Az alapvető irodai funkciók mellett az adminisztratív asszisztens és a végrehajtó titkár felelős a jelentések elkészítéséért vagy elkészítéséért, az értekezletek szervezéséért és ütemezéséért, a beérkező üzenetek felülvizsgálatáért, hogy meghatározza jelentőségét, felkészítse a napirendeket a testület üléseire, utazási szabályokat készítsen, megbeszélési jegyzőkönyvet állít össze, a kutatást, a levelezést, valamint a junior szintű irodai személyzet felügyeletét és képzését.
Ezek a szerepek különböző szintű tapasztalatokat igényelhetnek, és ezeknek a hasonló munkaköröknek is lehetnek:
- Belépő szintű adminisztratív asszisztens
- Adminisztratív asszisztens
- Senior közigazgatási asszisztens
- Ügyvezető titkára
- Senior ügyvezető titkár
- Irodavezető
- Senior Office Manager
Megjegyzés: A jogi és orvosi asszisztensek helyzete meglehetősen eltérő, és speciális szakképzést igényel a szakmában, amelyben dolgozik.
A közigazgatási asszisztensek és az ügyvezető titkárok közötti különbségek
A végrehajtó titkárok és az adminisztratív asszisztensek szerepe jelentős átfedésben van, és a szerepek különbségei szervezettől függően eltérőek lehetnek. Bizonyos esetekben az ügyvezető titkár több adminisztratív feladatot fókuszál egy menedzser vagy vezetők számára, például megbeszélés ütemezése, utazástervezés, írásbeli kommunikáció kezelése és akár könyvelés. Az adminisztratív asszisztens több üzleti tevékenységre összpontosíthat, és nagyobb szerepet vállalhat bizonyos kapacitásokban, hozzon létre napirendeket az ülésekhez vagy konferenciákhoz, a költségvetések kezelését és az eladói számlázást.
A közigazgatási asszisztensek számára előírható, hogy szakosodott oktatással rendelkezzenek azokban az esetekben, amikor az üzleti tevékenység irányítása kritikus.
Alapvető munkaképesség
Mindkét ügyvezető titkár és adminisztratív asszisztens alapvető munkaköri készleteket tartalmaz, amelyek mindkét szerepben elengedhetetlenek. Ezek közé tartoznak a kivételes szervezési készségek, kiváló írott és szóbeli kommunikációs képességek, valamint a részletekre és a szakmaiságra való nagy figyelem.
Rendelkezniük kell irodai automatizálási eszközökkel, beleértve a Microsoft Word, az Excel és a PowerPoint szoftverekkel kapcsolatos alapvető ismereteit, valamint a könyvelési eszközöket, mint a QuickBooks .
Közigazgatási asszisztens vagy ügyvezető titkár egy kis irodában
Egy kis irodában az adminisztratív asszisztens vagy a végrehajtó titkár felelősségét általában különböző irodai dolgozók végzik. Néhány munkát ténylegesen a vállalat vezetõi végezhetnek, és az adminisztratív asszisztens vagy a végrehajtó titkárság szerepe a kisebb szervezet felelõsségeinek széles skáláját foglalja magában.
Közigazgatási asszisztens vagy ügyvezető titkár egy közepes irodában
Ahogy a vállalat mérete növekszik, fokozódik az igény a személyre, aki rendkívül szervezett és sokféle feladatot lát el. Ez különösen igaz azoknak a vezetőknek, amelyek olyan nagyvállalatokat futtatnak, amelyek magas szintű bizalmasságot és integritást igényelnek az üzleti vállalkozás számára.
Közigazgatási asszisztens vagy ügyvezető titkár egy nagy irodában
Nagyon gyakori, hogy egy nagy iroda több közigazgatási asszisztenssel és / vagy ügyvezető titkárral rendelkezik. A cég méreténél rendszerint egy irodavezetőre van szükség, amely koordinálja a vállalat vezetőinek kiszolgáló személyzetet.
Bizonyos esetekben adminisztratív asszisztens kísérheti a végrehajtó testületet hosszú üzleti utakon a találkozási megállapodások, ütemezés és egyéb fontos szervezeti feladatok ellátása érdekében.