Bármelyik esetben, ha ez megtörténik, be kell jegyeznie az eredeti tranzakciót, miután felvételt készített, és ezt könnyedén elvégezheti a QuickBooks könyvelési szoftverében naplóbejegyzéssel.
Naplóbejegyzéseket végezhet a QuickBooks alkalmazásban az olyan tranzakciók módosításához és javításához, illetve olyan bejegyzésekhez, amelyeket más módon nem lehet végrehajtani, például a nyereség vagy veszteség módosítása.
A naplóbejegyzés folyamata meglehetősen egyszerű, de napi bejegyzést csak egy ügyfél vagy eladó számára tehet meg. Ha több ügyfelet vagy szállítói egyenleget szeretnél korrigálni, akkor külön bejegyzést kell közzétenned. Eközben a QuickBooks nem adta ki a tömeges beviteli opciót, bár a QuickBooks 2017 néhány időt takarít meg adatbeviteli lehetőségeket.
Mi az a naplóbejegyzés?
Az általános naplóbejegyzés olyan könyvelési tranzakció, amelyet közvetlenül a főkönyvi könyvtárba írnak be vagy teszek közzé. A főkönyvi főkönyvi számlák a mérleg- és eredménykimutatások nyilvántartására szolgálnak.
Például, a vállalati biztosítási költségszámlán véletlenül beírhatta a havi 100 dolláros segédprogramot. Beállíthat egy naplóbejegyzést, hogy 100 dollárral csökkentse, vagy jóváírja a biztosítási költség számláját, és növelje, vagy a segédprogram költségszámláját 100 dollárral terhelje a hiba kijavítására.
Valamennyi fiókja rendben lesz, és nem kell megváltoztatnia az eladót terhelő összeget, mert a tranzakciónak ezt a részét megfelelően rögzítette.
A napló bejegyzései az év végi tevékenységekhez
Az Ön hiteles könyvelője vagy könyvelője a naplóbejegyzéseket szeretne elvégezni az év végi tevékenységek elvégzéséhez, például a könyvek adózási kiigazításának közzététele, az értékcsökkenési leírás nyilvántartásba vétele vagy a bevételek és kiadások átsorolása.
Számviteli szakemberei megadhatják Önnek a konkrét információkat, ha az évről évre be szeretné írni a naplóbejegyzéseket, valamint annak magyarázatait, hogy miért szükségesek a bejegyzés az adott helyzethez.
Hogyan készítsünk általános naplót a QuickBooks-ban?
Az általános naplóbejegyzéseket a QuickBooks alkalmazásban a következő lépésről lépésre követheti:
- Menjen a Társaság > Általános naplóbejegyzések készítéséhez a képernyő tetején található menüből.
- Ha szükséges, módosítsa a Dátum mezőt a Make General Journal Entries ablakban. A QuickBooks alapértelmezés szerint az aktuális dátumra vonatkozik, ezért ha be kívánja adni egy bejegyzést egy előző hónaphoz vagy évhez, mindenképpen változtassa meg úgy, hogy bejegyzését a megfelelő pénzügyi időszakban rögzítse.
- Adjon meg egy számot naplóbejegyzéséhez a Bejegyzés száma mezőben. A QuickBooks automatikusan sorba rendezi a következő naplóbejegyzéseket.
- Adja meg a főkönyvi számlaszámot a Fiók oszlopban. A Fiók oszlop legördülő menüjéből is kiválaszthatja az első fiókot.
- Adja meg a terhelési vagy hitelösszeget az Ön által kiválasztott Fiókba vagy Hitel oszlopba. A terheléseknek és jóváírásoknak egyenlőnek kell lenniük ahhoz, hogy kiegyensúlyozzuk a bejegyzést, és lehetővé tegyük a QuickBooks számára a bejegyzés közzétételét.
- Adjon meg egy leíró feljegyzést a Memo oszlopban. Megjelenik a naplóbejegyzést tartalmazó jelentések. Ez a lépés opcionális, de ajánlott, hogy később emlékezzen a bejegyzés megadására.
- Ismételje meg a 4-6. Lépéseket, amíg a bejegyzések teljesen eltolódnak egymástól, és a tranzakció nulla értéket ér el. A Díj oszlopban szereplő összes összegnek meg kell egyeznie a Hitel oszlopban szereplő összes összeggel, és a naplóbejegyzés megfelelő egyensúlyban lesz.
- Kattintson a Mentés és bezárás gombra a naplóbejegyzés mentéséhez, és zárja be az ablakot, vagy kattintson a Mentés és új gombra a naplóbejegyzés mentéséhez és egy új ablak megnyitásához.
A legtöbb általános naplóbejegyzést a QuickBooks alkalmazásban a következő lépésekkel teheti meg, de ha olyan naplóbejegyzéseket szeretne végrehajtani, amelyek befolyásolják egy adott ügyfél követelését vagy szállítói számláját, akkor az ügyfelet vagy a szállítót az első sorban kell elhelyeznie belépés.