Ezeknek a kártyáknak a kibocsátása a munkavállalóknak azt jelenti, hogy bizonyos tranzakciókat végezhetnek az üzlet nevében, majd minden hónap végén a fő pénzügyi vezetőhöz minden beérkezést beadnak. Mint a vállalat, ahelyett, hogy készpénzelőlegeket bocsátana ki minden alkalmazottnak, a vállalati hitelkártyák a legjobb megoldásnak tűnnek, mivel nem vesznek részt a készpénz kifizetésében.
A vállalati kártyák kibocsátása előtt azonban elővigyázatossági intézkedéseket kell tenni. Anélkül, hogy ezt megtenné, egyes munkavállalóknak lehetőségük van az üzleti alapok visszaélésére . A jogosulatlan vásárlások kockázata növekszik, amikor a vállalati hitelkártyák kezében vannak, és nincsenek védintézkedések. A kockázat kezeléséhez a következő irányelvek segítenek:
A Start, Set Expectations
A kártyák kibocsátása során tanácsos minden alkalmazottat beállítani és tájékoztatni arról, hogy mit várnak el tőlük a kártya használatakor. Olyan politikát kell kialakítania, amely világosan megmagyarázza a kártyabirtokos felelősségét, a kiadások típusát, melyeket a kártyákat fel kell használni, valamint a dokumentum típusát minden egyes költségre vonatkozóan.
Ez az egyik kulcsfontosságú dolog, amelyet minden vállalatnak be kell vezetnie, hogy megfékezze, hogyan használja a kártyatulajdonos a kártyát. Anélkül, hogy ezt megtehetné, az üzleti tevékenységed több olyan költséggel járna, amelyet soha nem számoltak be, ami hosszú távon növeli az üzletmenet költségeit.
Győződjön meg róla, hogy a kártya szabályai helyesen értendők
Mint tudjuk, a legtöbb alkalmazottnak nincs olvasási kultúrája. Ez azt jelenti, hogy ha csak az alkalmazotti vállalati kártyákat rendezi el a törvényes finom nyomtatással, anélkül, hogy átvenné azokat a kártya használatával kapcsolatos elvárásokról, vagy mi várható, nem segít, mivel sokan a kártyát a szabályokat.
A fenti forgatókönyv elkerülése érdekében célszerű egy találkozót szervezni a munkavállalókkal, és átvenni a politikára. Miután ez megtörtént, jó lenne számukra, hogy írásban ismerjék el a politika megértését. Ez azt jelenti, hogy abban az esetben, ha a munkavállaló ellentétes azzal, amit a szakpolitika állít, megfelelő intézkedéseket kell hozni.
Legyen szíves a kiadásokra
Időnként a legtöbb munkavállaló a szabályokkal ellentétben hajlamos arra, hogy többet költ, mint amit a politika körvonalaz. Ezzel az elméjében jó az üzleti hitelkártyák használatának szoros figyelmeztetése. A fő pénzügyi tisztviselőnek tájékoztatnia kell az egyes osztályok felügyelőit, hogy felelősséggel tartoznak az adott osztályban lévő kártyák alkalmazottainak felügyeletéért.
Ez oly módon fogja minimalizálni a munkavállalók részéről a kártyákkal való visszaélést. Amikor egy alkalmazott tudja, hogy van valaki megfigyelői kártyával kapcsolatos kiadása, attól tartanak, hogy bevallja a tiltott vásárlásokat, amelyek nem szerepelnek a házirendben.
Megfelelő védőintézkedések vannak
A pénz gazdasági erőforrás, ezért nagyon szűkös. Ez azt jelenti, hogy ha a munkavállaló visszaél a kártya használati jogosultságaival, a terheket azonnal átruházzák tőlük a cégre. Ezt szem előtt tartva rendben van, hogy minden kártyára korlátozza a kiadásokat.
A vezetői pozícióban lévők magasabb korlátokat kaphatnak az alacsonyabb rangsorokhoz képest. Ez az intézkedés célja az illetéktelen tranzakciók kockázatának csökkentése. A kiadási korlátot soha nem szabad meghaladni, és a politikában fel kell tüntetni. Ha bármelyik alkalmazott meghaladja a határértéket, az extra összeget le kell vonni a bérszámfejtésből és egy büntetésből.
Mindig végezzen éves felülvizsgálatot
A vállalat hitelkártya programját évről évre felül kell vizsgálni. Ez azért van, mert bizonyos alkalmazottak áthelyezhették egyik osztályról a másikra, és mivel minden részlegnek meghatározott kiadási korlátja van, szükség van a program éves felülvizsgálatára.
Ez lehetővé teszi az osztályvezetők számára, hogy új kiadási korlátokat adjanak ki minden alkalmazott felelősségének megfelelően. Ha egy alkalmazott egy olyan szervezeti egységben dolgozik, amely már nem igényel vállalati hitelkártyát, akkor eltávolítható a programból.
Növelje a hatékonyságot a követés végrehajtásával
Jó, ha valakit, aki nem tagja a cégnek, vagy sem a kártyabirtokosnak, hogy a cég nevében elvégezze a tranzakciók összefoglalóját, és minden hónap végén nyújtsa be azokat. Ennek a kijelölt személynek az a fő célja, hogy felsorolja azon alkalmazottak nevét, akik nem adtak kellő időben magyarázatot és nyilatkozatot a kártya használatáról.
Ez egyszerű módja annak, hogy figyelemmel kísérje, mely alkalmazottak ragaszkodnak a kártyakezelési előírásokhoz, és amelyek nem. Bizonyos idő elteltével dönthet úgy, hogy megrántja az ostort azon örök kártyatulajdonosok között, amelyek mindig ellentétesek a házirendekkel, akár ideiglenesen, akár véglegesen elveszik a kártyákat.
Értékelje az Outliers-t
Ne felejtse el, hogy a munkavállaló által kibocsátott vállalati kártyát csak bizonyos olyan elemekre lehet használni, amelyek hasznosak a vállalat számára, és soha nem szabad személyes tárgyak vásárlására használni, kivéve, ha vészhelyzet esetén. Így szükség van arra, hogy figyelemmel kísérje az összes alkalmazott költségeit, amelyeket minden alkalmazott a kártyán minden hónap végén használ.
Ha egy vagy több alkalmazott használja a kártyát személyes tárgyakon, alapos értékelést kell végezni annak megállapítására, hogy vészhelyzet miatt vagy sem. Ha nem vészhelyzet volt, akkor fegyelmi intézkedéseket kell hozni a kártyatulajdonos ellen. Ellenkező esetben, ha vészhelyzet következett be, a felmerült költségeket a kártyabirtokos fizetése nélkül levonni kell anélkül, hogy fegyelmi eljárást indítanának ellene.
Ossza meg a kockázatot
Vállalati kártyaszabályzatának biztosítania kell, hogy a munkavállalói felhasználó személyesen felelős minden hitelkártya egyenlegért saját felelősségére. Ilyen politika megléte esetén a vállalatnak csak az engedélyezett kiadások összegének megfelelően kell megtérítenie az egyes kártyatulajdonosok pénzét.
Ezt nevezzük a vállalat és az alkalmazottak közötti kockázatmegosztásnak. Ez jó módja azoknak az alkalmazottaknak a kezelésére, akik személyes kártyát vásárolnak a kártyával, mivel csak olyan összegeket kapnak, amelyek csak a jóváhagyott költségekkel egyeznek meg.