Mint az épületek és az irodabútorok, az értékes papírokat tûz vagy egyéb veszély károsíthatja vagy elpusztíthatja. Ezek a dokumentumok fontosak, ezért vissza kell állítani vagy reprodukálni.
E tételek cseréje időigényes és drága lehet. Szerencsére megvédheti vállalkozásait ezekkel a költségekkel értékes iratok és rekordok biztosításával.
Valós értékek jelentése
Az értékes iratok és feljegyzések pontos jelentése egy ingatlantulajdonról a másikra változhat. Néhány irányelv kifejezetten meghatározza ezt a kifejezést. A meghatározás tartalmazhat írott, nyomtatott vagy beillesztett dokumentumokat vagy nyilvántartásokat, beleértve a könyveket, térképeket, filmeket, rajzokat, tetteket, jelzálogokat és kéziratokat.
Az egyéb szakpolitikák a meghatározás szélesebb körű leírását biztosítják, nem pedig meghatározást. Az ISO- tulajdonpolitika például azt állítja, hogy az értékes papírok magukban foglalják, de nem korlátozódnak olyan elemekre, mint a számlák, tételek, kéziratok, kivonatok, rajzok és kártyaindex rendszerek. Nem számít, mennyire értékes papírokat és rekordokat írtak le a politikában, ez a kifejezés nem arra irányul, hogy pénzt és értékpapírokat tartalmazzon.
Mit fedeztek fel?
Számos kereskedelmi ingatlanpolitika szerint az értékes iratok és rekordok információinak cseréjére vagy helyreállítására vonatkozó költségek a nem fedett ingatlanok listáján szerepelnek.
Mindazonáltal ezek a költségek fedezhetők, legalábbis bizonyos mértékig, a "Lefedettségi kiterjesztések" című szakaszban.
Értékes papírok lefedettsége vonatkozik a rekordok elveszett információinak helyére vagy helyreállítására fordított költségekre, függetlenül attól, hogy vannak-e duplikátumok. Tegyük fel például, hogy szeretné bővíteni a saját raktárát.
Ön felvenni egy építészt, hogy rajzokat készítsen az épület három lehetséges konfigurációjára. A rajzok csak egy hete maradtak birtokában, amikor egy tornádó megsemmisült. Sem ön, sem az építész sem rendelkezik másolatokkal. A rajzok kicseréléséhez az építésznek meg kell fizetnie az újrajátszást. A rajzok pótlásának költségeit értékes iratok és nyilvántartások biztosításával kell fedezni.
Ha egy dokumentum megsemmisül, előfordulhat, hogy rekonstruálhatja azt a más kézikönyvet. Tegyük fel például, hogy a számláját tûzte el. Szerencsére képesek vagyunk rekonstruálni számviteli nyilvántartásait kliensfájljaink és szállítói adataink segítségével. Az értékes iratok és rekordok biztosításának fedeznie kell az üres anyagok (új számviteli nyilvántartás) költségeit és a munkaerő költségeit a számviteli adatok újbóli elkészítéséhez.
Ne feledje, hogy számos ingatlanpolitika nem biztosít minden kockázatos fedezetet az értékes iratok és rekordok számára. Ehelyett az ilyen nyilvántartásokat csak a nevezett veszélyekre fedezik. A leggyakoribb veszélyek példái közé tartoznak a tűz, a villámlás, a robbanás, a szélvihar, a jégeső és a víznyelő összeomlás .
Milyen limitre van szüksége?
Az értékes iratok és nyilvántartások lefedettsége alulteljesít.
Ha veszteség keletkezik, a biztosítója nem fizet többet, mint az Ön politikáján feltüntetett összeg. Ez a sublimit akár 2500 dollár is lehet. Vállalkozásának védelme a veszteségek ellen, lehet, hogy extra lefedettséget kell vásárolnia.
A határérték kiválasztásakor vegye figyelembe a veszélyeztetett dokumentumok típusát. Mennyibe kerül ez helyettesíteni? Meg kell-e ideiglenes alkalmazottakat felvennie? Hány órát vesz igénybe a rekordok reprodukálása? Szüksége lesz eredeti dokumentumok beszerzésére? Újra kell-e készíteni az eredeti munkát (mint például a fent említett építészeti rajzokat)?
Értékes papírok támogatása
Ha kereskedelmi ingatlanpolitikája nem érinti az értékes papírokat, ezeket a tételeket jóváhagyással biztosíthatja. A jóváhagyás általában ugyanazt, vagy még szélesebb lefedettséget biztosít, mint egy tipikus ingatlanpolitika. Néhány jóváhagyás az értékes papírokat tárgyalja minden kockázatnak, semmint egy elnevezett veszélynek.
Vagyis a fedett vagyontárgyak károsodását fedezik minden olyan veszéllyel, amelyet nem különösebben kizártak.
Nincs elektronikus lefedettség
A legtöbb értékpapírra vonatkozó irányelv (és jóváhagyás) kifejezetten kimondja, hogy az elektronikus adatok formájában létező értékes iratok nem vonatkoznak rá . Más szóval az elektronikus dokumentumok nem tekinthetők értékes iratoknak.
Számos vállalkozás elektronikus nyilvántartást vezet. Sajnos az ingatlanpolitikák általában kevéssé fedik le az elektronikus adatok károsodását . Az elektronikus adatfeldolgozási lefedettség megvásárlásával védheti cégét az elektronikus fájlok károsodásával járó veszteségek ellen.