Üzleti követelmények dokumentumok üzleti projektekhez
Vegyünk egy példát: Egy vállalat (nevezzük ZXYW LLC-nek) úgy döntött, hogy számviteli funkcióit kiszervezi az Egyesült Államokban egy közös szolgáltató központba. Elkezdik a helymeghatározást, a szolgáltatások felállítását, a bérbeadást és a alkalmazottak.
Ez egy bonyolult vállalkozás, és sok hónapra lesz szükség. Egy csapattal kezdődnek, aki üzleti követelményeket tartalmazó dokumentumot készít.
Mi az üzleti követelmények dokumentum?
Az üzleti követelményeket tartalmazó dokumentum célja, hogy teljes képet nyújtson egy projektről vagy új üzleti tervről , így mindenki tisztában van azzal, hogy mit kell tenni és mikor.
Az üzleti követelmények dokumentumát (BRD) két fázisban lehet figyelembe venni. A projekt első fázisában ez egy dokumentum, amely meghatározza a projektre vonatkozó összes követelményt, beleértve a költségeket, a végrehajtás részleteit, a tervezett előnyöket, a mérföldköveket és a megvalósítás időterét.
A második szakaszban a BRD ténylegesen szerződhet a két fél között, hivatalosan meghatározva a bérbeadó társaság (a jelen esetben ZXYW LLC) követelményeit és a munkát végző vállalkozót. Az alábbiakban olvashat bővebben a szerződés nyelvéről.
Hogyan különböznek az üzleti követelmények dokumentuma az üzleti tervtől?
Bár mindkét dokumentum tartalmazhat ugyanazon típusú szakaszokat (pl. Egy összefoglaló), a szándék más.
Egy üzleti tervet hoztak létre egy új vagy meglévő vállalkozás irányítására, de gyakrabban az a célja, hogy bemutassa a hitelezőnek az indítás vagy bővítés finanszírozását.
Az üzleti terv általános információkat tartalmaz a vállalatról, terveiről és stratégiáiról, hogy bevételeket tudjon készíteni a hitel visszafizetésére.
A pénzügyi kimutatások lényeges részét képezik az üzleti tervnek, míg a BRD pénzügyi dokumentuma egészen más lehet, és egy adott projektre koncentrál.
Hogyan különböznek az üzleti követelmények dokumentuma a pályázati kérelemtől?
A két dokumentum közötti különbség enyhe, de fontos. Általában egy ajánlattételi kérelmet (RFP) hoznak létre különböző ajánlatok benyújtására. a ZYXW példájában RFP-t küldenek potenciális vállalatoknak, akik outsourcing szolgáltatásokat nyújtanak, és az ajánlatokat kérik.
A BRD viszont készen áll egy adott szállítóra vagy közös vállalkozásra, amelyet a bérbeadó cég már kiválasztott. A BRD további részleteket és további részleteket és határidőket tartalmaz, amelyeket a projekt során és a projekt végén kell teljesíteni.
Ha létrehoz egy RFP-t, akkor határidővel és az ajánlatok benyújtására vonatkozó követelményekkel jön. Az ajánlatokat a határidő után értékelik.
Mit kell felvenni az üzleti követelmények dokumentumába?
Bizonyos szempontok szerint egy üzleti követelmény dokumentum hasonló más típusú üzleti javaslatokhoz. A BRD-nek a következőket kell tartalmaznia:
1 . Egy összefoglaló nyilatkozat , amelyet néha végrehajtói összefoglalónak neveznek, amely általában vázolja a projekt követelményeit.
Az összefoglaló nyilatkozatot általában a BRD befejezése után írják.
2. A projekt célkitűzései. Ezeknek a célkitűzéseknek SMART formátumban kell lenniük; specifikus, mérhető, elérhető, realisztikus és időben kötött.
3 . A projekt hátterének és szükségességének megállapítása vagy indoklása. Ez fontos része a dokumentumnak, ezért ne hagyja ki. A projekt szükségességének magyarázata a projekt elsődleges motorja, és annak sikere attól függ, hogy mennyire elégíti ki a szükségletet.
4. A projekt hatóköre - mit kell bevonni és mit nem kell bevonni? A cég fent bemutatott példáján a vállalat világossá tette, hogy nem terjed ki a felsővezetés felvételére - ezek a személyek a vállalat rendelkezésére állnának.
5. Pénzügyi kimutatások. A pénzügyi kimutatások alapvető fontosságúak a projektnek a vállalat mérlegére és bevételére meghatározott időtartamra gyakorolt hatásának átfogó áttekintése érdekében.
Természetesen fontos, hogy a vállalat hogyan finanszírozza a projektet .
6. Funkcionális követelmények és jellemzők. Ez a hely, ahol részleteket, például diagramokat, szervezeti ábrákat és idővonalakat adhat meg.
7. Személyzeti igények. Ki kell bérelni, és mikor. Milyen alkalmazottakra lesz szükséged, és hogyan fizetik majd őket. Ki fizeti őket, és mikor. Mivel a ZXYW egy emberalapú létesítményt állít fel, ez kulcsfontosságú része a BRD-nek.
8. Ütemezés, ütemterv és határidők. A projekt fázisainak ebben a szakaszban részletesen meg kell adni, hogy minden fél megértse, mi szükséges és mikor. a ZXYW projektben az első fázis egy helyszín kiválasztása volt, beleértve számos potenciális város feltárását.
9. Feltételezések. A dokumentum ezen részét gyakran figyelmen kívül hagyják. A feltevések feltárása segít elkerülni a későbbi problémákat. Például, a fenti szerződésben a cég bérelni, nem vásárolni , az irodahelyiséget.
10. Költség és haszon. A költség-haszon elemzés tartalmazza a projekt összes költségének részletes listáját, és a projektből származó megtakarításokat is fel kell venni.
Mi teszi az üzleti követelményeket a szerződés dokumentálása?
Amint fentebb megjegyeztük, a kezdeti szakaszban a BRD egy javaslat. Lehet, hogy észrevette, hogy valami hiányzik a fenti szakaszok listáján - a nyújtott szolgáltatásokért fizetett összeg. A nyertes ajánlattevőknek történő kifizetésekről és a kifizetések ütemezéséről szóló nyilatkozat nélkül nincs szerződés.
Mielőtt a két fél aláírja a dokumentumot, szabványos szerződésnyelvet kell felvenni, ügyvéd segítségével, beleértve a következőket:
- Ígéretek fizetni és ígéretet nyújtani a szolgáltatások nyújtására
- Korlátozó egyezségek , amelyek megakadályozzák a vállalkozót a cég üzleti titkainak átvételében vagy másokkal való megosztásával.
- Mi történik, ha az egyik fél nem teljesíti a kötelezettségeit (vagyis megsérti a szerződést)
- Biztosítás és kártalanítás (ártalmatlanítás) záradékok
- Peres és választottbírósági rendelkezések
- És természetesen aláírta a megfelelő vállalati és vállalkozói tisztviselőket.