Nem elegendő a telepítési idő
Mindig van egy verseny az idővel, amikor egy eseményt állít fel , de becsléssel kell számolnod, hogy mennyi időt kapsz mindent a helyén. Semmi sem tűnik rosszabbnak, mint amikor az első vendég érkezik, amikor egy tele van dolgozóval. A cél az, hogy mindent beállítsanak legalább 15 perccel az ajtók nyitása előtt.
Ütemezés nem ütemezése ügyfelekkel
A táblázatok, az e-mailek és a bankett rendezvények megrendelései kiválóan alkalmasak egy esemény részleteinek közléséhez. Azonban, kizárólag az olyan dokumentumokra támaszkodva, amelyek festenek egy alkalmi képet, átmenetet okozhatnak. A jobb stratégia az, ha az útvonalat az ügyféllel a helyszínen végigjárja, amikor csak lehetséges. Beszéljétek meg az egyes pillanatokat és részleteket, mintha az esemény előtte lenne.
Elfelejtve a Szállítók megerősítését
Az átlagos eseményszolgáltató több különböző kategóriába sorolt ügyfelet kínál.
Röviden, ez azt jelenti, hogy rengeteg emlékezniük kell. Mindig szeretne verbális vagy e-mailes megerősítést kapni minden gyártótól 48 órával a beállítási idő előtt. Az e-mail általában jobb, mert meg tudja határozni az elvárásaidat, és kérheti őket írásban.
Kilátó eseményekre nézve
Ha valaha is volt egy "zajos szomszédja", akkor már tudod, milyen zavaró lehet ezek a helyzetek.
Nagy kihívást jelenthet a helyszíned más rendezvényeivel szemben, ezért előzetesen meg kell vitatnia ezt a forgatókönyvet a helyszíni menedzsmenttel és az ügyfelekkel. Tudja meg, ki fogja megosztani ugyanazokat a közös területeket és nyilvános erőforrásokat a pártoddal, és azonosítani fogja, ki jogosult a zajt okozó problémák megoldására, ha probléma merül fel.
Nincs készenléti terv
Mi történik az eseményeddel rossz idő esetén, vagy akár a helyszín lezárásakor? Ezek nem könnyű dolgokat tervezni, de lehetetlenné válik a kiállítás napján. Tervezze ki készenléti stratégiáját legalább 2 héttel előre, jó intézkedés céljából. Még akkor is, ha szándékában áll törölni az eseményt, még mindig szervezett módszerre van szüksége ahhoz, hogy kapcsolatba léphessen az összes vendégével.
Nincs elegendő segítség az eseménynapon
A munkaerőköltségek mindig problémát jelentenek, amikor megpróbálják egyensúlyba hozni az eseti költségkereteket . Az elmondottak szerint a kézfejlődéstől való elmaradás nagyobb problémákat okozhat, mint a költségvetés megszerzése. Nem számíthat arra, hogy mindent megtehetsz, ha Ön az eseménytervező. A munkatársak, az eladók és a részletek koordinálása elég ahhoz, hogy Ön magában foglalja Önt. Ne féljen néhány száz dollárt költeni további munkások felvételére, mert egyszerre nem fog tudni mozogni.
Nem egy csomaglista használata
A helyszínen kívüli események kezelése általában kiterjedt készletlistát igényel. Természetesen általában több hét van ahhoz, hogy mindezeket a készleteket rendben tartsuk, de nem fognak jót tenni, ha soha nem jutnak el a helyszínre. A csomaglista azonnali frissítést ad a dolgokról, amelyeket be kell tölteni az autóba. Persze, valószínűleg tollakat és szalagot találsz a helyszínre kölcsönzésre, de mi történik, ha elfelejted a nevedet, vagy a laptopodat? Készítsen egy csomaglista, és kétszer ellenőrizze, mielőtt elmész.
A jó hír az, hogy ezek az eseménytervezés hibái mind könnyen megelőzhetők. Tulajdonképpen kinyomtathatja ezt a cikket, és elküldheti azt, hogy emlékeztessen arra, mit ne tegyen. Ne feledje, a megelőzés mindig könnyebb, mint a helyreállítás!