Számos különböző beszerzési kártya program létezik, néhány közülük csak a vállalat által jóváhagyott gyártók használhatók, míg mások lehetővé teszik a gyártók használatát.
A munkavállalók beszerzési kártyákkal végzett vásárlása általában kicsi és alacsony értéket képvisel. A beszerzési kártyákkal kapcsolatos számos negatív reakció különösképpen a munkavállalók általi visszaélésekre irányul. A beszerzési programok előnyei azonban sokkal nagyobbak, mint a program működtetésével járó kockázatok és költségek.
A beszerzési kártyák előnyei
Az Egyesült Államok kormánya úgy találta, hogy a 2500 dolláros vásárlások csak az államháztartás teljes kiadásainak 2% -át teszik ki, de 85% -át az összes vásárlásra fordították. Mivel ezeknek a kisvásárlásnak az adminisztratív költségei gyakran meghaladták a tényleges dollárköltséget, a beszerzési kártyák használata számos kormányzati szervnél növekedett. Egy kormányhivatal, a Kereskedelmi Minisztérium becslése szerint a beszerzési kártyák használata évente több mint 22 millió dollárt mentett meg az adminisztratív költségekre és a beszerzési feldolgozási idő csökkenésére.
A kártyák használata lehetővé tette a beszerzési osztályok számára, hogy erőfeszítéseiket a teljes beszerzési kiadás 15% -ára összpontosítsák, ami a teljes kiadás 98% -át teszi ki.
A belső kontrollok végrehajtása
A beszerzési kártyákkal való visszaélés fő hírek, de gyakran ezek a visszaélések, különösen a kormányzati szerveknél általában nagy dollárértéket mutatnak, de gyakran kevesebb mint a teljes kiadás egy százalékának fele.
A visszaélések azonban előfordulnak, de a megfelelő belsőkontrollok végrehajtásával ellenőrizhető a hulladék és visszaélések csökkentése.
A sikeres menedzsment iránya kulcsfontosságú a sikeres beszerzési kártya program számára. A vezetőségnek egyértelműen meg kell határoznia, hogy a kártyán milyen megengedett felhasználási módok vannak, és meghatározhatja és kiszabhatja a fizetési bűncselekményekért, csalásért és visszaélésekért járó büntetéseket. Természetesen a háttérirodai eljárásoknak és erőforrásoknak rendelkezniük kell az ellenőrzések végrehajtásában. Ha nincs elég erőforrás a közbeszerzési kártya visszaélések figyelemmel kísérésére és kezelésére, akkor a visszaélések folytatódnak és nőnek, mivel a programban való elkötelezettség hiányát a felhasználók láthatják.
Ki kap kártyát?
A beszerzési kártya programokban egy másik negatív is az, hogy a vállalatok úgy gondolják, hogy kártyákat kell adniuk minden vásárlónak. Nem ez a helyzet; bocsátanak ki egy beszerzési kártyát. A vállalatnak képesnek kell lennie arra, hogy megbízza a kártya felhasználóját, mivel valójában a vállalat pénzét tölti . Meg kell adni egy jóváhagyási folyamatot, ahol a munkavállalókat ki kell választani, felülvizsgálni és jóváhagyni. Ha a munkavállalónak rossz a hitele, akkor kapnia kell egy vállalati beszerzési kártyát?
Expending Limits bevezetése
Mint minden hitelkártya, a felhasználónak egy hitelkeretnek kell lennie.
A hitelkártya-társaságok fizetési képességük alapján korlátozzák a kártyatulajdonosokat. A beszerzési kártyatulajdonosok esetében a vállalatoknak olyan kiadási korlátot kell adniuk a kártyatulajdonosoknak, amelyek megfelelnek pozíciójuknak és valószínű kiadásuknak. Például egy informatikai elemzőként alkalmazott személy csak akkor köteles megvásárolni a nyomtató tintát és kisszámítógépes perifériákat, amelyek évente csak néhány száz dollárt eredményezhetnek. Ennek a munkavállalónak a kiadási korlátja tükröznie kell ezt, és nem kaphat meg 2500 USD-t kitevő kiadási korlátot, amelyet minden informatikai személyzetnek megadhat. A kiadási korlátokat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni annak érdekében, hogy a tényleges kiadások alapján megfelelő szintet biztosítsanak a munkavállalóknak.