Számos szálloda az online szállodai RFP (Request for Proposals) webhelyek, például a Conventionplanit.com és a sabrehotelrfp.com weboldalára támaszkodott, hogy elősegítsék találkozási és konferencia szolgáltatási lehetőségeiket. Ők is kidolgozták saját online RFP formáját.
Azonban sok tervező nem szívesen küldi el a szállodai RFP-jüket harmadik fél keresőmotorain keresztül. Sok tervező inkább benyújtja a szállodaajánlatok iránti kérelmét közvetlenül a szállodai és konferenciaközpontokba.
Milyen információk szerepelnek a Hotel RFP-ben?
Nagyszerű eszköz, hogy segítsen a tervezőknek kialakítani saját formáit a szállodaajánlatok és más események szükségleteinek kielégítésére, az eseményt elfogadta az egyezményi ipari tanács gyakorlatcsere eszközei.
A szállodai RFP alapelemei a következők:
- A kérelmező alapvető kapcsolattartási adatai (név, cím, szervezet, cím, telefon, e-mail stb.)
- Esemény dátumok (legalább két különböző lehetőség megadása)
- Szükséges helyiségblokkok (dátumok és vendégszobák száma)
- Tárgyaló-igénylés (dátum, szoba méret, mennyiség)
- Élelmiszerek és italok követelményei
- Kisegítő lehetőségek
- Szállítási és fogadói követelmények
- Egyéb vonatkozó információk
RFP eszközök előnyeinek kihasználása
Ezenkívül a Global Business Travel Association (GBTA) tagjai egy kiterjedt szállodai RFP-eszközzel rendelkeznek, amelyet az eseménytervezők megfontolhatnak.
A GBTA hotel RFP elemei a következők:
- Hotel létesítmény áttekintése
- RFP kérelmező áttekintő információi
- Vendégszobai szerződés részletei
- A szálloda összterületének mérete
- Összesen tárgyalók száma
- A szálloda legnagyobb báltermének vagy tárgyalótermének mérete
- Mennyezeti magasság a legnagyobb bálterembe vagy tárgyalóterembe
- Rendelkezik-e a szálloda állandó étteremmel?
- Hány ember fogadja a tárgyalótermet?
- Rendelkezik-e a szálloda kiállítási területtel?
- Milyen méretű a kiállítóhely?
- Mi a távolság a kongresszusi központtól?
- Mi a kongresszusi központ neve?
- Mi az adó százalék az élelmiszereken és italokon?
- Mi a bankettszolgáltatási díj százaléka?
- A bankettszolgáltatási díjak adókötelesek?
- A szálloda saját audio vizuális (A / V) szolgáltatásokat kínál?
- A hotel árengedményt kínál a házon belüli A / V szolgáltatásokkal kapcsolatban?
- A szálloda lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy az A / V értékesítőkön kívülre kerüljenek?
- Hány tárgyalóterem tartalmaz vezeték nélküli nagysebességű internetet?
- Hogyan vehet részt a konferenciatermekben videokonferencia?
- Van-e díja a saját A / V forgalmazóknak?
- A szálloda elfogadja a vállalati "találkozókártyákat" fizetésért?
- Rendelkezik-e a szálloda csomagajánlatokkal?
Ezenkívül hasznos lenne megosztani a szállodai értékesítéssel a rendezvény típusait. Ez biztosítja számukra a betekintést a célok eléréséhez, amelyekkel találkozhat.
A jó hír a hotelekkel való együttműködésről az, hogy a legtöbb embernek elég nagy tapasztalattal kell rendelkeznie a hasonló események összeállításánál, és egy nagyszerű értékesítési vagy vendéglátó menedzser képes lesz több részletet megosztani Önnel arról, hogyan segítenének az eseménytervezőknek a célok elérésében.