Mi az a nulla alapú költségvetés?
A "nulla bázisból" (azaz nem átutalt egyenlegek vagy kiadások nélkül) a vállalat naptárában szereplő minden időszakot teljes egészében az adott időszak igényeihez és költségeihez kapcsolják. Függetlenül attól, hogy egy hónap, egy negyedév vagy évente egy időtartam lehet bármilyen időmérés, amely a legjobban működik az Ön vállalkozása számára.
Egy új időszak kezdetén a pénzügyi követelmények és az indokolt kiadások a vállalat költségvetésének elsődleges inputjai, függetlenül attól, hogy a költségvetés magasabb vagy alacsonyabb volt-e az előző időszakban. Amikor a következő időszak kezdődik, visszatér a nulla alapra, és ismételje meg a folyamatot.
Hogyan működik?
A hagyományos költségvetés-tervezés vagy a költségalapú költségvetés-tervezés magában foglalja a vállalat korábbi, a korábbi időszakokra vonatkozó költségvetés alapján történő működését. Például, ha egy vállalat 5 százalékkal növeli a termelést új ügyfelek leszállásának köszönhetően, akkor csak az előző időszakhoz képest 5 százalékkal növeli a költségvetést.
A költségalapú költségvetés feltételezi, hogy minden korábbi előállítási és működési költségre szükség van, és további elemzések nélkül folytatja az e funkciók költségvetésének fenntartását.
Zéróalapú költségvetés-tervezésnél minden költségnek indokoltnak kell lennie minden egyes időszakban, ezért az ismétlődő költségeket szükség szerint felülvizsgálják, jóváhagyják, kiigazítják vagy megszüntetik.
Az új kiadásokat ugyanolyan figyelmet kapják, mint a hagyományos költségvetés, de mindig azzal a megértéssel, hogy a költségeket optimalizálni kell a hatékonyság és az érték szempontjából.
Például ha egy szoloprénista vagy, aki kreatív papíralapú céget vezet otthonából, úgy dönthet úgy, hogy nullás alapú költségvetést alkalmaz a hatékonyság növelése érdekében, miután elhatározta, hogy vállalata nemzetközi és a tengerentúli hajózásról van szó. Az egyik terület, amely befolyásolhatja a nyomtatási költségeket. Átfogó áttekintés után rájött, hogy az új szállítási díjak és a helyi beszállítók közötti új partnerségnek köszönhetően kompenzálhatja a hozzáadott szállítási díjakat és lerövidítheti az átfutási időt, ha két új nyomtatót vásárol, és kihasználja a tintafesték tömeges vásárlását. Minden egyes időszakban megvizsgálná az összes költséget, vagy annak költségeit, hogy megállapíthassa, költségét a költségkeret indokolja-e a befektetése értékes megtérülése mellett .
Hogyan kezded?
A zéróalapú költségvetési módszer bevezetésére irányuló lépések egyszerűek:
- Határozza meg célját. Reméljük, hogy 10 százalékkal növeli a bevételeket? 2 százalékkal szeretné csökkenteni a költségeket? A célnak mérhetõnek és elérhetõnek kell lennie a kiválasztott idõkeretben.
- Gondold át, hogyan érheti el ezt a célt. Mi van az Ön arzenáljába, amellyel költségeket, hatékonyságot vagy erőforrásokat lehet beállítani a cél eléréséhez?
- Tekintse át az opciókat a 2. lépéstől. Az egyik feladat végrehajtása segít a cél elérésében? Vagy több cselekvési programot kell végrehajtania? És ha igen, egyszerre kidobja őket külön-külön, vagy egyszerre?
- Az új feladat (ok) prioritásának meghatározása és a végrehajtáshoz szükséges költségek dokumentálása.
- Értékelje az adott jövőben szükséges összes költséget és költséget a vállalkozás minden területén (vagy azon a részlegen, amelyet szándékoznak alkalmazkodni a cél eléréséhez). Adja meg a 4. lépésben dokumentált új feladat (ok) költségeit.
- Ha az értékelés megfelel az Ön jóváhagyásának, és minden költség indokolttá teszi, hajtsa végre a végrehajtást, és kövesse a költségvetést.
- Az időszak végén vizsgálja meg a méréseit, és állapítsa meg, hogy eleget tett-e a célnak. A végrehajtás zavartalanul ment végbe? Ha hibákat követtek el, ki akarja állítani a folyamatot a következő időszakban? Vagy teljesen leállíthatja a feladatokat?
- Kezdje az 1. lépést egy új időszak elején.
Miért lehet Önnek megfelelő?
A részletes struktúrája miatt a nulla alapú költségvetés lehetővé teszi a gazdálkodók számára, hogy új stratégiákat építsenek be egy időre, anélkül, hogy félni kellene a fenntarthatóság elvesztésétől. Gyakran alapul véve folyamatosan, a folyamat lehetővé teszi a vállalkozói tulajdonosoknak, hogy mélyen merüljenek be a végrehajtási terveikbe, és elkerüljék a kártya nélküli költségnövekedést, amely hosszú távon nem mutat befektetési megtérülést.
Egy másik plusz ezen üzleti menedzsment módszer, hogy hatékonyan csökkentheti a napi műveletek költségeit. Az erőforrásokat csak akkor kell felosztani, amikor ezekre szükség van, csökkentve a hulladékot és a redundanciát, miközben fokozódik a kommunikáció azon szervezeti egységek között, amelyek jobb koordinációt igényelnek a költségvetésen való tartózkodás érdekében.
Miért nem lehet Önnek?
Igaz, hogy a módszer a nagyvállalatok alacsonyabb működési költségeit eredményezheti, de ez gyakran azt jelenti, hogy a nem bevételtermelő részlegek rövidtávon vagy alulfinanszírozás nélkül juthatnak hozzá. Ha a költségvetés egyes területei, mint például a termelés vagy az értékesítés egyszerűen igazolják költségeiket, az egyéb szükséges funkciók, például az ügyfélszolgálat vagy a kutatás és fejlesztés, nehezebb idővel igazolják költségeiket a minimumra.
A nulla alapú költségvetés másik hátránya, hogy időigényes lehet a költségalapú költségvetés vagy a tevékenységalapú költségvetéshez képest. Ez különösen igaz a nagyvállalatokra, de ez is igaz a kisvállalkozások tulajdonosai számára. Minden soron átvezetve minden olyan időszak, amely indokolttá teszi annak szükségességét, lehet munkaigényes és az idők nem hatékony használata.
Hol vehet el?
Függetlenül vállalata méretétől, a nulla alapú költségvetés megköveteli, hogy közelebbről megnézzük, hogy a meghajtók mennyire értékelik a folyamatot. Bár időigényes, ez egy módszer, ha helyesen használják, ami nagyobb fenntarthatósághoz és kiegyensúlyozott növekedéshez vezethet.
Végül minden olyan vállalkozó, aki úgy dönt, hogy zéró alapú költségvetésüket használja mûködésükre, minden bizonnyal megtanulja az idõt és az erõforrásokat annak érdekében, hogy irányítsák üzleti hatékonyságát és értékét.