A professzionális üzleti e-mail elküldése olyan szokások létrehozására irányul, amelyek a tiszta, tömör és megfelelő kommunikációra összpontosítanak.
1. Használjon üzleti e-mail címet
Ha vállalkozói tulajdonosa, üzleti tevékenysége a vállalat nevében, győződjön meg róla, hogy üzleti e-mail címet használ. Ideális esetben ez azt jelenti, hogy van egy üzleti címe (azaz a yourname@yourbusiness.com), amelyet minden üzleti kommunikációhoz használ.
Ha ez nem lehetséges, akkor hozzon létre egy ingyenes e-mail címet, amely magában foglalja a vállalkozás nevét (pl. Yourbusinessname@gmail.com). Egy személyes e-mail cím használata, amely egyértelműen nem kapcsolódik az Ön vállalkozásához, legrosszabb esetben fájt a professzionalizmusodban, és sok esetben esetleg nem veszi komolyan.
2. Tartsa rövid és édes üzenetet
Nincs semmi baj abban, hogy részletesen elmagyarázza a dolgokat; világos képet adhat, és csökkentheti a félreértéseket. De ha egy e-mail üzenet regénynek tűnik, gyorsan elveszítheti a címzett figyelmét, és összekeverheti a problémát irreleváns információkkal. Ennek elkerülése érdekében tartsd be az egyik témát e-mailben, és ha további információra van szüksége, használjon félkövéres alfejezeteket, így a legfontosabb részletek világosak.
3. Használja a leíró témaköröket
Nyitottál már valaha e-mail üzenetet a témában, és végül teljesen zavart volt és kicsit bosszantott, amikor valami teljesen más dologról volt szó? Mivel már megtartotta az egyes e-maileket, amelyekre a fenti csúcsonként csak egy téma van írva, akkor gondoskodnia kell arról is, hogy a tárgysor tükrözze ezt a témát és semmit.
Ez nem csak segítséget nyújt a címzettnek, hanem segít abban is, hogy könnyebben kezelheti saját e-mail fiókját .
4. Tone It Down
Könnyen elengedheted a dolgokat, amikor e-mailt küldesz, mert úgy érzed, hogy a számítógép képernyője védi, de néhány beszélgetést könnyen félre lehet érteni az e-mailben. Valójában, anélkül, hogy verbális kommunikációs jeleket adnának, hogy megkeményedjenek az elküldött üzenetek, az e-maileket rossz irányba lehet venni. Ha olyan üzenetet küld, amely megkérdőjelezhető, olvassa el újra elküldés előtt, és ha még mindig nem biztos benne, valószínűleg jobb lesz, ha felveszi a telefont.
5. Az email aláírása hasznos
Az e-mail aláírásában szereplő idézetek, promóciók és hírlevelek bizonyos esetekben hatékonyak lehetnek, de ezek az elemek soha nem engedhetik meg, hogy az e-mail aláírását használják - az elérhetőségüket. Az első e-mailje vagy válaszának tartalmaznia kell egy e-mail aláírást a teljes nevével, cégével és URL-jével. A telefonszám, a cím és az e-mail cím újramegállapítása sem sérül meg.
6. Ellenőrizze a helyesírást és a helyesírást
A helyesírás-ellenőrzés egyszerű. Állítsa be az e-mail kliens alapértelmezett beállítását, hogy ellenőrizze az összes üzenetet, mielőtt elküldené őket.
Az e-mail informálisabb és kevésbé engedékeny a helyesírási és a nyelvtani hibákkal kapcsolatban, de szörnyű, ha hibásan küldött üzenetet küld. Az utolsó dolog, amit akarsz, rossz benyomást kelt, mert rohansz egy e-mail küldéséhez, és kihagytad a helyesírást és a nyelvtant.
Az e-mail fontos kommunikációs módszer az üzleti életben, még akkor is, ha ez nem az első preferencia. Ezeknek az üzleti e-mail-eknek a legjobb gyakorlatait követve segít az e-mail kommunikáció professzionális és eredményes megőrzésében, és biztos lehet benne, hogy jó benyomást kelt.