Azonban a tapasztalt előadók számára is katasztrófát is okozhatnak, ha ezeket a fontos Powerpoint hibákat elkövetik. A siker kulcsa annak biztosítása, hogy a diavetítés vizuális segítség, és nem vizuális figyelem .
A legjobb eredmény érdekében kerülje el a Powerpoint bemutatók "hét halálos bűneit".
1. Csúsztassa az átmeneteket és a hanghatásokat.
A figyelem középpontjává válnak, ami viszont a közönséget vonzza. Még ennél is rosszabb, ha a több effektust és átmenetet tartalmazó prezentáció sokkal lassabb számítógépen fut, mint az, amelyen létrejött, az eredmény lassú, szinte komikus lejátszás. Az ilyen trükkök ritkán erősítik az üzenetet, amelyet kommunikálni próbálnak. Hacsak nem jelent meg egy sci-fi konvencióban, hagyja ki a lézeres irányított szöveget!
Hagyja el a fading-out-eket, a fade-out-okat, a törlőket, a vakokat, feloldja, ellenőrző táblákat, vágásokat, lefedéseket és megosztásokat a hollywoodi filmesek számára. Még a "buildek" is (a szövegsorok, amelyek az egér kattintásakor megjelennek) zavaróak lehetnek. Fókuszálj az üzenetére, ne a technológiára.
2. Standard Clipart.
Halál a képernyőn bab! A Powerpoint ma annyira széles körben használatos, hogy a rajta található rajzfilm "vizuális klisé" -nek bizonyult. A kreativitás hiányát és a szabványos forma fáradt betartását mutatja.
Először is győződjön meg róla, hogy grafika szükséges az üzenet javítása érdekében. Ha igen, használjon saját beolvasott fényképeket vagy jobb minőségű grafikákat olyan cégekből, mint a PhotoDisc.
A képernyőképek valósághűséghez vezethetnek, ha információt nyújtanak egy weboldalról vagy számítógépes programról. Két népszerű képernyőfelismerő program a Snagit (www.techsmith.com) a Windows és a Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) számára Macintosh számára.
Mindkettő shareware formájában érhető el.
3. Prezentációs sablonok.
Egy másik vizuális klisé. A sablonok arra kényszerítenek, hogy illeszkedjenek eredeti ötleteibe valaki más előre csomagolt formába. A sablonok gyakran zavaró háttereket és rossz színkombinációkat tartalmaznak. Vegyen fel egy jó könyvet a webgrafikákról, és ugyanazokat az elveket alkalmazza a diákokra. Készítsen saját megkülönböztető megjelenést vagy használja a cég logóját a képernyő egyik sarkában.
4. Szöveges nehéz dia.
A vetített diák egy jó közeg, amely grafikusan ábrázolja egy ötletet vagy áttekintést nyújt. Ezek szegények a részletekre és az olvasásra. Kerülje a bekezdéseket, idézeteket, sőt teljes mondatokat.
Határozza meg a diákat öt sornyi szöveggel, és használjon szavakat és kifejezéseket a pontok készítéséhez. A közönség könnyebben emésztheti és megőrzi a kulcsfontosságú pontokat. Ne használja a diákat hangszóró jegyzeteként, vagy egyszerűen csak bemutassa az előadást.
5. A "Me" paradigma.
Az előadók gyakran szkennelnek táblázatot vagy grafikát közvetlenül a meglévő nyomtatott vállalati anyagukról, és bevonják a diavetítés bemutatóiba. Az eredmények szinte mindig nem optimálisak. A nyomtatási képeket általában 8-12 hüvelykből kell látni, nem pedig több lábról nézve. Tipikusan túl kicsiek, túl részletesek és túlságosan szövegesek a hatékony vizuális bemutatáshoz.
Ugyanez igaz a betűméretre is; A 12 pontos betű megfelelő, ha a szöveg előtted áll. Diabemutatóban célozzon legalább 40 pontos betűtípushoz. Ne felejtsd el a közönséget, és mozgasd a kört a "nekem" és a "mi" között. Győződjünk meg arról, hogy az adott diák minden eleme elég nagy ahhoz, hogy könnyen láthassuk. A méret tényleg számít.
6. Olvasás.
A szóbeli előadásnak az interaktív beszédre és a hallgatásra kell összpontosítania, nem a hangszóró vagy a közönség olvasása. A beszélt és írott nyelv igényei jelentősen eltérnek egymástól. A beszélt nyelv rövidebb, kevésbé formális és közvetlenebb. A szöveg olvasása egy bemutatót rombol. A kapcsolódó pont a közönség számára készült kiadványokkal foglalkozik.
Az egyik célja, hogy bemutatkozó legyen, hogy elfogja és tartsa a közönség figyelmét. Ha anyagokat terjeszt az előadása előtt, a közönség a kézikönyvet olvas, nem pedig hallgat. Gyakran előfordulhat, hogy a hatékony megjelenítés részei attól függenek, hogy a közönség bekapcsolódnak-e.
Ha a közönség elolvashatja mindazt, amit mondani akarsz, az elem elvesznek.
7. Hit a technikában.
Soha nem tudhatod, hogy egy berendezés meghibásodása vagy össze nem egyeztethető interfésze kényszerítené Önt arra, hogy bemutassa egy másik számítógépen. Készülj fel a CD-ROM-on található bemutatóról.
Még jobb egy kompakt flash memóriakártya, amely adaptere a notebook PCMCIA nyílásához. Ezzel még mindig végezhet utolsó pillanatokat. Szintén jó ötlet elkészíteni néhány színes írásvetítő fóliát a kulcstáblán.
A legrosszabb esetben a technológia egyike sem működik, és nincs rajta megjelenő kép. Még mindig képesnek kell lennie kiváló bemutatásra, ha az üzenetre összpontosít. Mindig ismerkedjen meg a prezentációval, gyakorolja és készen áll arra, hogy a közönségtől függetlenül vegye igénybe a rendelkezésre álló technológiát. Ez majdnem elveszett művészet.
Dr. Joseph Sommerville elnyerte a "The Presentation Expert" címet, amely segít a szakembereknek a hatékonyabb bemutatók tervezésében, fejlesztésében és hatékonyabb bemutatásában. Ő a csúcskommunikációs teljesítmény vezetője, egy Houston-alapú világszerte működő vállalat, amely segíti a szakembereket a stratégiai kommunikáció terén.