Ne hagyja figyelmen kívül ezt a felbecsülhetetlen eszközt az esemény sikeréhez
Akár most indulsz el az eseménytervezésben, akár egy tapasztalt eseménytervező, esélyed van arra, hogy ismerkedjél egy eseménytervezéssel kapcsolatos ellenőrző listával, vagy legalább meghallgasd az eseménytervezés során vagy az iparági összejövetelen. Ennek oka van. Egy esemény tervezési ellenőrzőlista a tervező legjobb barátja, felbecsülhetetlen értékű eszköze az események sikeres kezelésének.
Megjegyzés: egy esemény tervezési ellenőrző listája munkapróbapontként vagy kritikus útvonalként is ismert.
Az eseménytervezés a tervezéssel foglalkozik. Még a leginkább kreatív esemény ötlete is flop lesz, ha nem tervezik és kivitelezik. Itt jelenik meg az események ellenőrző listája. Ez az Ön vezetõje a szervezett és az elıre vagy elõre megtervezett ütemterv során, amikor zsonglõdik a felelõsség sokasága és válogatott részletei a sikeres esemény tervezésében. Különösen hasznos, ha több eseményt kezel. Egy kis feladat elfelejtése vagy lemorzsolódás egy határidőn belül dominohatást eredményezhet: az esemény más, látszólag nem kapcsolódó aspektusai egyenként megoszthatók.
Tehát ne támaszkodj a memóriádra, ragadós jegyzetekre vagy írófejekre a padodon, hogy a rendezvénytervezési üzleted folyamatosan működjön. Tanuld meg, hogy összeállít egy hatékony esemény-tervezési ellenőrzőlistát, és hamarosan az új legjobb barátod lesz.
Mielőtt elkezded
Az induláshoz törölje az ütemtervből egy kis időt, hogy összpontosítson a tervezett eseményre.
Ezután tegye egyértelművé az elmédet. Komolyan. Nem nézi a telefont, vagy nem válaszol e-mailre. El kell látnod ezt az eseményt kezdetektől fogva megszakítás nélkül vagy zavarás nélkül, hogy hatékonyan tervezhessek minden elvégzendő feladatot.
Készen állsz
Gondolj a tervezett eseményre, és jegyezze fel az összes megerősített részletet: az ügyfél nevét és elérhetőségi adatait, az esemény dátumát, helyét, a résztvevők számát stb.
Vegye ki a naptárat, és kövesse az esemény napját a naptárban vastag betűkkel. Gyűjts össze minden egyéb releváns anyagot - a helyszínről készült fotókat, a vendéglátók listáját, akiknek kapcsolatba kell lépnie -, amelyek része ennek az eseménynek.
Menj hátra
Az események tervezési ellenőrző listájának megkezdésének módja az, hogy visszafelé dolgozzon .
A vendégek megtapasztalják az eseményt egynapos vagy többnapos összejövetelként, ami egyszerre történik. Mint egy élő előadás, amely a színpadon jelenik meg és gyönyörűen kivitelezhető. Az eseménytervezők úgy tekintik az eseményeket, mint olyan kisebb események sorozatát, amelyek úgy illeszkednek össze, mint a kirakós darabok, amelyek csúcspontja a végső eseménynek. Tehát tervezőként az elején kezdjük. Ami több hét vagy hónap, mielőtt a tényleges esemény megtörténne.
Kezdje a kezdetektől
Amikor eldönti, hogy hova kezdjen írásban az esemény tervezési ellenőrzőlistáját, gondoljon arra, hogy szilárd alapot biztosít az eseménynek. Mielőtt kiválasztaná a színsémákat és rendelne virágokat, meg kell küzdenie az alapokkal. A szerződéskötéstől kezdve a blokkok tárgyalásáig mindent meg kell írni az ellenőrző listán, függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi. A legfontosabb az, hogy először gondoskodjunk minden olyan feladatról, amelyet előre lehet kitölteni, hogy több időt adhasson az ütemtervben azoknak a tennivalóknak, amelyek közelednek az esemény időpontjához.
Néhány példa az események tervezőjének ellenőrző listáján szereplő elemekre:
- Jelentkezzen szerződésekkel (ügyféllel, helyszínnel, szállítókkal stb.).
- Határozza meg a dátumot és az időt a helyszínnel
- Szórakoztatás (zenekar, hangszóró, stb.)
- Biztonságos hotel blokk
- Postai meghívók
- Válassza ki a menüt
- Foglaljon várakozó személyzetet
- Megerősítik a vendégek számát
- Séta a helyszínen
- Erősítse meg a szobát
Extra idő engedélyezése
Az események ellenőrző listáján szereplő minden elemnél adjunk hozzá további időt. Ha a meghívók tényleges elküldésének dátuma március 15, tegyen egy elemet a listájához, hogy a meghívók készen álljanak a levelezésre március 8-án, egy héttel korábban. Így van valami plusz idő, ha valami rosszul megy a meghívókkal, vagy ha más okból lemaradsz.
Emlékeztetők hozzáadása az ellenőrzőlistára
Nem elég írni az ellenőrző listán "aláírni a vendéglátó-ipari szerződést", majd a befejezés után ellenőrizni a dobozt.
Meg kell győződnie arról, hogy a vendéglátó megkapta a szerződés egy példányát, és visszaadta Önnek az aláírt példányt is. Ezért minden ellenőrzőlistához hozzáadott minden elemre fel kell tüntetni az emlékeztetőt. Például: "Követés a vendéglátóval: szerződés". Adjon hozzá egy újabb, későbbi emlékeztetőt, amely a következőt írja le: "Fogadott aláírt szerződés a vendéglátóktól". Nem ritka, hogy megoldja a feladatot, és úgy ítéli meg, hogy akkor történt, amikor tényleg csak az Ön oldalán állt.