyszerűsítse számlázási módját, fizesse be a kifizetéseket és kezelje a pénzáramlást olyan eszközökkel, mint a Quickbooks Online, a Xero és a Wave.
- Utazás és költségek nyomon követése. Olyan alkalmazásokat használhat, mint az Expedia és a TripAdvisor, hogy könnyebbé tegyék az utazási terveket. Ezután az úton, az olyan alkalmazások, mint a Expensify, segítenek nyomon követni a költségeket és jelentést készíteni, amikor hazaérnek sokkal szervezetten.
- A szociális média menedzsmentje. Mindannyian tudjuk, hogy mennyi időt lehet pazarolni a közösségi médiában, ha nem szisztematikusan és szervezetten megközelíted. Ezért olyan eszközök, mint a Hootsuite és a Buffer, felbecsülhetetlenek lehetnek a kisvállalkozások tulajdonosai számára.
- E-mail kezelés. Ha a kisvállalatoknál használja a Gmail szolgáltatást, akkor elég sok Google-bővítményhez férhet hozzá, amely gyorsan el tudja küldeni a beérkező leveleket. Ha egy másik e-mail alkalmazást használ, próbálja meg a SaneBoxot az automatikus szűréshez, emlékeztetőkhöz és még sok máshoz.
- Projektmenedzsment. A jó projektmenedzsment alkalmazás segítségével nyomon követheti a feladatokat, oszthat meg fájlokat és együttműködhet csapattársaival egy helyen, és ez lehet az egyik legjobb eszköz, amellyel a munkáját megszervezheti. Próbálja ki a Basecampot vagy az Asana-t egy all-in-one projektmenedzsment megoldáshoz.
A termelékenység nagyon személyes folyamat, és az alkalmazások, amelyekre szükséged van, konkrétan Önre fognak állítani a munkát és a munkáját. Szánjon időt arra, hogy feltárja az igényeit, mielőtt új eszközt telepítene a folyamatban. Lehet, hogy nem kell annyi, amennyit csak gondolsz. A termelékenységnövelés további ösztönzéséhez olvassa el ezt a cikket 101 kisvállalati termelékenységi alkalmazással, és fedezze fel ezeket a 27 időt megtakarító alkalmazást .
03 - Szervezze számítógépét
Itt találsz egy listát a dolgokról, amelyekkel megteheted, hogy megszerezzük a számítógépedet és visszaformáljuk a munkát:
- Tisztítsa meg az asztalt. Van néhány módja annak, hogy itt mehetsz, és mindez a munkastílusától és a számítógép használatától függ. Minden megszabadulhat az asztaltól, kivéve a szemetesedet (ne feledje, hogy az alkalmazás ikonjai az asztalon csak rövidítések - az összes tényleges alkalmazás általában az alkalmazás mappájában található). Vagy hozzáadhat néhány parancsikont a leggyakrabban használt alkalmazásokhoz és fájlokhoz. Általában tévedek az első lehetőség iránt, a lehető legegyszerűbbek lesznek, de gyakran használok az asztalomomat a fájlokhoz való könnyű hozzáférés érdekében, amellyel jelenleg dolgozom. Aztán áthelyezem őket az állandó otthonukba, miután befejeztem.
- Állítson be egy digitális iratrendszert. Ha dokumentumait állandó otthonról szeretnéd megadni, akkor létrehozhatsz egy olyan bejelentési rendszert, amely teljes értelme van, így megtalálhatja a szükséges dokumentumokat, amikor szüksége van rájuk. Ez a kézikönyv a fájlok és mappák szervezéséhez számos kiváló tippet nyújt az induláshoz.
- Szoftverfrissítés. Ha a számítógép úgy van beállítva, hogy automatikusan telepíti az alkalmazás és az operációs rendszer frissítéseit, remek. Ha ez egy kézi eljárás az Ön számára, legalább kéthavonta ellenőrizze a frissítéseket, mivel számos biztonsági javítást tartalmaz. Ezután évente egyszer vizsgálja felül a használt szoftverek jelenlegi verzióit, és döntse el, hogy a frissítés ideje.
- Vírusok és teljesítményproblémák keresése. Függetlenül attól, hogy milyen típusú számítógéppel rendelkezik, mindegyik vírus vagy rosszindulatú programot kaphat (igen, még Mac-ek is!). Ha rendelkezik Windows-alapú számítógéppel, a PCWorld ezen PC-karbantartási tippjei segítik a számítógépet egészséges és zökkenőmentesen működtetni.
- Ellenőrizze az adatmentés integritását. Ön biztonsági másolatot készít az adatairól, ugye? Ha nem, hagyja át minden mást, és először ezt csinálja. Felhőalapú adatmentési szolgáltatást, például Carbonite, Backblaze vagy CrashPlan, vagy olyan külső merevlemezt használhat, amelyet csatlakoztat a számítógéphez (mindkettőjüket). Mindkét opcióval konfigurálhatja a szolgáltatást vagy a meghajtót a folyamatos automatikus biztonsági másolatok készítéséhez, így nem kell semmit kézzel csinálnia. Ezután évente egyszer vagy kétszer lépjen be a biztonsági mentési szolgáltatásba vagy a meghajtóba, és körbevegye annak érdekében, hogy minden ott legyen és elérhető legyen, ha másolatot kell készítenie a helyi számítógépre.
- Vegye össze a beérkező leveleket. Számos kisvállalkozónak van egy szerelmi-gyűlölködő kapcsolatuk az e-mailben. Szeretik, mert rendkívül produktív és hatékony kommunikációs eszköz; mégis gyűlölik, mert gyorsan felszabadulhat az irányításból, felesleges stresszt okozva. Vannak dolgok, amiket megtehet, hogy a beérkező levelek sorban álljanak, például az automatizálás használatával, napi rendszerességgel egyszerűsítve azt, és korlátozzák, hogy milyen gyakran ellenőrzik az e-maileket a nap folyamán. Olvassa el ezt a cikket az e-mailek kezelési tippjeinek, amelyek segítségével a postaláda hatékony termelékenységet eredményezhet, és nem jelenthet nagyobb időt.
A fenti tippek segítenek abban, hogy azonnal megszervezze a kisvállalkozásodat, de ne feledje, hogy a gyors dolgok hogyan tudnak kiaknázni. Párosítsd ezeket a tevékenységeket egy állásfoglalással, hogy havonta néhányszor gyors és egyszerű áttekintést találj a papíroiról, a termelékenység eszközeiről és a számítógépes státuszról, hogy szervezzenek rendet és megakadályozhatják a dolgok elérését túlterhelt disorganizációs szintekhez.