A számla, amelyet néha értékesítési számlának neveznek, olyan dokumentum, amelyet a termék vagy szolgáltatás szolgáltatója küld a vásárlónak. A számla a vevő részéről kötelezettséget állapít meg a számlára való befizetésre. Más szavakkal, a számla a vevő és az eladó vagy az eladó közötti megállapodás írásbeli ellenőrzése.
A számlák a vállalkozás könyvelési és számviteli nyilvántartási rendszerének fontos részét képezik, mivel értékesítési tranzakciókat rögzítenek.
Mit tartalmaz egy számla?
A számlán szokásos szakaszok a következők:
- A számla létrehozásának dátuma . Ne felejtsd el ezt! A számla dátuma megkezdi az ügyfél által megtapadt órát. Ha rendelkezésére áll (fizetési határidő), akkor be kívánja illeszteni a dátumot, hogy mindenki tudja, hogy a fizetés esedékes.
- Az ügyfél és a szállító neve és címe . Ha könyvelési szoftverben hozza létre a számlát, akkor csak az ügyfél e-mail címére lesz szüksége, de még mindig jó ötlet a fizikai cím összegyűjtése és beillesztése abban az esetben, ha valódi levelet vagy dokumentumot kell küldenie.
- A két vállalkozás (vagy üzleti és egyéni) magánszemélyek névjegyei. Ez egy jó ügyfélkapcsolat szabály, hogy megbizonyosodjon róla, hogy helyesen írja be a neveket.
- A megvásárolt tárgyak leírása , akár termékek, akár szolgáltatások, beleértve az árakat és a mennyiségeket. Gyakran van standard tételleírás és készletszám. De legyen a lehető legpontosabb és részletesebb, a számla létrehozásakor. Ezzel elkerülhető a zavar és a "Nem tudtam" problémákat.
- Fizetési feltételek. Például a szolgáltató megadhatja a "nettó 30 napot", ami azt jelenti, hogy a teljes összeg 30 napon belül esedékes.
Hogyan kell számlázni egy vevőt?
Lehet, hogy online üzleti számviteli szoftvert használ , vagy esetleg olyan előre nyomtatott számlát használ, amelyet teljesíteni fog. A folyamat ugyanúgy működik mind a számlázási folyamatokhoz.
Ön csak akkor készít elő számlát, ha a terméket vagy szolgáltatást az ügyfélnek szállította vagy szállította.
- Kezdje meg az ügyfél azonosításával . Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy az adott ügyfél fájljában egy alvállalkozót vagy munkát szeretne azonosítani.
- Vegye fel az eladáshoz kapcsolódó korábbi dokumentumszámokat , beleértve az összes megrendelést vagy eladási megállapodást vagy becslést.
- Az eladott és szállított elemek azonosítása. Általában a termék vagy a szolgáltatás nevét, a mennyiséget (vagy az időtartamot, a szolgáltatásokat) és a sebességet (tételenként vagy óránként) tartalmazza. Ha online szoftvert használ, az összes elem számát kiszámítja. Ez az a hely, ahol esetleg egy tételt " vissza kell rendelni ".
- Minden tétel saját vonalat kap, és az összes sor összesen.
- Ezután információkat fog tartalmazni az ügyfél által már végrehajtott betétekről vagy a számlán alkalmazott kedvezményekről .
- Lehet, hogy ügyfeleinek különböző fizetési módokat kíván kínálni, esetleg kedvezményt ad a készpénzben történő kifizetéshez.
- Adja meg a szállított termékekre vonatkozó szállítási feltételeket . Két típus létezik: FOB szállítási pont vagy FOB cél. (F OB jelentése "szabad fedélzeten". ) Ha a feltételek FOB szállítási pont, a feladó (ez az eladó) fizeti a szállítást. Ha a feltételek FOB rendeltetési hely, a vevő fizeti a szállítást. Szintén jó megjegyezni, hogy az ügyfél felveszi-e az elemet vagy elemeket, ha bármilyen kérdés merül fel a beérkező elemről.
- Adja meg az értékesítési feltételeket. Ez azt jelenti, hogy mikor akarja a vevőt fizetni, és a korai kifizetésekre ad kedvezményt? A kifejezéseket így fejezzük ki, mint a 2/10 Net / 30. Ez azt jelenti, hogy 2% kedvezményt ad, ha a befizetés 10 napon belül megtörténik, és a teljes egyenleg 30 napon belül esedékes.
A számlákat postai úton, e-mailben vagy faxon lehet elküldeni az ügyfélnek.
Amikor az ügyfél fizet, a számlaszámot fel kell jegyezni az értékesítési számlán, és illeszkedni kell a könyvelési szoftverében szereplő átvételi elismervényhez, így egyértelmű, hogy a számlát kifizetették. A befizetés a fennmaradó összeget a számlák számlájáról számolja el.
Számlák és vételi megbízások
A számlákat néha összekeverik a megrendelésekkel . A megrendelések (tranzakciók) a tranzakció előtt vannak, és a számlák a tranzakció után vannak. A vásárlási megbízások az ügyfelek által megrendelt megrendelést egy eladónak vagy szállítónak rögzítik.
Másrészt a számla rögzíti a termék vagy szolgáltatás kézhezvételét, és - amint azt fentebb említettük - a fizetési feltételek. A vásárlási megbízásokat számos vállalat használja jóváhagyási folyamat részeként. Egyes vállalatok bizonyos termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó vételi megbízásokat igényelnek egy adott összegben.
Számlák és számlák
A számla és a számla közötti különbség a hangsúly és a szempont. A számlát egy szállító hozza létre, és ez egy nyilatkozat az ügyfelek által előállított és szállított termékekről, beleértve az esedékes összeget. Számla keletkezhet a termék vagy szolgáltatás beérkezése előtt vagy után. Gyakran előfordul, hogy a szállítandó termékekhez tartozik egy számla, így a címzett ellenőrizheti a tételeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindegyik ott van.
A számla fizetési kérelem. A számlát általában az ügyfél szemszögéből tartják számon. Általános számla nélküli számla fogadása, például egy étteremben vagy kiskereskedelemben. A számlát általában az azonnali fizetés elvárása adja.
Néhány példa a számlákra
Ez a minta számla tartalmaz kanadai információkat, de ez fog ötletet adni arról, hogy mit tartalmaz a számla .
Íme néhány lépésről-lépésre a számla létrehozására vonatkozó utasítás .