A tulajdonosok gyakran kezelik saját könyvelésüket számos okból, amelyek magukban foglalják a kényes pénzügyi információk átruházásának félelemét, a teljes ellenőrzést és a személyi költségek fedezését. Ezek az indokok, miközben biztosan érvényesek az induló vállalkozások és a kisebb műveletek számára, egyre növekvő mértékben praktikusak, ahogy az üzleted nő. Egyes tulajdonosok könyvelési feladatokat ruháznak át a megbízható családtagokra vagy a személyzetre, de a legsikeresebb és legfejlettebb vállalkozók gyorsan megtanulják, hogy a számvitel és a pénzügyek az üzleti élet életévé válnak, és szakképzett szakemberek szakmai irányítását érdemlik.
A legtöbb üzletág három fő pénzügyi vezető pozíciója a könyvelő vagy könyvelő, a vezérigazgató és a pénzügyi vezérigazgató.
Öntulajdonosként önállóan kezelheti ezeket a pozíciókat, vagy átruházhatja őket egy alkalmazottra vagy megbízott munkatársra, de ahogy az üzleti tevékenység éretté válik, a legtöbb tulajdonos felfedezi, hogy a bérleti szakemberek szilárd költség-értéket nyújtanak, miközben a tulajdonosok a mag üzleti kérdések. A felvételi könyvelői szakemberek eredményei többek között - de nem kizárólagosan - a következő üzleti előnyök:
- Megtakarítás a gyártási folyamat, az értékesítési kapcsolatok, az irodai műveletek és a munkavállalók irányításában
- Pénzt takarítanak meg az adókra
- A folyamatosan bővülő belső papírok és külső jelentések kezelése
- Pénzügyi biztonsági háló tervezése a biztosítási fedezettel, a készletgazdálkodással, a diverzifikációval és a fiskális fenyegetésekkel kapcsolatos kockázatok csökkentésével
- Tervezési bővítések
- A bérszámfejtés kezelése
- Fokozza a műveleteket és maximalizálja a nyereséget
- A bírságok, büntetések, alacsonyabb hitelminősítések és kamatköltségek elkerülése, amelyek a hiányzó határidőkből származnak, a bérszámfejtés pontatlan kiszámítása, a számlák megfizetése és az időérzékeny üzleti lehetőségek hiánya
Valójában a legtöbb vállalkozás pénzt takarít meg azzal, hogy professzionális pénzügyi személyzetet veszi igénybe napi üzleti tevékenységének kezelésére.
A vállalkozás méretétől, az iparágtól és egyéb tényezőktől függően azonban csak részmunkaidős könyvelőre van szüksége, vagy teljes pénzügyi személyzetet igényel, amely magában foglalja a vezérlőt és a CFO-t. Annak eldöntése, hogy a pénzügyi személyzete valóban szüksége van egy összetett döntés, amely számos tényezőtől függ. Az Ön igényei majdnem biztosan megváltoznak az idő múlásával, és ha sikeresen növekszik az üzlet, akkor mindezen pozíciókban végigmenni fog. A következő részek részletezik, hogy mit jelentenek minden egyes szakember, és elmagyarázza, hogy az üzleti vállalkozásnak szüksége lehet ezekre a pénzügyi szakemberekre:
Alapvető könyvelői funkciók
A legtöbb könyvtáros dolgozik reaktiválva, hogy a vállalatnál már pénzügyi szempontból már elvégezték, kevés vagy semmilyen befolyással sem az üzleti stratégiára. A könyvelők tranzakciós alapon dolgoznak, és ritkán hoznak döntéseket a jövőbeli üzleti tranzakciókról. A tehetséges könyvelő megmagyarázhatja az opciókat, nyilvántartást vezethet és aktuális jelentéseket tehet, a könyvekben eltéréseket találhat, és költségtakarékos ötleteket ajánlhat, ám elsődleges feladataik az üzleti és pénzügyi tranzakciók krónikája, valamint jelentések összeállítása. A cég könyvelőjének tipikus napi feladatai közé tartoznak a következők:
- Értékesítések, kiadások, számlák és követelések nyilvántartása
- Ellátási költségek, irodaköltségek, bérleti díjak, közüzemi szolgáltatások és egyéb rögzített és változó költségek
- Bérszámfejtés , adóbevonás, forgalmi adó számlák, bérkorrekciók és biztosítási levonások kezelése
- Annak biztosítása, hogy az alapvető formák és a papírmunka biztonságosan és biztonságosan legyen tárolva
- Napi, heti, havi, negyedéves és éves jelentések készítése a menedzsment, a kormányzati szervek, a részvényesek, az alkalmazottak és az érdekeltek számára
- A számlák kifizetése időben
- Alternatív szállítók kutatása és költségbecslése
- Olyan problémás területek meghatározása, mint a hulladék, rossz gazdálkodás, csalás és lopás
- Nyomon követési anyagok, készletek, leltár és emberi erőforrások
- Adók és napi, havi vagy negyedéves adóbevallások készítése a város, állam, IRS, munkanélküli ügynökségek és biztosító társaságok számára
- Üzleti és munkavállalói biztosítási és egészségügyi tervek kezelése
- A cég nyilvántartásainak védelme
- A becslések megszerzése, valamint az emberek javítása és javítása
- A megfeleléssel kapcsolatos problémák ellenőrzése
- Az ügyfelek hitelkérdéseinek kezelése belsőleg és az üzleti hitelek külső értékesítőkkel és hitelezőivel külsőleg
Tudva, mikor kell kölcsönt bérelni
A legtöbb vállalkozó - különösen a vállalkozói szellemben élők - gazdagodnak a vállalkozásuk minden aspektusának működtetésében, és a számvitel megkönnyíti az összes rendelkezésre álló intuitív szoftvert. Teljes mértékben lehetséges, hogy a tulajdonosok tartsák a könyveket, de ez nem feltétlenül jó ötlet, ahogy az üzlet nő. Amikor a papírmunka elkezd megbirkózni az időgazdálkodással, a munkaelégedettséggel vagy a hatékonysággal, itt az ideje, hogy fontolja meg a könyvelő felvételét. Lehet, hogy nem kell teljes munkaidőt foglalkoztatnia, és akár a számviteli munka egészét vagy egy részét is kiszervezheti, például a bérszámfejtést. A könyvelő felvétele értelme van, ha az alábbiak közül bármelyik vonatkozik Önre és vállalkozására:
- Nem igazán érti a könyvelést, de bízik a szoftverben, hogy elmondja mindent, amit tudnia kell.
- Nem ismered az adótörvényeket és az adókikerülési stratégiákat.
- Az üzleti vállalkozás rövid idő alatt gyors növekedést tapasztal.
- A befektetők, a hitelezők vagy a részvényesek a szakmailag készített jelentéseket szeretnék.
- Több időt töltesz a könyvek készítésénél, mint értékesítést vagy új üzletet generálsz.
- Azt tervezi, hogy egy másik régióba, iparágba vagy terméksorozatra bővül.
- Szeretne vásárolni, értékesíteni vagy kereskedni.
- Tájékoztatták róla, hogy könyveit ellenőrizni fogják.
Könyvelő felvétele nem feltétlenül fájdalmas folyamat, mert a munkát egy professzionális könyvelő cégnél kezdheti. Ez egy különösen hatékony stratégia, ha nem ismeri a könyvelést, a könyvelő felvételét, a könyvelők vagy a pénzügyi munkákra pályázókat.
Mikor fontolják meg a szabályozó felvételét?
Az ellenőrök, akiket néha az ellenőrzőnek neveznek, felügyelik a könyvelőket, az adóigazgatókat, a hitelvezetőket és más számviteli személyzetet, miközben közvetlenül jelentik a CFO-t, a vezérigazgatót vagy a vállalkozás tulajdonosait. A kisebb vállalatoknál az adatkezelő lehet a vállalat egyetlen hitelesített könyvelője, vagy felügyelheti egy könyvelői csoportot. Sok ilyen szakember kezeli a feladatait egy ügyintéző, könyvelő vagy adminisztratív asszisztens segítségével.
A vezérigazgató a vállalat számvitelért felelős tisztviselője, és felelősséggel tartozik a pénzügyi kimutatások, üzleti tervek, költségvetések, adók, megfelelőségi tanúsítványok és speciális projektek elkészítéséért, például rövid és hosszú távú üzleti stratégiák, üzleti akvizíciók, vagyonértékesítés, a finanszírozás vagy a befektetők biztosítása. Középszintű pénzügyi vezetőnek tekinthető, a kontrollerek általában a következő feladatokat látják el:
- Pénzügyi személyzet kezelése.
- Jelölje meg a csekkeket és vállalja a vállalati műveletekkel kapcsolatos felelősséget.
- Jelentkezzen be a pénzügyi jelentésekkel és dokumentumokkal.
- Vállalati pénzügyi politikák és eljárások létrehozása.
- Jelentések készítése belső felülvizsgálatra.
- Kezelje a biztosítási és kockázatkezelési politikákat.
- Védje a vállalati eszközöket.
- A költségvetések elkészítése, figyelemmel kísérése és frissítése.
- A tömegajánlatok előkészítése a nyilvános ajánlatokhoz.
- Tanácsok a tulajdonosok és a vezetők számára a pénzügyi piacokról, trendekről és bevált gyakorlatokról.
- Proaktív adóstratégiák kidolgozása.
- Számviteli szoftver kiválasztása és kezelése.
- Folytassa a gyűjteményeket.
- Kezelje az emberi erőforrással kapcsolatos kérdéseket, például a munkavállalói nyilvántartásokat.
- A személyzet oktatása a munkavállalói juttatásokról és az üzleti feladatokról.
A vállalkozása megjelölésére alkalmas jelek egy ellenőrzőt jelentenek
Minél nagyobb az üzleted, annál valószínűbb, hogy többre van szüksége, mint egy könyvelő. Ha van olyan részvényese vagy igazgatótanácsa, aki olyan személyekből áll, akik nem barátok, szoros munkatársak és családtagok, akiket kinevezettek, az adatkezelő felvétele jó üzleti gyakorlat, amely megvédi társaságát és eszközeit. Általában az adatkezelő összpontosít a számvitelre, míg a CFO a stratégiai finanszírozásra koncentrál.
Ahogy a vállalat érdekeltjei kibővülnek, a kontroller taktikai menedzsment jelentést és személyzeti felügyeletet biztosít számviteli kérdésekben, miközben a CFO kezeli a pénzügyi tervezést, és felelősséget vállal a vezérlő és a számviteli csapat iránt. A legtöbb kisvállalkozás nem engedheti meg magának a teljes munkaidős vezérlőt, de ahogy az üzlet nő, nem engedheti meg magának, hogy vezérigazgató nélkül működjön akkor is, ha részidős vagy tanácsadói alapon működik.
Mikor kell Pénzügyi tisztviselőt bérelni?
A CFO-k szigorú határokon túl működnek azáltal, hogy részt vesznek minden üzleti döntésben és támogatják a szervezet legjobb pénzügyi érdekeit. Mint minden tapasztalt vállalkozó vagy üzlet tulajdonosa tudja, a szigorú pénzügyi felmérések csak egyike a sikeres vállalat üzleti céljainak. Az erős nyereséget eredményező kezdeményezések könnyen gyengíthetik a vállalatot azokkal az ügyfelekkel, akik nem szeretik a magas árakat alacsonyabb termékekért vagy olyan lojális ügyfelekért, akik nagyobb értéket képviselnek a vállalat céljaira, elveire, környezetvédelmi elkötelezettségére vagy működési technikájára.
A legjobb CFO-k nem csak az üzleti tevékenység költségeit, hanem a vállalko- zások esetleges kockázatait és fenyegetéseit is értékelik. Mint magas rangú vállalati tisztviselők, a CFO-k a tulajdonosokkal, igazgatótanáccsal, felső vezetéssel és más kulcsfontosságú érdekeltekkel együttműködve fontos szerepet játszanak a kutatásban és fejlesztésben, a vállalat felügyeletében, a jogszabályi megfelelésben és a mindennapi működésben. Egyéb CFO feladatok a következők:
- A társaság irányítása fúziókon, felvásárlásokon, nyilvános ajánlatokon és az üzleti struktúrában és műveletekben bekövetkezett változásokon keresztül
- A nagyobb üzleti bővítések irányítása az új piacokra
- A megbízható pénzügyi gyakorlatok támogatása a komplex döntéshozatalban
- Eszközök és pénzügyi kapcsolatok kezelése több érdekelt féllel
- Áramlási műveletek
- A pénzügyi kockázatok értékelése és kezelése
- A rövid és hosszú távú pénzügyi célok megtervezése
- Piaci adatok értelmezése több pénzügyi mutatóból és üzleti trendekből
- Megérteni azokat az okokat, amelyek miatt az üzleti piacok hogyan járulnak hozzá
- A vállalati eszközök befektetésének meghatározása
- A piaci tendenciák előrejelzése és a vállalat által igénybe vehető tőkebevonás
A vállalat minden része nagymértékben támaszkodik a CFO egyesített feladataira: a kontroller felügyelete, a pénzügyek kezelése, valamint a kritikus pénzügyi ügyek tervezése és előrejelzése.
Fokozatosan igényesebb pénzgazdálkodási igények
A kis- és közepes méretű vállalkozásoknak egyre növekvő igényük van a könyvelés és a könyvelés terén, mivel működésük növekszik. A tulajdonosok vagy a kijelölt csoporttagok a számviteli szoftver segítségével gyakran kezelik a kis- és induló vállalkozások számvitelét. Végül azonban a legtöbb vállalkozás megállapítja, hogy a hivatásos könyvelők felvétele - akár teljes vagy részmunkaidőben, akár házon belül vagy kiszervezett - szabadítja fel a személyzetet az alapvető üzleti feladatokhoz, és elősegíti a nagyobb pontosságot, jobb megfelelést és fokozott felügyeletet. A megfelelő könyvelő gondoskodik arról, hogy a jelentések időben benyújtásra kerüljenek, és segítsenek a vállalatoknak költségtakarékos stratégiák, csalások, lopások és hulladékok felkutatásában.
Ahogy egyre nő a vállalkozásod, és az idődben uralkodó igények sokszorozódnak, előfordulhat, hogy olyan pénzügyi személyzetre van szüksége, amelyet egy vezérigazgató vagy egy CFO felügyel a vállalat kifinomultabb pénzügyeinek kezelésére. A lehetőségek közé tartozik a teljes munkaidős, a házon belüli személyzet felvétele vagy a könyvelés és a pénzügyi kötelezettségek kiszervezése egy tapasztalt szakmai számviteli szolgáltatáshoz. Mindkét lehetőség egyformán érvényes módja annak, hogy erősítse vállalkozásának pénzügyi erejét, de sok kis- és közepes méretű vállalkozás élvezi az előnyöket a tanácsadók felvételében, ha szükséges, hogy elkerüljék a teljes munkaidős szakemberek magas költségeit.