Mit igényel a cég a kisvállalati számviteli szoftverektől?
A számviteli szoftver minden kisvállalkozás számára köteles nyomon követni a bevételeket, a kiadásokat, az ügyféladatokat és egyéb pénzügyi adatokat. Ez is nagyszerű döntéshozatali eszköz, hiszen a legtöbb számviteli szoftverprogrammal ellátott időszerű jelentések és költségelemzési eszközök a gazdálkodók számára lehetőséget nyújtanak arra, hogy visszalépjenek és átfogó képet kapjanak a vállalat pénzügyeiről. De a programok és szoftver márkák tengelyében hogyan választja ki a megfelelő számviteli szoftvert a kisvállalkozásoknak?
Mi a teendő, mielőtt vásárolni számviteli szoftvereket
Mivel a számviteli szoftver létfontosságú a kisvállalkozások számára, fontos, hogy bizonyos típusú pénzügyi menedzsment vagy számviteli szoftver vásárlása előtt végezzen kutatást. Figyelembe véve a vállalat szükségleteit, lehetővé teszi, hogy felmérje a napi funkcionalitás követelményeit. Az alábbiakban csak néhány a tennivaló, és tartsa szem előtt, mielőtt elkötelezi magát a könyvelési szoftver vásárlására.
Szükséges elemzést végez
Mielőtt egy adott számviteli programról döntene, szükségletelemzést kell végezni ahhoz, hogy értékelje azokat a funkciókat, funkciókat és jelentéseket, amelyekre a programnak szüksége lesz. Szánj időt arra, hogy elgondolkodjunk arról, hogy milyen számviteli tranzakciók jelentenek a vállalkozásod számára, hogy olyan programot válasszon, amely hatékonyan kezelheti azokat. Minden olyan jelentést fel kell sorolnia, amelyre szükséged van a szükséges külső vezérlők létrehozásához, illetve a kívánt integrációhoz harmadik felek alkalmazásaihoz.
Ez a szükségletelemzés alapul szolgál majd a kiválasztási folyamat megkezdéséhez.
Olvassa el a számviteli szoftvereket
A termék további vásárlói véleményeinek olvasása jobb ötletet ad arra, hogy mit vásárol. Számos olyan fogyasztói webhely, mint például az Amazon, számtalan véleményt tartalmaz, amelyek megvitatják az egyszerű használat, jelentéskészítés, támogatás, az operációs rendszer kompatibilitását és az árakat.
Keresse meg, mi felel meg az Ön igényeinek
A legtöbb kisvállalkozás a kisvállalati könyvelési szoftvert, például a QuickBooks-ot közvetlenül a dobozban használhatja. A legtöbb gyártó jelentési funkciókat és sablonokat állít össze, így szinte bármilyen jelentést készíthet, amire szüksége van. Azonban előfordulhat, hogy iparági egyedi számviteli és jelentési igényeinek kielégítéséhez szükség van az iparágra jellemző szoftverekre, például egy nonprofit számviteli szoftverre , építési számviteli szoftverre vagy értékesítési pontra vonatkozó számviteli szoftverre.
Fontos a könnyű használat
Önnek vagy a személyzetének meg kell tanulnia a megvásárolni kívánt számviteli szoftvert használni. Valószínű, hogy az évek során személyi állománya lesz forgalma. Ezért fontolóra kell vennie egy számviteli szoftvercsomag megválasztását, amely nem csak az Ön igényeinek megfelel, hanem könnyű megtanulni, mivel időt és erőforrásokat vehet igénybe az alkalmazottak képzéséhez a szoftver használatához. Ha kevés erőforrása van ahhoz, hogy a munkatársak felkerüljenek a programba, és amikor a forgalomban van, akkor egy egyszerű, könnyen kezelhető számviteli szoftver, például a QuickBooks vagy a Peachtree kiválasztása lehet a kisvállalkozások számára. Bár a piacon jobb számviteli szoftverek is lehetnek, a kisvállalkozások nem fogják látni e programok előnyeit, ha a személyzet nem tudja, hogyan használja őket megfelelően.
Gondolj a támogatásra
Meg kell döntenie, hogy milyen típusú támogatást szeretne segíteni a termék használatában. A legtöbb szállító teljes körű támogatási opciókat kínál Önnek - e-mail, telefon és online támogatás. Néhány gyártó ingyenes támogatást nyújt, ha megvásárolja a programot, míg a legtöbb technikai támogatási tervet kínál, amelyet a számviteli szoftverprogramon kívül is megvásárolhat. Olvassa el bármely fórumot arról, hogy a többi felhasználó tapasztalata van a választott szoftver gyártójának ügyfélszolgálatával kapcsolatban, mivel nem mindegyike egyenlő. Bizonyos számviteli szoftvergyártók megfelelő támogatást nyújtanak, míg mások nem.
Fontolja meg a skálázhatóságot
Mekkora növekedés várható a vállalkozása növekedésétől a rövid és a középévig? Miután elkészítette az üzleti növekedésről szóló előrejelzéseit, akkor meg szeretné látni, hogy milyen méretezhetővé válik a könyvelési szoftverének szüksége van ahhoz, hogy megfeleljen ennek a növekedésnek.
Számítógépes szoftvereket szeretne futni laptopokon, asztali gépeken vagy mobileszközökön is? Olyan számviteli szoftverre van szüksége, amely képes hálózaton futni? Mennyire költséges hozzá további felhasználókat a számviteli szoftverhez? Fel szeretné venni ezeket a kérdéseket, és ha a kisvállalkozása hálózaton fog működni, érdemes felvennie a kapcsolatot egy informatikai szakemberrel annak érdekében, hogy a választott számviteli szoftver kompatibilis legyen a hardverével. Az informatikai szakembereknek képesnek kell lenniük arra, hogy megfeleljenek a hardver / szoftver specifikációinak, ugyanakkor készítsenek más hálózati javaslatokat, amelyek javítják üzleti tevékenységét.
Dokumentumkezelésre van szüksége?
Egyes kisvállalkozások papíralapú környezetben szeretnének működni, míg mások kényelmesebbek, ha kicsit régimódiak. Bármelyik folyamatot választja, gondoskodnia kell arról, hogy a szoftver az Ön igényeinek megfelelően legyen kialakítva. Ha például papírmentes irodát szeretne, akkor ellenőriznie kell a számviteli szoftverének dokumentumkezelési funkcióit. Másik megoldásként megvásárolhat egy harmadik féltől származó dokumentumkezelő eszközt is, és megnézheti, hogy van-e olyan számviteli szoftver, amely integrálja a dokumentumkezelő rendszert, hogy segítsen az üzleti folyamat munkafolyamatának egyszerűsítésében.
Használhatja a munkafolyamat-kezelést?
Ha papírmentes irodai környezetben kíván működni, akkor olyan számviteli szoftverprogramot kell választania, amely beépített munkafolyamat-folyamatokkal rendelkezik, vagy amelyek lehetővé teszik, hogy az üzleti folyamatoknak megfeleljenek. Mivel az irodája körül nem olvasható és jóváhagyható fizikailag papíralapú másolat, nem lesz képes egyszerű és összetett feladatok jóváhagyására, mint például az időlap, az eladó vagy a jóváhagyás ellenőrzése.
Vegye figyelembe az adatbiztonsági igényeket
A számviteli adatok biztonsága mindig fontos, mert meg szeretné győződni arról, hogy személyes adatai, a munkavállaló személyes adatai és az ügyfelek adatai védettek. Azonban működhet iparágakban, például az egészségügyben, ahol további megfelelés követelményei vannak, például a HIPPA. Az ilyen jogsértésekért járó büntetések sújtják az üzletet, és egyes esetekben elérik az 500 000 dollárt. Bármi legyen is a szükséges biztonsági szint, gondoskodni kell arról, hogy a tervek beépüljenek a számviteli szoftverprogramba, vagy hogy az ehhez szükséges biztonsági elemeket egy IT tervbe be tudja állítani.