Az események nagysága és hatóköre gyorsan változhat, és kényelmesen kell éreznie magát a számlák kifizetőjének. Ezért fontos az első ügyfélinterjú.
Ha nem kapja meg a szükséges válaszokat, vagy ha a dolgok csak furcsának tűnnek, érdemes máshová vinni szolgáltatásait, hogy elkerülje a katasztrófát az úton.
Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kulcskérdéseket, amelyeket a tervezőknek meg kell kérniük, mielőtt szerződést kötnének ügyfeleiknek.
Mi a tervezett dátum és az esemény helyszíne?
Ez talán a legegyszerűbb kérdések, de fontos, hogy az ügyfél közvetlen válaszadást nyújtson. Ez rossz jel lehet, ha sok érzékenységet vagy konfliktust érzel ezzel a témával. Nos, persze, egyes ügyfeleknek szüksége lesz a segítségére a helyszín kiválasztásához, de tényleg legalább egy pár helyen kell gondolniuk. Számos időt tölthet vásárlási helyszíneken , és még többet költ, ha az ügyfélnek fogalma sincs, mit akarnak.
Hány vendég fog részt venni az eseményen?
A 200 és 500 résztvevõ közötti különbség hatalmas, így ha egy leendõ ügyfél széles körû számot ad, akkor valószínűleg nem végeztek költségkutatást.
Ebben az esetben azonnal el akarja folytatni a következő kérdést a listán.
Mi az a személyenkénti költségkeret?
Én inkább "egy személyre" vonatkozó költségvetés-vizsgálatot szeretnék vezetni, mert jobban érthető, hogy mennyire gondolta az ügyfél az eseménybe. Az olyan válaszadók, mint a $ 5,000 vagy a 20,000 dollár, túl távol vannak a vendégélettől.
Bármelyik számot használja az ügyfél a költségkeret képviseletére, akkor egy személyenkénti arányt kell megszabadulnia, hogy mindketten láthassák, mire valóban dolgozni kell.
Mi a 3 eseménynek fontos eleme az eseménynek?
Miután többet megtudtál a költségvetésről, itt az ideje annak megállapításához, hogy elég nagy ahhoz, hogy megfeleljen az ügyfél elvárásainak. Bizonyos helyzetekben a kötelezõ eszközök jelentõs akadályt jelenthetnek. Képzelje el, hogy ügyfele egy különleges hírességet szeretne előadni az eseményükön, de fogalmuk sincs, mennyi költség, vagy hogy az adott személy még elérhető-e. Ezek azok a problémák, amelyeket az elején kell kezelned, és nem mindig hivatkozhat az ügyfélre, hogy említsd őket.
Mi az a 3 dolog, amit nem akarsz a rendezvényeden?
Bár nagyon hasonlít az előző kérdésre, a negatív konnotáció hozzáadásával jelentős betekintést nyújthat a tervezőnek. Mondja például, hogy az ügyfél határozottan ellenzi a csirkét. Ennek következménye az élelmiszerek költségeinek növekedése lenne. Anélkül, hogy csirke lenne opció, akkor figyelembe kell venni a marhahúst vagy a halat, amelyek mindkettő általában drágább. Ha megértjük, hogy a "no-no list" hogyan hat a nagy képre, az kritikus fontosságú az ügyfelek kompatibilitásának értékelésében.
A régi mondás arról, hogy nincs torta és eszik is jól szemlélteti a pontot.
Ezek az öt egyszerű eseménytervező kérdés sok mindent elmond majd az ügyfeléről, mielőtt beleegyezel, hogy együtt dolgozik. És bár az új kilátások elengedhetetlenek az események üzleti tevékenységéhez , az ügyfél rossz fajtája elfogyasztja az erőforrásait, és hosszútávon pénzbe kerül.