Számos vállalkozás számára a fizetendő részleg nem kap nagy figyelmet, hacsak valami nem megy. Azonban sok mindent el kell nyerni a jól megfizethető számlákról. Ezzel szemben sok probléma merülhet fel, amely csak csalódást okoz. Ez az osztály gyakran óriási hatást gyakorol az üzleti cash flow-ra , és vannak olyan lehetőségek, amelyek nyerhetők vagy elveszhetnek a beszállítókkal kötött fizetési megállapodások kihasználásával.
A jól teljesített számláknak fizetendő részlegnek képesnek kell lennie arra, hogy kihasználja a mennyiségi engedményeket és a korai kifizetési engedményeket, valamint meghatározza a leghatékonyabban az üzletkötésre fordítható összegeket. Ezen osztálynak képesnek kell lennie arra is, hogy biztosítsa a beszállítóknak a megállapodásokon és szerződéseken alapuló kötelezettségeik teljesítését , így amennyiben a mennyiségi vagy minőségi előírások nem teljesülnek, a kérdések megoldódnak, és megfelelő korrekciós intézkedéseket hoznak.
Közös fizetési kötelezettségek
Bár sok lehetőség van a költségek csökkentésére és a készpénz felszabadítására, számos olyan akadály is létezik, amelyekkel a vállalkozások megpróbálják elérni ezeket a célokat. A Canon 2014-es számlák fizethető optimalizálási tanulmánya megállapította, hogy a papírfeldolgozás sok szervezet számára a legnagyobb problémát okozta, és a papír számlázás kezelésének legfontosabb kérdése volt.
További aggodalomra ad okot a következők:
- Annak biztosítása, hogy a kifizetéseket időben teljesítsék
- A számlázási folyamat egyszerűsítése
- A legjobb fizetési feltételek megszerzése a beszállítókkal és annak biztosítása, hogy a kötelezettségek mindkét oldalon teljesülnek
- Számos beszállító számviteli és számlázási rendszerrel foglalkozik
- Az adatok és tranzakciók biztonságának rögzítése és ellenőrzése
A felsorolt kérdések közül sok rosszabb, vagy a papírhitelesítésre támaszkodik. Az elveszett papírmunka gyakori probléma sok szervezetnél, ami késedelmes vagy elmaradt kifizetésekhez vezet. Továbbá, míg számos vállalkozás érdekli a papírmunka digitalizálását, a beszállítók többsége továbbra is levelezési papír számlákat vagy faxon küldi őket.
A legtöbb kisvállalkozás kezeli a saját számlájáról fizetendő papírmunkát, és nagyrészt kézzel történik. Mivel néhány beszállító átállt az elektronikus számlázásra, a legtöbb szervezet nagy mennyiségű munkaerőt fektet be manuálisan az adatok bevitelére és a dokumentumok digitális másolatainak létrehozására.
A papírdokumentáció használata gyakran lelassítja a számlázási jóváhagyási folyamatot, mivel a másolatokat meg kell adni és a megfelelő vezetői tagoknak kell kézbesíteni felülvizsgálatra. Ha a papírmunka nem könnyen hozzáférhető vagy digitális formában elérhető, kihívás az adatok elemzése és a legjobb fizetési megállapodások megszerzése és a kötelezettségek teljesítése. Az időben és a korai kifizetésekre vonatkozó engedményes megállapodások könnyen elveszhetnek, ha a vállalkozások nem képesek fizetéseket teljesíteni, amikor arra szükség van, így a papírmunkával kapcsolatos kérdések költségesek lehetnek.
Javítások és optimalizálás
Annak a ténynek köszönhetően, hogy a számlák fizetendő részlegének megfelelő működéséhez kapcsolódó kérdések ugyanazokból a kiváltó okokból származnak, vannak olyan kiigazítások is, amelyek a szervezetek számára lehetővé teszik, ugyanakkor számos aggályt is ellátnak. Három a leghatékonyabb módja annak, hogy a vállalkozások egyszerűsítsék a számlák fizetendő részlegének folyamatait:
- Használja az objektum karakterfelismerést a papírmunka digitalizálására
- Használja ki a beszállítók számára elérhető online portálokat
- Kezelési munkafolyamatok létrehozása
OCR
Míg sok cég rutinszerűen kihasználja a szkennereket a papírmásolatok digitális másolatainak létrehozásához, ez általában csak a számítógépen mentett dokumentum képének létrehozását jelenti. Ez azt jelenti, hogy az adatokat még manuálisan kell bevinni egy adatbázisba, így a rekordok elvesztése kevésbé probléma, mégis időigényes.
Az objektum karakterfelismerés (OCR) magában foglalja a dokumentum beolvasását és az adatok lekérését. Ezeket az adatokat automatikusan hozzáadhatja egy adatbázishoz vagy táblázathoz. Az OCR eljárás segít csökkenteni a kézi adatbeviteli hibák számát, és lehetővé teszi az adatok beírását a papírmunkára történő beérkezés után. Az OCR körülbelül egy időben vesz igénybe egy alkalmazást, mint egy dokumentum beolvasását egy képfájl létrehozásához, és általában nem igényel további lépéseket. A Gartner szerint léteznek olyan szervezetek, amelyek képesek a számlájuk 80 százalékát vagy annál többet elhelyezni anélkül, hogy közvetlenül be kellene vonniuk a munkavállalót.
Szállító portálok
A számlák és adatok központosított rendszerbe való bevitelének folyamatának egyszerűsítése lehetővé teheti a vállalkozások számára, hogy létrehozzanak vagy kihasználhassanak egy olyan online portált, amely lehetővé teszi az üzleti vállalkozások és beszállítói számára a megbízások nyomon követését, a számlák megtekintését és a kifizetések végrehajtását. Ezeknek az adatoknak az elérhetővé tétele egy szervezeten belül számos személy számára biztosíthatja, hogy a fizetendő részleg megfelelő felügyeletet biztosítson, és ezáltal gyorsíthatja a számlák jóváhagyásához szükséges időt. Ha a beszállítók hozzáférnek a portálhoz, ezek lehetővé teszik számukra a számlák benyújtását és a kifizetések nyomon követését, valamint az esetleges beszerzési vagy számlázási problémákkal kapcsolatos tudnivalókat.
Munkafolyamatok és folyamatok létrehozása
Azonban egy szervezet úgy dönt, hogy kezeli az adatkezelési erőfeszítéseit, fontos, hogy létezik egy megalapozott folyamat a számlák és kifizetések kezelésére. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy biztosítsák a műveletek működését és kitalálják az alternatívákat, ha nehézkesek vagy hibákhoz vagy késésekhez vezetnek. A Deloitte szerint ezeknek a folyamatoknak részletesen meg kell adniuk, hogy a számlák beérkeznek-e a könyvelési részlegnek, mikor számlát kap, hogyan adják be és osztják meg az adatokat, és hogy mi a folyamat a számlák jóváírásához. Iránymutatásokat kell találni a különböző típusú szállítók fizetésének kezelésével kapcsolatos legjobb módszerek meghatározására.
Míg sok beszállító 30 vagy 90 nap alatt kínálja a fizetési kedvezményt, a diszkont nem érheti el, ha ezáltal gátolja a szervezet pénzforgalmát. Szintén fontos, hogy van mód arra, hogy ellenőrizzük, hogy mind a vállalat, mind a beszállítók megfelelnek-e egy szerződés vagy megállapodás előírásainak. A munkafolyamatok létrehozása e problémák megoldásához segítheti a szervezeteket a megfelelő döntések meghozatalában.
Ha a beszállítók nem időben, megfelelő mennyiségben vagy megfelelő készletmennyiségben szállítanak, a vállalatok nem akarnak számlát fizetni, amíg ezek a kérdések nem oldódnak meg. A munkafolyamat kritikus lehet abban, hogy mit kell tenni, amikor ezek a problémák merülnek fel. Ezenkívül a beszállítóknak történő kifizetéseket időben is meg kell tenni annak érdekében, hogy megakadályozzák az engedmények elvesztését vagy a késedelmes kifizetésekre vonatkozó szankciókat. Minden szállítói szerződést dokumentálni és frissíteni kell, ahogy a dolgok megváltoznak, és a folyamatoknak biztosítaniuk kell, hogy minden fiókot megfelelően kezeljék.
A munkafolyamatok létrehozása szintén segíthet egy vállalatnak:
outsourcing
A rekordok digitalizálása, az OCR végrehajtása és egy olyan portál használata, amelyre a beszállítók hozzáférhetnek, nem feltétlenül szükséges a kisebb vállalkozások számára, ám a szervezetek nem vállalhatják, hogy a költségek megakadályozzák, hogy egy vállalkozás képes legyen kihasználni őket. Miközben az elektronikus rendszerek létrehozásának és fenntartásának költsége számos kis- és középvállalkozás számára megkerülhetetlen, gyakran nem szükséges a házon belüli ügyintézés. Számos olyan harmadik féltől származó szolgáltató van, amelyre a szervezetek kiszervezhetik ezeket a feladatokat. A szervezetek kiszervezett segítséget kaphatnak mindentől kezdve az OCR folyamat létrehozásáért, hogy segítsen a vállalat munkafolyamatokat létrehozni a beszállítói szerződések elemzéséhez.
Miközben a szervezetek nem képesek különféle informatikai rendszerek megvalósításának költségeit saját maguk elé állítani, a harmadik fél által kezeltek gyakran nagyon kedvezőek. A vállalatoknak össze kell hasonlítaniuk a külső felek használatának költségeit, hogy ezeket a rendszereket a készpénz felszabadításának potenciális megtakarításával és értékével szemben alakítsák ki, de a kiszervezés lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kihasználják azokat a technológiákat és rendszereket, amelyek általában túl drágák.
- Győződjön meg róla, hogy minden új megrendelésnél megrendelések születnek
- Ellenőrizze, hogy a számlák megfelelnek-e a kapott termékeknek és megfelelnek-e a szerződéses megállapodásoknak
- Ellenőrizze a nyilvántartásokat, hogy biztosítsa a kifizetéseket, hogy időben készüljenek, és hogy ne legyenek duplikáltak
- Határozza meg a számlázás legjobb módját, például az EFT-eken vagy a hitelkártyákon keresztül, a díjak csökkentése érdekében