Határozza meg, ha valóban szüksége van egy találkozóra
Először is döntse el, hogy valóban szükség van-e egy találkozóra.
Gyakran gondolkodunk egy hivatalos találkozóról, mint a legjobb információcserére vagy a témák megvitatására. De ha a híreket e-mailben vagy konferenciahívásban, vagy csak néhány embernek az irodájában 15 percig, akkor hagyja ki a hivatalos találkozót.
Csak hívd meg az embereket, akiknek valóban ott kell lenniük
Valaha meghívták egy találkozóra, és azon tűnődött - félúton - hogy miért vagy ott? Ne pazarolja az embereket azáltal, hogy meghívja őket egy találkozóra, amelyre nem kell részt venni. Ez nem lesz hatékony találkozó. Van-e a számvitelért felelős személy jelenléte az ülésen a költségvetési kérdések megválaszolásához? Ezután hívja meg az egyéni számvitelt, aki alkalmas erre a feladatra.
Ha egy kollégát vagy felügyelőt értesíteni kell arról, hogy mit beszéltek egy találkozón, akkor nem kell meghívnia őket a tényleges találkozóra. Egyszerűen készítsen összefoglaló összefoglalót, és utána küldje el nekik. Értékelni fogják az időmegtakarítást, és biztosak vagyunk abban, hogy - mivel írásba foglalja az információkat - teljes körű tájékoztatást kapnak a megbeszélésekről.
A találkozó emlékeztetőinek küldése
Az élet elfoglalt, és a naptárak gyors ütemezést kapnak az ütemezett tevékenységekkel. Küldjön egy ülést követő emlékeztetőt két nappal a találkozó előtt. Ez meg fogja erősíteni azokat az embereket, akik válaszoltak, hogy jelen legyenek, és előre tudják tudni, hogy a menetrend megváltozott-e, és a legfontosabb résztvevők nem tudják megtenni az ütemezett találkozási időt.
Van egy napirend
Hatékony találkozók megtervezéséhez először meg kell terveznie, hogy mit fog megvitatni. Mi a cél az ülésen? Mit akarsz elérni? Fejlesztsön egy találkozási menetrendet idő előtt, és terjessze azt a résztvevőknek. Jelölje meg a kezdő időpontot, és tartalmazza a kezelendő témák rövid listáját. Ne tépje le a saját találkozását egy hosszadalmas, túl részletes napirenden. Nevezzen meg minden olyan személyt, aki felelős egy adott területről való jelentéstételért.
Legyen világos az elvárásokról
Amikor először értesíti az értekezletről szóló értesítést, tisztázza célját és elvárásait. A találkozó a prezentáció körül forog majd, és a résztvevőknek készen kell állniuk arra, hogy jegyzeteket készítsenek? Vagy ez egy brainstorming session, ahol a résztvevők várhatóan ötletekkel és javaslatokkal fognak megjelenni?
Egyes vállalati kultúrákban az alkalmazottak összegyűltek, hogy csak hallgassanak, majd visszamegyek a munkaterületükhöz. Más vállalatokban a munkavállalók szabadon részt vesznek. A mai együttműködő munkahelyeken az ötletek kölcsönhatása és megosztása nemcsak üdvözlendő a találkozókon; gyakran a találkozó célja.
Indulás az időben
Ha Ön az a személy, aki rendszeresen találkozik az értekezletek időben, akkor megértette, hogy milyen frusztráló, ha a tényleges találkozó nem megy 15 percig, ahogyan emberek süllyednek a szobába.
Amit elkerülhetetlenül előfordul, az előrehaladás mindenki tudja, hogy ezek az ülések soha nem indulnak el időben, hogy mindenki későn jelenjen meg. Fogadja el a találkozót. Indítsa el azonnal az adott kezdési időpontot. Csukd be az ajtót és kezdd el. Azok a száguldók hamar megkapják az üzenetet, hogy későn érkeznek, és egyszer csak ezt a hibát követik el.
Tartsa rövidnek és egyszerűnek
A legtöbb megbeszélést egy órára rendezik, amikor - sok esetben - 30 perc vagy akár 45 perc is elegendő. Ha túl sok idő van elosztva, a szokásos eredmény az, hogy az idő elpazarolt. Az emberek túlságosan elmaradnak az ülés után, vagy túl sokáig töltenek egy adott napirendi ponton. Tartsd össze a találkozókat rövid és pontosan.
Maradj témán
Egy napirend önmagában nem fogja hatékonyan működni a találkozón. Ragaszkodj a napirendhez és tartsd meg a megbeszéléseket a tangenseken való vándorlással kapcsolatban.
Bármelyik témán kívüli kérdés megválaszolása, amely azt jelzi, hogy egy másik találkozó témája, privát, vagy hasonló jellegű. Senki nem szereti az elszabadult találkozót, ahol a találkozó célja más beszélgetésekre támaszkodott.
Kisebb találkozók a konferenciateremen kívül
Ugyanabban az ismerős tárgyalóteremben ülve, amely ugyanazon ismerős asztal körül gyűlt össze, csak az ismerős. Annak érdekében, hogy ösztönözze az alkalmazottakat a kölcsönhatás, a kreatív gondolkodás és az élénk viták között, vegye fontolóra, hogy a megbeszélést a standard konferenciateremen kívül vegye figyelembe.
Ha a helyszín és az időjárás megengedi, vegye fontolóra egy asztalhoz való találkozást. Próbáljon összegyűjteni egy közös helyiségben, ahol kanapék és kis asztalok állnak rendelkezésre, ahelyett, hogy egy nagy konferenciaterem és egy forgószék lenne.
Ne féljetek más megközelítésre
Ha az ülés megközelítése nem működik, ne féljen a kurzust váltani. Például ha egy ötletbörze munkamenet egy csendes helyiséget eredményez, nagyon kevés dialógussal, változtassa meg az irányt. Legyen rugalmas és figyeljen arra, hogy az általános találkozó hogyan halad.
Használja a technológiát
A technológia használatának tervezése a résztvevők megtartása érdekében. A mai digitális világban a legtöbb ember arra használják, hogy grafika vagy videók jelenjenek meg, hogy támogassák a hallott szavakat. Felhívja a gondolkodásmódot, és foglalja bele az audiovizuálisokat a találkozó tervezésekor.
A nagy képernyőkre tervezett számítógépek és a Smart Board prezentációk, amelyek ösztönzik az interakciót, örömmel változtatják a szabványos, hosszas PowerPoint bemutatókat.
Tegyen össze egy összefoglaló összefoglalót
Az ülés után egy nappal küldjön rövid összefoglalót a megbeszélésről. Küldj e-mailben mindazoknak, akik jelen voltak, akik nem tudtak részt venni a találkozón, és azokat, akiket tájékoztatni kell. Szintén tartalmazzon minden akciót, amely meghatározza, hogy ki felelős az egyes tételekért, valamint az esedékesség napjától.