Az európai stílusú találkozócsomag ára egyre népszerűbbé vált az Egyesült Államokban
Ez a gyakorlat általában nemcsak hatékonyabb lehet az esemény tervezésében részt vevők számára, hanem a helyszínhez kapcsolódó költségek kezelésével és előrejelzésével sokkal egyszerűbb folyamat.
Az Egyesült Államokban viszont sokkal gyakoribb a szállodák számára, hogy soronként soronként állítsák össze a konferencia költségeket, minden egyes találkozó vagy esemény részletes és testreszabott igényei alapján. Bár a gyakorlat lehetővé teszi, hogy az eseménytervező nagyobb ellenőrzést gyakoroljon az esemény minden részletére, gyakran bonyolult bankettrendi megrendeléseket is eredményez, és nagyobb nehézséget okoz a költségek és a teljes költségvetés kezelésében .
Annak ellenére, hogy az ágazat legfontosabb szereplői továbbra is megváltoztatják üzleti tevékenységük alakulását, az európai modell és az amerikai modell továbbra is tükrözi ezeket a különbségeket a konferencia és a vállalati események megközelítésében. A mélyebb merülés érdekében vessünk egy pillantást két vállalati esemény és konferencia csomag példájára: az egyik a korábbi Fira Palace Barcelona (európai példa) és a másik a Wynn Resorts Las Vegas-ban (amerikai példa).
Európai konferencia és találkozási csomagok Példa
A napi csomagolt árak népszerűek az Egyesült Királyságban, és a kontinentális Európában is dolgoznak. "Az Egyesült Királyság piaca elsőként kérte ezt a fajta csomagot, és mindig igyekszünk hozzáigazítani javaslatainkat, hogy kielégítsük ügyfeleink igényeit" - magyarázza a barcelonai Fira Palace (jelenleg Crowne Plaza Barcelona) egykori ügyvezető igazgatója, amely népszerű a nemzetközi rendezvényeket szervező vállalati rendezvények és találkozók tervezői között.
Európai Hotel Ügyfelek
Vissza, amikor a Crowne Plaza Barcelona még mindig Fira palotája volt, a hotel ügyfeleinek mintegy 20% -a Spanyolországból származott. Az éves ügyfélkör többi része az Egyesült Királyságból (19%), az Egyesült Államokból (17%), Franciaországból (7%), Olaszországból (6%), Japánból (4%) és Németországból (4%) származott. Ráadásul az ottani üzleti események mintegy felét a fennmaradó gyógyszeripar egészítette ki, beleértve a technológiai, az élelmiszer- és az ital- , a bank- és az autóipari ügyfeleket.
Európai konferenciacsomag árainak európai igénye
Ez idő alatt a Fira Palace napi találkozócsomagja tartalmazta a tárgyalóterem, a kávészünet, az ebéd, a képernyő stb. Használatát. A rendelkezésre álló találkozócsomag (ok) lényegében mindent tartalmazott, amit egy tervezőnek be kellene vonnia a találkozóba.
Ahogy az ipar fejlődött, a konferencia- és találkozócsomagok iránti kérelmek folyamatosan változtak az idő múlásával. Kezdetben a vállalati rendezvénytervezők a konferenciateremre, az ételekre és az italokra vonatkozó sima konferencia árazást kéreltek. Időben ezek a kérelmek kiterjesztették más elemekre is, például képernyőre, internet-hozzáférésre, flip chart-okra és hangrendszerekre. De a kereslet továbbra is a csomagolt, átalánydíjas árazás volt.
Azok számára, akik egy éjszakai vendégszobát igényeltek, egy speciális / tárgyalásos díjat kértek a konferencia összesített rendezvénysorozatához.
Miközben ezek a csomagok fedeznék az esemény igényeinek többségét, a tervezők továbbra is tárgyalnak más eseménykövetelményekről, például kiállítási területről, gálavacsorákról, koktélfogadásokról és más eseménynaplóelemekről.
Az európai megközelítés előnyei és hátrányai
Nyilvánvaló, hogy a konferencia-tervezés és árképzés elsősorban európai megközelítése számos okból hasznos lehet az eseménytervezők számára, ideértve a költségmegtakarítások észlelését, a költségek kiszámíthatóságát és az ügyfelek bemutatásának és jóváhagyásának megkönnyítését.
Ez azt jelenti, hogy egy ilyen megközelítés minden bizonnyal nagyobb terhet ró a szállodára, hogy megjósolja az ügyfelek igényeit, miközben saját végeredményét kezeli. "Számunkra sokkal könnyebb" à la carte "eseményeket csinálni, sőt, a művelet sokkal bonyolultabb, de az előnyök számunkra a vevői elégedettség," mondja a Fira Palace korábbi vezérigazgatója.
Amerikai Konferencia és Konferenciacsomagok Példa
Míg az európai piac viszonylag érett a konferenciák és találkozók csomagjainak elfogadásával és használatával, több amerikai szálloda megkezdheti a csomagok, árkonferenciák és találkozók megváltoztatását. Ez különösen fontos most, amikor az eseménytervezők egyre gyakrabban kötelesek rövidebb határidőkön belül találkozási döntéseket hozni.
2009 májusában a Wynn Las Vegas kezdeményezte, hogy három különböző típusú konferenciát és találkozócsomagot mutasson be a kisebb találkozók piacára, azaz kevesebb, mint 80 résztvevőre. Ma még kínálnak ezeket a csomagokat. Tartalmazzák:
- Teljes napi konferencia delegált csomag
- "AM" félnapos konferencia küldött csomag
- "PM" félnapos konferencia küldött csomag
Ahogyan az európai eseménytervezők elvárják, a Wynn csomagolt lehetőségei egy küldötten (vagyis résztvevőként) számítanak, beleértve a tárgyalótermet, az ételeket és italokat, a szünetekre szánt falatokat, valamint az LCD projektort és a képernyőt.
A Wynn koncepciójának fejlesztésére vonatkozó ötlet az európai piac megközelítéséből fakadt. Valójában André Link, az egykori Wynn nemzeti értékesítési vezetője korábban Európából származott. "Nagyrészt Európában ez az egyetlen módja annak, hogy találkozókat adtunk el ... Nagyon ritka volt, hogy à la carte javaslatokat készítettünk, amelyek felsorolták az F & B költségeit, a szoba bérleti díját, az AV-díjakat stb." - magyarázza Link.
Shift az amerikai vállalati rendezvényen és konferencia-iparban
A kis találkozócsomag programjának elindításával a Wynn Resorts arra számított, hogy a csomagolt konferencia díjak népszerűbbek lesznek vállalati ügyfeleikkel szemben, mert a legtöbb társulási értekezlet nagyobb méretű. Igaza volt. Azóta számos nagy amerikai szállodalánc elkezdte olyan vállalati értekezlet- és konferenciacsomagokat kínálni, amelyek jobban tükrözik az európai modellt, ha a vállalati események tervezését.
Biztos lehet benne, hogy a találkozó és a konferencia csomagok száma nem felel meg minden esemény igényeinek. Valójában a legtöbb tervező felismeri, hogy lemond a program részletesebb preferenciáiról, vagy megköveteli, hogy a helyszín testre szabja a csomagot további elemek beillesztésére. Mindig van óvatosság a csomagdíjakra való támaszkodás esetén, ha a tervezők előrejelzik, hogy programjaik hosszabb ideig futnak, mint az eredetileg várhatóak, ami további díjakat eredményezhet. De azoknak a találkozóknak és eseménytervezőknek, akik szorosan figyelik a költségvetésüket, ezek a találkozási és konferenciacsomagok világos kiszámíthatóságot biztosítanak a konferencia költségvetéséhez.