Tudjon meg többet a forrásdokumentumban található kulcsinformációkról
Miért fontos a forrásdokumentumok?
A forrásdokumentum elengedhetetlen a könyvviteli és számviteli eljáráshoz, mivel bizonyítja, hogy pénzügyi tranzakció történt.
Ha egy céget auditálnak, a forrásdokumentumok a számviteli folyóiratok és a főkönyvi könyvtárat vitathatatlan ellenőrzési nyomvonalaként készítik el.
A forrásdokumentum megőrzése egy vállalkozás számára ugyanúgy, mint az adómentességre szánt tételek bevételeinek megtartása az Ön személyes adói számára. Ha az adókat auditálják, bizonyítékot nyújtanak arról, hogy elvégezte ezeket a vásárlásokat. Ugyanez igaz a te dolgodra is, de az üzleti életben nem csak az adómentességgel járó költségeket tartja be. Minden pénzügyi tranzakcióhoz eredeti dokumentumokat tárol.
Milyen forrásdokumentumok nyújtanak
A forrásdokumentum leírja a tranzakció összes alapvető tényét, például a tranzakció összegét, amelyre a tranzakció történt, a tranzakció célja és a tranzakció időpontja.
Íme néhány példa a közös forrásdokumentumokról:
- egy törölt ellenőrzés
- számla
- pénztári befizetés
- számítógép által generált átvétel
- jóváírási értesítés az ügyfél visszatérítésére
- munkavállalói idő kártya
- befizetési nyomtatvány
- rendelés
A forrásdokumentumok kezelése
A forrásdokumentumot a tranzakció után a lehető leghamarabb fel kell jegyezni a megfelelő számviteli naplóba. Felvétel után minden forrásdokumentumot el kell távolítani valamilyen rendszerbe, ahol és amikor szükség van rá.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy fontos, hogy biztosítsák a felügyeleti láncot annak megállapítására, hogy a szóban forgó forrásdokumentum továbbra is az Ön irányítása alatt áll-e.
Forrásdokumentumok és fénymásolatok
A legtöbb esetben a forrásdokumentumok fénymásolatai jogilag elfogadhatók. Például az Internal Revenue Service 1997 óta elfogadja a fénymásolatok fénymásolatát, amennyiben azok olvashatóak, tartalmazzák az eredeti dokumentumban szereplő összes információt, és a beolvasási folyamat keretein belül az információkat a eredeti.
A megvásárolt tárgyakat és a fizetett árat meghatározó anyagnyilvántartás nem felel meg a szállító nevének szkenneléséből. Egy olyan dokumentum, amely bemutatta az eredeti átvételi elismervényben szereplő összes információt, de a Word vagy az Excel formátumban történő újraírás nem felel meg.
Az IRS-szabvány - a teljes, olvasható és az eredeti eredeti reprodukálása - ugyanaz a szabvány, amelyet számos vállalkozásban és kormányzati ügynökségben használnak. Más intézmények azonban kiegészítik ezeket az általános követelményeket.
Például a Washington Egyetem csak az eredeti dokumentum fénymásolatának helyettesítőjeként fogadja el a minimális sűrűségű 300 dpi-t (dpi), és PDF vagy TIFF formátumban jelenik meg; nem fogadja el a JPEG fénymásolatokat.
Ha könyvelési vagy jogi dokumentumokat szeretne a tárolás megkönnyítésére, akkor ellenőrizze az érintett intézményt, hogy biztosan elfogadja a dokumentumokat a használni kívánt formátumban.