Tanulságok az Y-ME Anyák napi eseményeinek tervezésében és végrehajtásában
Különleges eseménytervezők - különösen a nonprofit világban - tudják, hogy egy szabadtéri adománygyűjtő rendezvény megszervezése remek ötlet. Az ilyen típusú események, mint más közösségi adománygyűjtési ötletek, megkövetelik, hogy a jövő évi rendezvény megtervezése közvetlenül az ez évi adománygyűjtési esemény befejezése után kezdődik. Fontos, hogy bemutassuk az eseményt, és megbeszéljük, mi ment jól, és mi lehet javítani, miközben az esemény még mindig friss a csapat elméjében.
A sikerek és a fejlesztések megbeszélése biztosítja, hogy ezek a funkciók a jövő évi rendezvényen szerepeljenek vagy javíthatók legyenek. Az ilyen proaktív tervezés hozzáadott értéket jelent a szponzorok számára. És elkerülhetetlenül minden sikeres közösségi sétát remélni fognak évről évre növekedni és kibővíteni.
Fontos, hogy koncentráljon az ilyen események elsődleges céljára: adománygyűjtés. Azoknak a rendezvénytervezőknek, akik korábban közösségi gyaloglással rendelkeztek, az egyik legfontosabb idő a tervezéshez valójában a séta befejezése után történik. Annak érdekében, hogy megismerjék a közösségi adománygyűjtő-séta tervezésének és megvalósításának számos aspektusát, megnézzük a Mother's Day eseményen a Chicago Y-ME Breast Cancer Organization által szervezett eseményeket.
Az Y-ME Anyák napi Breast Cancer Fundraiser Walk
Az Y-ME-t 1979-ben két emlőrák túlélője alapította. A nonprofit volt a legjobban az emlőrákos betegek többnyelvű nemzeti emlőrákos forródrót programjában.
A program hírnevet szerzett az ország 24 órás díjmentes hotline-jének, amelyet teljes egészében az emlőrák túlélői állítottak fel, akik képzett szakértői tanácsadók. Ugyanakkor a szervezet évente évek óta adománygyűjtő sétát szervezett az Anyák napján, amely támogatta programjaikat és szolgáltatásaikat. Vissza 2007-ben az Y-ME több mint 7 millió dollárt emelt fel, közel tizenhárom város közel 43 ezer gyaloglójáról.
2008-ra 15 város vett részt. Sajnos az Y-ME 2012-ben lezárta kapuit, de az éves adománygyűjtő öröksége továbbra is nagyszerű esettanulmány a nonprofit eseménytervezők számára.
Az Y-ME adománygyűjtési sikerének nagy része a szervezéshez szervezett megközelítésnek tulajdonítható, és először a legfontosabb célokat szem előtt tartva. Liz Klug, a szervezet korábbi rendezvényigazgatói ezt mondták 2007-es rekordévük után: "A tervezési folyamat során tervünk van különböző időpontokban. Tehát lépéseket teszünk a legfontosabb pontok időben történő előmozdítása érdekében annak érdekében, hogy sikeresek legyünk. Például egy olyan városban, ahol először rendezhetünk rendezvényt, arra kell összpontosítanunk, hogy meggyőződhessünk róla, hogy van egy nagy helyszín és hely, ahol az emberek visszatérni akarnak. Az út mentén összpontosítanunk arra, hogy melyik kávézóban fogunk kiadni a brosúrákat. "Nézzük meg, hogy Klug és az Y-ME rendezvény-tervező csapat hogyan szervezett ilyen sikeres rendezvényt.
Tervezés 1. lépés: A számok elemzése
A közösségi gyaloglás vagy hasonló rendezvény elhelyezéséhez különböző összetevőkre van szükség, de végső soron a rendezvényt szervező egyesület vagy jótékonysági szervezet azért hoz pénzt az ügyükért.
Ezért a következő esemény megtervezésének első lépése akkor történik meg, amikor az aktuális esemény véget ér, és a legtöbb munkát körülveszi a "számok".
"Figyelembe vettük a számokat, miután az esemény lezárult" - magyarázza Liz Klug. - Összehasonlítottuk, hogy miként tettük ezt az évt az előző évhez képest. Megvizsgáltuk a résztvevő tapasztalatait. Értékeltük a szponzorálás kategóriáit. Az eseményekre vonatkozó azonnali e-mailekre válaszoltunk. "Az eseménytervezők is azonnali lépéseket tesznek annak biztosítására, hogy az idei esemény résztvevői a jövő évben is folytatódjanak.
Klug is leütötte a részleteket. Értékelések során mindent megvizsgálott az önkéntesek számáról, akik részt vettek a terjesztett pólók mennyiségében. Azt kérdezi tőle, vajon szükséges-e többé-kevésbé a következő évre.
Tervezési idővonal
A közösségi adománygyűjtő séta szervezőinek fontos tudni, hogy milyen lépéseket kell különböző időpontokban kezelni.
A legtöbb nonprofit szervezetnek nem sok a személyzete és az önkéntes bizottság tagjainak luxusja az esemény sikerének vezetésére. A tervezők azonban felismerik, hogy gondoskodniuk kell arról, hogy szorosan működjenek együtt a város polgármesteri hivatalával és a közmunkákkal foglalkozó részleggel, hogy az eseményt nyilvános naptárba tegye.
Klug azt javasolja, hogy a tavalyi évszámok elemzése után az első lépés a vállalati felvételre összpontosuljon. Ha az esemény nem új program, fontos, hogy a következő évi rendezvényre vállalati támogatást kapjunk közvetlenül az idei esemény befejezése után. "A szponzorálás megújítására összpontosítottunk, amikor kiadtuk az eseményfigyelő jelentést" - mondja Klug. A következő kiemelt témákat is kínálja a közösségi séta szervezésében érdeklő tervezők számára, mint adománygyűjtő rendezvény:
- A vállalati szponzorok azonosítása
- Csapatépítő programok készítése
- Határozza meg az eseménytevékenységeket
- Kezdje a gyalogos toborzást
- Véglegesítse az esemény logisztikáját
- Tartsa meg az eseményt
- Tartson egy "köszönöm" eseményt
- Értékelje és kezdje el az ezt követő eseményt
Az Y-ME logisztikai igényeket is felvenne egy logisztikai cég számára. De az egyik leghasznosabb volt egy online regisztrációs rendszer bevezetése.
Online regisztrációs rendszer siker
Az Y-ME gyorsan tudomást szerzett a webes online regisztráció használatának fontosságáról, és azóta határozottan támogatta az online regisztráció és adománygyűjtés technológiáját.
Felfedezték az online összetevõkapcsolat-kezelõ rendszert 2003-as versenytársaiként. Ez a fajta rendszer az önkéntesek személyi weboldalaként szolgál személyre szabott fellebbezésekhez az adományok és egyéb bevonás érdekében. Az információkat egyetlen adatbázisba rögzíti, és a csapatkapitányok gyaloglásának eszközeként bátorítja tagjait.
Az online résztvevők száma 4.000-ről 11.594-re nőtt. Az online adományok száma 5.000-ről 19.650-re emelkedett. Az Y-ME csapat úgy gondolta, hogy ez hozzájárult ahhoz, hogy elérje a 2,35 millió dolláros célt, és mint bónusz, a technológia csökkentette az adminisztrációs költségeket mintegy 20 000 dollárral.
Egy ilyen rendszer fontos kommunikációs eszközként is szolgálhat, amely lehetővé teszi a szervezet számára, hogy kövesse nyomon a résztvevőket a verseny napján túlmenően.
Race Day naptár
A közösségi séták leginkább reggel indulnak. A jelző és a helyszín összetettségétől függően az eseményre beállított esemény általában az eseményt megelőző egy hetet megelőzően kezdődik, és a legtöbb tevékenység néhány nappal a séta előtt történik.
Amikor az Y-ME tervezi éves adománygyűjtő rendezvényüket, akkor a csapat általában megpróbálja korlátozni azt a területet, ahol a sétát tartotta, így nem igényel jelentős mennyiségű erőforrást bizonyos műveleti feladatok végrehajtására, mint például az utcák leállítása. Séta általában nem versenyképes, így segít abban, hogy ne kelljen figyelembe vennie a versenyképesebb versenykörnyezethez szükséges követelményeket.
A versenynap menetrendje általában az alábbiak szerint áramlott:
- Eseménytervezési csapat érkezik (2,5 órával a séta előtt)
- Önkéntes check-in (2 órával a séta előtt)
- Szponzorálás Bejelentkezés és Beállítás (2 órával a séta előtt)
- Regisztráció kezdődik (1,5 óra a séta előtt)
- A vonal indítása (30 perccel a séta előtt)
- Nyitó ünnepségek (10 perccel a séta előtt)
- A verseny indul
- A Fő Stage Entertainment kezdődik (1 órával a séta után kezdődik)
- Hivatalos fő szakasz megjegyzések (a séta után következik, 1,5 órás időtartamra)
- Hivatalosan befejeződik (3 órával a séta után kezdődik)
- Esemény megszakítása megkezdődik (hivatalosan befejeződik)
Tippek a közösségi séta vagy futás tervezéséhez
Azokat a szervezeteket, amelyek első alkalommal vesznek részt egy közösségi séta vagy futás közben, Klug számos javaslatot kínál, amelyek segítenek egy sikeres esemény biztosításában.
- Kezdje a meleg vezetőket, köztük jól kapcsolt önkéntesek, szponzorok vagy nagy csapat. Határozza meg a mérhető eredményeket.
- Értékelje a versenytárs eseményeit a városban / helyén annak érdekében, hogy azonosítsák a legjobb gyakorlataikat és fejlesztési területeiket.
- Munka a városi polgármesteri hivatalokkal és parkrészekkel, hogy megbeszéljék a szükséges engedélyeket és az eseménylogisztikát: idő, hely, résztvevők száma. Győződjön meg róla, hogy felkészültek ezekre a találkozókra.
- Értse meg a költségkeretét, és ügyeljen arra, hogy az új eseményhez 25-30% -kal tartsa fenn működési költségeit. Egyes jótékonysági szervezetek az összes kiadás 15-20% -ára törekednek.
- Biztosítsa a szponzorokat, hogy elnyelje az eseményének működési költségeinek 100% -át.