Valójában megkérdezheted, hogy párt tervező vagy találkozó tervező vagy. A tervezési szakma esetében a munkaköri címek olyan sokszínűek és sokak, mint a kínált szolgáltatások, és gyakran nehéz leírni és megkülönböztetni egymástól a következőket.
Ha egy eseménytervezési portfóliót készít, munkát keres, vagy olyan ügyféllel dolgozik, amely nem tudja pontosan megérteni az Ön munkáját és felelősségét, nehéz lehet.
Eseménykezelés és eseménytervezés
Noha rendkívül szoros kapcsolatban áll, az eseménykezelés és az eseménytervezés két nagyon eltérő feladat. A legfontosabb különbség e két szó: a menedzsment és a tervezés. Rendkívüli értelemben az eseménykezelők kezelik az eseményt, és az eseménytervezők tervezik az eseményt.
Mindemellett az eseménykezelők is tervezhetik az események és az eseménytervezők szempontjait, amelyek kezelhetik az esemény tervezési folyamat egyes elemeit. Az eseménykezelők és az eseménytervezők egymás mellett dolgoznak, és felelősségeik átfedhetnek.
Az ügyek még zavarosabbá tétele érdekében az egyedi eseménytervezők gyakran rendezvényszervezési szolgáltatásokat nyújtanak, és az eseménykezelők is kínálhatnak eseménytervezési szolgáltatásokat. Ha mindez megragadja a fejedet, akkor kezdjük az eseménykezelés alaposabb megvizsgálását.
Az eseménykezelés magában foglalja a projektmenedzsmentet
Az eseménymenedzsment magában foglalja a nagyszabású rendezvények létrehozását és fejlesztését, amelyek között konferenciák, konvenciók, koncertek, kiállítások, fesztiválok és ünnepségek is részt vehetnek. Az eseménykezelés magában foglalja a célközönség azonosítását, az esemény koncepciójának megfogalmazását, az esemény teljes logisztikájának tervezését és az esemény egészének projektmenedzselését - beleértve az egyes funkciókért, a költségvetésért felelős személyek csapatainak irányítását és a végrehajtás felügyeletét az eseményről.
Az eseménykezelők felügyelik a külső gyártók és szakemberek szolgáltatásait is, beleértve az eseménytervezőket is.
Az eseménykezelő sajátos felelősségei a következők lehetnek:
- Helyszínek kiválasztása és fenntartása
- Külső gyártók koordinálása
- Hangszórók vagy szórakoztatás bekapcsolása
- Szállítás és parkolás
- Megszerzéséhez szükséges engedélyek és a megfelelő biztosítás
- Felelősség az egészségügyi és biztonsági előírások betartásáért
- Vészhelyzeti készenléti tervek kidolgozása
- Válság és helyzet menedzsment az eseményen
- Biztonsági terv kidolgozása
- Az esemény figyelemmel kísérése
Ez a lista semmiképpen sem teljes. Az esemény hatókörétől és a többi bérelt szakembertől függően a munkakörülmények eltérőek lehetnek.
A rendezvényszervezési szolgáltatások szerepe
Rendezvényszervező cégeket gyakran bérelnek nagyméretű vállalati találkozók és különleges rendezvények tervezésére és végrehajtására. Míg az esküvők és koncertek rendezvényszervezés közös eseményei, sportesemények, találkozók és nagy pártok is olyan események, amelyek kihasználhatják az eseménykezelést.
A kormányzati szervek, nonprofit szervezetek, egyesületek és vállalatok mindegyike rendezvényszervező cégeket használ fel a fontos események és találkozók összehangolására. Az eseménykezelő funkció gyakran megtalálható a vállalati marketing- vagy PR-részlegen belül, vagy a különleges események személyzete részeként.
A sikerhez szükséges készségek
Mint a legtöbb esemény tervezési funkcióval, az eseménykezeléshez kiváló szervezeti készségekre van szükség. Elengedhetetlen az a képesség, hogy sok mozdulatot multitask és zsonglőrködjön, és ezzel a csúcstechnológiával rendelkező szervezettel a hatékony időgazdálkodási készségekre van szükség.
Az, hogy képesek legyenek rangsorolni a feladatokat, és maradni a feladaton, az egy sikeres eseményhez vezet. Az eseménykezelés azzal kezdődik, hogy létrehozza az esemény jövőképét, majd átnézve a végrehajtásra, ami mind kreativitást, mind rugalmasságot igényel.
Mivel a projekt menedzsment kulcsfontosságú elem, és nem csak a funkciók, hanem az emberek csapatait is kezeli, az interperszonális készségek is fontosak. A szervezet minden szintjén a magánszemélyekkel való interakció a munka része, és sztár kommunikációs készséggel rendelkezik, és kényelmes és személyre szabott lesz hosszú távon az ilyen kapcsolatok kialakításában.